Usein kysytyt kysymykset – Työnantaja

ePassilla maksaminen on helppoa! Maksutavat ovat ePassi mobiilisovellus, puhelinnumero, tekstiviesti ja verkkopalvelu.
Käyttöpaikkojen vastaanottamat maksutavat näkyvät käyttöpaikkahaussa käyttöpaikan tiedoissa. 

Lue lisää maksutavoista

Ainoastaan työnantaja voi tehdä muutoksia työntekijöiden puhelinnumeroihin. Muutoksen voi tehdä kirjautumalla ePassin verkkopalveluun yrityksen tunnuksilla.

ePassi Go

Ladattu saldo on työntekijöiden käytettävissä, kun laskun suoritus on vastaanotettu. Etu on käytettävissä sen kalenterivuoden loppuun saakka, johon edut on ladattaessa kohdistettu, työnantajan toimesta.

ePassi Plus

Ladattu saldo on työntekijöiden käytettävissä heti käyttöönoton jälkeen. Edun voimassaoloaika on pääsääntöisesti kalenterivuosi.

On työnantajan päätettävissä, annetaanko etu työntekijälle koko vuoden osalta vai ei. Jos työntekijä lisätään järjestelmään ilman aktivointipäivää, jakaa palvelu edun automaattisesti suhteessa jäljellä oleviin kuukausiin. Esimerkiksi huhtikuussa lisätty työntekijä saa tällöin etua yhteensä yhdeksän kuukauden osalta. Jos työntekijää lisättäessä aktivointipäiväksi muutetaan 1. tammikuuta, henkilö saa edun koko vuodelta.

Työnantaja merkitsee työntekijän tietoihin osa-aikaprosenttiluvun (esim. 50) ja järjestelmä suhteuttaa edun työntekijälle tämän luvun mukaan.

Ota yhteyttä ePassiin jos haluat osa-aikatoiminnon yrityksesi käyttöön.

Työnantaja päättää annetaanko työntekijälle koko vuoden etu vai suhteutetaanko edun suuruus työsuhteen pituuteen.
Määräaikaiselle työntekijälle voidaan merkitä edun aktivointi- ja keskeytyspäivämäärä ja järjestelmä suhteuttaa edun annetulle ajalle. Jos määräaikaisuus jatkuu, työnantaja muuttaa keskeytyspäivämäärää ja järjestelmä lisää automaattisesti saldoa uuden päivämäärän mukaan.

Työntekijän tietoihin voidaan etukäteen merkitä työsuhteen päättymispäivä. Päättymispäivä on edun viimeinen käyttöpäivä, jonka jälkeen järjestelmämme katkaisee edun käyttöoikeuden ja poistaa henkilön yrityksen aktiivisista työntekijöistä automaattisesti.

Järjestelmä säilyttää kaikkien työntekijöiden tiedot viisi vuotta kuluvan vuoden jälkeen verottajan ohjeiden mukaisesti. Jos työsuhde on jo päättynyt, voi työntekijän edun katkaista välittömästi klikkaamalla “Poista työntekijä” -linkkiä. Edunsaajista poistetut työntekijät näkyvät edelleen käyttöraporteissa.

Työnantajan tulee huolehtia, että järjestelmässä olevat edunsaajatiedot ovat ajantasalla, työsuhteesta poistuneet henkilöt on poistettu järjestelmästä ja uudet työntekijät lisätty järjestelmään.

ePassi Plus asiakkaat: Järjestelmässä olevat edunsaajat saavat etunsa vuoden vaihduttua automaattiajossa. 

ePassi GO asiakkaat: Työnantaja lataa edunsaajille saldoa haluamassaan aikataulussa.


Kun Flex- etu on otettu käyttöön:
Työnantajatunnuksilla työnantaja näkee Flex saldon sekä Flexiin liitetyt edut. Edunsaajakohtainen saldo/ budjetti näkyy aina Flexin kohdalla.

Flexiin liitetyt edut ja niiden verotusarvot näkyvät erikseen. Esimerkiksi  Hyvinvoinnin kohdalla näkyvä 500e ja Sportti&Kulttuurin kohdalla näkyvä 400e ovat taustadataa. Kyseiset arvot ovat etujen verottomuuden maksimiarvoja, joita ePassi noudattaa. Käytettävissä oleva Flex-saldo näkyy aina Flexin kohdalla.



Kun Flex- etu on otettu käyttöön:

Käytettävissä olevan Flex saldon ja siihen liitetyt edut voi nähdä omilla tunnuksilla ePassi-sovelluksesta tai verkkopalvelusta. Flex muodostaa saldon, jota voi käyttää myönnettyjen etujen kesken. Flex saldon voi käyttää yksittäiseen etuun, kuten liikuntaan  (verotusarvojen puitteissa) tai käyttää saldoa kaikkiin myönnettyihin etuihin. Flex saldo vähenee jokaisen edulla maksamisen jälkeen. Samoin etukohtaiset saldot päivittyvät maksutapahtumien myötä.

Esimerkki Flex saldonäkymästä edunsaajan näkökulmasta:
            Alkusaldo
Flex    400€   Työntekijän käytettävissä oleva saldo
Etu 1   400€    
Etu 2   400€                   

Esimerkissä työntekijän käytettävissä oleva saldo on 400€ ja se näkyy Flex -saldon kohdassa. Tämän alapuolella näkyy Flexiin liitetyt edut.  Jokaisen edun kohdalla näkyy kuinka paljon etua voi enintään käyttää kyseiseen etuun, summia ei lasketa yhteen.

Työnantajan on halutessaan mahdollista asettaa henkilöstöetuihin työntekijän omavastuu. Tällöin ePassiin asetetaan edun omavastuuprosentti ja maksetaan omavastuuosuudet toisella seuraavista tavoista:

1) Työnantaja pidättää omavastuuosuuden työntekijän palkasta. Tätä varten työnantaja saa ePassin palveluun kirjautumalla tilastot etujen käytöstä.

2) Työntekijä maksaa omavastuuosuuden ePassin OmaRaha -palvelulla ja saa maksettuaan käyttöönsä työnantajan määrittelemän osuuden etua. Tämä vapauttaa työnantajan kokonaan omavastuiden pidätyksistä.

OmaRaha on erityisen suosittu lounasedussa. Siinä työntekijän osuus on 75 % päivittäin myönnettävän edun arvosta, kuitenkin vähintään 6,80 €. Työnantaja säästää merkittävän määrän työtä, kun palkastapidätyksiä ei tarvitse kuukausittain tehdä.

ePassissa kustannukset perustuvat etujen todelliseen käyttöön eli työnantajalle ei voi koitua hävikkiä käyttämättömistä saldoista.. Eli kun ePassin käyttösaldoissa ei ole työnantajalle hävikin riskiä, jättää työnantaja usein omavastuuosuuden pois