Työntekijöiden hallinnointi Epassi Plus-palvelussa 

Työaikaprosentti

Smartum Plus -palvelussa työntekijän saamaa etumäärää hallinnoitiin etuprosentilla. Epassi Plus-palvelussa sama ominaisuus on nimeltään työaikaprosentti Tämä sopii esimerkiksi osa- ja määräaikaisen työsuhteen etumäärän hallinnointiin. Työaikaprosentti on työntekijäkohtainen. 

Osa-aikatyöprosenttia voidaan käyttää osa-aikaisten työntekijöiden tapauksessa. Osa-aikaprosentti voi olla muodossa 80,20 % eli kaksi desimaalia hyväksytään pilkun jälkeen. Mikäli työntekijä saa täyden edun, voit jättää osa-aikaprosentin tyhjäksi. 
HUOM!! Osa-aikaprosentin lisääminen etujaon jälkeen ei vähennä jo jaettua etua työntekijältä. Toiminto ei myöskään vaikuta työmatka- tai lounasetuihin. 

Työntekijän lisääminen  

Työntekiän lisääminen palveluun tapahtuu samalla tapaa kuin Smartumilla. Työntekijän lisäämiseen tarvitaan vähintään sukunimi, etunimi, sekä sähköpostiosoite tai puhelinnumero. Käytä ensisijaisesti sähköpostiosoitetta, jolloin puhelinnumeron voi jättää tyhjäksi. 

Työntekijän aktivointi-, keskeytyspäivä sekä työsuhteen päättymispäivä 

Aktivointipäivä

Aktivointipäivä on päivämäärä, jolloin työntekijän Epassi-tili on käytettävissä ja etu jakautuu työntekijälle. Mikäli kenttä jätetään tyhjäksi, aktivoituu työntekijän tili heti kun hänet lisätään palveluun ja edut lasketaan suhteutettuna koko vuoden jaettavan edun määrästä kuluvasta päivästä eteenpäin.  

Esimerkki: Mikäli aktivointipäivämääräksi asetetaan esim. 15.3., laskee järjestelmä itse  kyseisestä päivästä (lounas) tai kuukaudesta (muut edut) lähtien etua työntekijälle. Lounasetua jaetaan kyseisestä viikosta jäljellä olevien viikonpäivien mukaan, ja muista eduista jaetaan maalis-joulukuun osuus eli koko vuoden edusta 10 kuukauden osuus.  

Päättymispäivä

Mikäli työntekijän työsuhteen päättymispäivä on jo tiedossa, voit syöttää työsuhteen päättymispäivämäärän jo työntekijää lisätessä. Järjestelmä suhteuttaa edun määrän päättymiskuukauden mukaan ja poistaa automaattisesti työntekijän tilin kyseisen päivän päätteeksi. Poiston jälkeen työntekijän tietoja ei näy portaalissa hallinnoitavissanne. Raporteilta työntekijä ei kuitenkaan poistu.  

Edun jakautuminen takautuvasti 

Voitte jakaa kesken vuotta aloittavalle työntekijälle etua enemmän kuin aloittamispäivän perusteella muutoin jakautuisi. Eli etua voi jakaa takautuvasti koko vuodelta tai haluamaltanne ajalta taaksepäin. Tähän käytetään aktivointipäivämäärä-kenttää. 

Esimerkki: mikäli työntekijälle halutaan jakaa koko vuoden edun määrä aloitushetkestä riippumatta, tulee aktivointipäiväksi asettaa 1.1. kuluvaa vuotta, jolloin järjestelmä osaa jakaa etua käyttöön takautuvasti tammikuun alusta asti.  

Keskeyttämispäivä

Keskeyttämispäivän avulla voit jo etukäteen määrittää päivän, jolloin työntekijän etu keskeytyy, esimerkiksi vanhempainvapaan ajaksi. Tämä helpottaa työntekijöiden etujen hallinnointia. Keskeytymispäivä suhteutettaa edun määrän keskeytyskuukauden mukaan, ja huomioi myös työaikaprosentin käytön. 

Järjestelmä keskeyttää tilin kyseisen päivän päätteeksi. Keskeytetty-tilassa oleva tili näkyy hallinnoitavissanne ja voitte aktivoida tilin uudelleen käyttöön tarvittaessa. 

💡Huomaathan, että edun määrän pienentäminen jälkikäteen ei ole mahdollista.

Ryhmät

Ryhmät eroavat Smartumin palvelusta. Epassilla ei suositella käytetä ryhmiä edunjakoon. Sen sijaan suosittelemme jakamaan erikoisedut/poikkeukset työntekijäkohtaisesti. 

Ryhmät-toiminto on käytettävissä vain silloin kun etua jaetaan eri tavoin henkilöstöryhmien kesken. Olemme luoneet nämä valmiiksi siirron yhteydessä niille asiakkaille, joilla on käytössä eri henkilöstöryhmille jaettavat edut. 

💡Huomioithan, että työntekijöitä ei voi siirtää kesken vuoden ryhmästä toiseen tai pois ryhmästä. Valinta on voimassa kalenterivuoden kerrallaan.