Voimassa: 1.1.2022 alkaen
Epassi on digitaalinen palvelu, joka kokoaa henkilöstöedut palveluksi ja tarjoaa fiksun ja luotettavan tavan parantaa työntekijöiden hyvinvointia. Epassi palvelulla työnantajayritys tarjoaa työntekijöilleen työsuhde-etuja. Olemme koonneet alle oleellisia asioita, jotta yhteistyömme toimisi mahdollisimman sujuvasti. Rekisteröidyttyäsi Epassin asiakkaaksi me molemmat sitoudumme toimimaan näiden sopimusehtojen mukaan. Näitä yleisiä sopimusehtoja sovelletaan palveluntarjoajien ja Epassin välillä osana muuta sopimuskokonaisuutta. Tarkempia ohjeita Epassi-palvelun käyttämiseen liittyen on saatavilla osoitteesta www.Epassi.fi.
1. Määritelmät
1.1 Asiakas olet sinä, eli Palvelua käyttävä työnantaja;
1.2 Epassi Epassi Finland Oy;
1.3 Epassi Finland Oy, (jäljempänä myös ”Epassi” tai ”Epassi Finland”) vastaa henkilöstöetujen hankkimiseen ja maksamiseen liittyvän palvelukokonaisuuden tarjoamisesta Asiakkalle sekä henkilöstö- ja luontoisetujen maksuvälityksestä;
1.4 Epassi Clearing Oy, (jäljempänä myös ”Epassi Clearing”) vastaa henkilöstö- ja luontoisetujen maksujen välittämisestä ja maksulaitosluvan mukaisista yleisistä maksuvälityspalveluista. Epassi Clearingilla on toimintaansa varten maksulaitoslain (297/2010) mukainen Finanssivalvonnan myöntämä maksulaitostoimilupa, (Finanssivalvonta, Snellmaninkatu 6, 00101 Helsinki (www.fiva.fi));
1.5 Osapuolet ovat Epassi Finland ja Asiakas yhdessä;
1.6 Maksuväline on henkilökohtainen väline tai menettelytapa taikka näiden yhdistelmä, jota voi käyttää maksutoimeksiantoihin;
1.7 Epassi Maksuväline on Epassin järjestämä, Epassin järjestelmien ja/tai Palvelun käyttöönoton myötä Työntekijöiden sekä muiden kuluttajien käyttöön tullut Maksuväline;
1.8 Epassi Lompakko Epassi Clearingin ja/tai sen kumppanin, tai näiden yhteistyössä tarjoamat mobiilimaksamisen ja/tai maksunvälityksen palvelutoiminnot, jotka ovat tarjolla Työntekijöille ja/tai kuluttajille;
1.9 Henkilöstöetujen Maksuväline joko verottomien tai verotuettujen henkilöstöetujen tai muiden henkilöstöetujen kohdennettu Maksuväline Asiakkaan Työntekijöille, jonka käyttö on rajoitettu ainoastaan ennalta määrättyihin käyttökohteisiin;
1.10 Yleinen Maksuväline Epassi Lompakon palveluita maksutoimeksiantoihin käytettäessä kuluttajien käyttämä Maksuväline;
1.11 Mobiilisovellus on Epassin kehittämä ja omistama matkapuhelinsovellus Työntekijöiden henkilöstöetujen seuraamiseen, maksamiseen ja käytön kehittämiseen sekä Epassi Lomapakon palveluiden käyttämiseen;
1.12 Palvelu on Asiakkaalle ja Työntekijöille verkon välityksellä tarjottava verottomien ja verotuettujen henkilöstöetujen maksupalvelujen ylläpitoon ja hallintaan keskittyvä palvelukokonaisuus, johon kuuluvat myös tekniseen hallintaan tarkoitettu Verkkopalvelu ja Mobiilisovellus;
1.13 Verkkopalvelu on verkossa (www.services.Epassi.fi) Osapuolten käyttöön tarjolla oleva Palvelun hallinnointityökalu;
1.14 Palveluntarjoaja on Epassin kanssa sopimuksen tehnyt palveluiden myyjä Epassin verkostossa, joka tarjoaa Epassi Maksuvälineillä maksettavia palveluita;
1.15 Sopimus on Osapuolten välinen palvelusopimuskokonaisuus, joka kuvataan tarkemmin kohdassa 3.2;
1.16 Saldo on Henkilöstöetujen Maksuvälineille ladattavaa rahamääräisesti mitattavaa käyttöoikeutta;
1.17 Kumppani on Epassi Clearingin kanssa sopimuksen perusteella yhteistyötä tekevä kolmas osapuoli, jonka tarjoamia palveluita tai tämän tarjoamien palveluiden ominaisuuksia on saatavilla Epassi Lompakossa; ja
1.18 Työntekijä on Asiakkaan työntekijä, joka käyttää Epassi Maksuvälineitä;
2 Palvelu
2.1 Osapuolet ovat sopineet Palvelun käyttöönotosta Asiakkaalle verottomien ja verotuettujen henkilöstöetujen sekä muiden henkilöstöetujen hallintaan. Palvelussa on mahdollisuus hallita henkilöstöetujen jakeluhallintaa, maksunvälitystä ja seurantaa.
3 Soveltamisala
3.1 Nämä yleiset ehdot on käännetty englannin ja ruotsin kielille käytettävyyden parantamiseksi. Mikäli sopimusehtojen eri kieliversioiden soveltamisessa ilmenee ristiriitoja, sovellettavaksi tulevat alkuperäiset suomenkieliset sopimusehdot.
3.2 Epassin ja Asiakkaan välinen Sopimus muodostuu kokonaisuudesta, johon sovelletaan seuraavaa etusijajärjestystä:
I. Sopimus
II. Tietojenkäsittelysopimus
III. Yleiset Sopimusehdot
IV. Epassi Palvelunkuvaukset
4 Palvelun käyttö
4.1 Asiakkaalla on oikeus käyttää Palvelua Sopimuksen tultua voimaan. Palvelu tarjotaan “Software as a Service” (SaaS) -palveluna, jossa Asiakas tilaa pääsyn Palveluun, jotka on saatettu tarjolle verkossa. Asiakkaan tehtyä tilauksen, myönnetään asiakkaalle oikeus käyttää Palvelua Sopimuksen mukaisesti. Näitä Yleisiä Sopimusehtoja sovelletaan Palvelun kaikkiin osiin, mukaan luettuna siihen jälkikäteen mahdollisesti lisättäviin toiminnallisuuksiin.
4.2 Asiakas hyväksyy, että Palvelu toimitetaan sellaisena kuin se on. Palvelu ei täytä muita kuin Sopimuksessa sovittuja Asiakkaan erityisiä vaatimuksia ja Asiakas käyttää Palvelua omalla vastuullaan. Palvelu ja sen toimitus eivät ole täysin virheettömiä, ja Palvelun parantaminen on jatkuvaa.
4.3 Epassi Maksuväline on aina henkilökohtainen maksuväline ja sillä voi maksaa maksuja vain Epassin käyttöpaikkaverkostoon liittyneille Palveluntarjoajille.
4.4 Sopimuksen ehtojen lisäksi Asiakas sitoutuu Palvelua käyttäessään noudattamaan myös kulloinkin voimassa olevaa Maksuvälineitä koskevaa lainsäädäntöä ja muita niihin soveltuvia säännöksiä ja määräyksiä sekä viranomaisten ohjeita ja erityisesti Verohallinnon kulloinkin voimassa olevia ohjeita koskien luontois- ja henkilökuntaetujen hankkimista kohdennetuilla maksuvälineillä sekä henkilökuntaetuja verotuksessa. Asiakas on tietoinen siitä, että viranomaisten päätöksistä ja ohjeista
johtuvat rajoitukset ja niihin tehtävät muutokset voivat vaikuttaa Palvelun käyttämiseen sekä Työntekijöille tarjottaviin verottomiin ja verotuettuihin henkilöstöetuihin.
4.5 Ottaessaan Palvelun käyttöönsä Asiakas suostuu samalla siihen, että Epassi voi siirtää sillä Asiakkaalta olevia saataviaan Epassi Clearingille. Tämä on välttämätöntä Palvelun toiminnan mahdollistamiseksi. Epassi Clearing vastaa alihankkijana Epassi Finlandin maksutapahtumien hallinnasta sekä henkilöstöetuja koskevien maksujen tilittämisestä sen Palveluntarjoajille.
4.6 Työntekijöiden käyttöön Henkilöstöetujen Maksuvälineelle ladattua Saldoa ei voi vaihtaa rahaksi. Henkilöstöetujen Maksuvälinettä käytettäessä Palveluntarjoaja ei voi antaa rahaa takaisin maksun arvon ylittäessä hankitun palvelun arvon.
4.7 Työntekijä voi myös sen jälkeen kun on ottanut Epassi Lompakon käyttöönsä, ladata itse omalle OmaRaha -tilillensä saldoa tai varoja tai muuntamalla Kumppanin kanta-asiakasohjelman pisteitä rahamääräisiksi varoiksi. Kaikkiin Työntekijöiden toimesta Epassi Lompakkoon ladattavaan saldoihin ja varoihin sovelletaan Työntekijän ja Epassin välisiä erillisiä käyttäjäehtoja, jotka ovat
saatavilla verkossa osoitteessa www.Epassi.fi/terms-of-use.
4.8 Asiakas on ilmoittanut Palvelun käyttöönottaessaan kalenterivuodelle käytettävän henkilöstöetujen käyttöarvon. Mikäli Asiakas haluaa muutoksia seuraavan kalenterivuoden henkilöstöetujen arvoon, Asiakas ilmoittaa seuraavan kalenterivuoden etujen arvot Epassille viimeistään kuluvan vuoden joulukuun 1. päivään mennessä.
4.9 Palvelun myötä Asiakkaan käyttöön tulevat tuotteet, toiminnallisuudet sekä käyttöliittymät on kuvattu tarkemmin Sopimuksen liitteenä 3 olevassa Epassin palvelukuvauksessa Työnantajille.
5 Palvelun saatavuus
5.1 Epassi kehittää ja huoltaa Palvelua jatkuvasti ja pyrkii pitämään Palvelun aina saatavilla. Epassi ei voi kuitenkaan taata keskeytyksetöntä tai virheetöntä Palvelun toimintaa. Epassi pyrkii tekemään Palvelun päivitykset ja huollot aiheuttamatta katkoja Palvelun käyttöön. Palvelukatkon vaativat päivitykset ja huollot pyritään ajoittamaan sellaisiin aikoihin, jolloin Palvelunkäytöstä poistaminen vaikuttaa Asiakkaaseen ja Asiakkaan Työntekijöihin mahdollisimman vähän. Epassi kehittää palveluitaan
jatkuvasti taatakseen Asiakkaalle mahdollisimman hyvän Palvelun.
6 Asiakaspalvelu
6.1 Epassin asiakaspalvelu auttaa Asiakasta ja tämän Työntekijöitä Palvelun käyttämisessä ja vastaa kysymyksiin, jotka liittyvät etujen käyttöönottoon, käyttöön ja raportointiin. Epassin Verkkopalvelu (services.Epassi.fi) sisältää ohjeita ja materiaaleja Asiakkaan käyttöön Työntekijöiden ohjeistamiseksi. Kaikkia Epassin antamia ohjeita on syytä noudattaa.
7 Käyttäjätili ja Palveluntarjoajien antamat tiedot
7.1 Asiakas tekee itselleen (yritykselle) rekisteröinnin yhteydessä ylläpitoon tarkoitetut käyttäjäprofiilin ja siihen liittyvät henkilökohtaiset tunnukset kirjautuakseen Palvelun työnantajille tarkoitetuille yrityskohtaisille ylläpito- ja raportointisivustoille. Asiakas voi lisätä Työntekijöidensä tiedot Palveluun, jotta he voivat aloittaa Epassi Maksuvälineiden käytön joko hyväksyttyään Epassi-sovelluksen käyttöehdot Mobiilisovelluksella tai kirjautumalla Epassin Verkkopalveluun. Työntekijät voivat käyttää Epassi Maksuvälineitä myös puhelinnumeroillaan, kunhan Asiakas on lisännyt Työntekijöidensä
tiedot Palveluun. Puhelinnumeroa käytettäessä maksutapana Työntekijän tulee ilmoittaa tästä aina maksutapahtumaa tehdessä Palveluntarjoajan edustajalle, ja samassa yhteydessä kertoa Palveluntarjoajan edustajalle matkapuhelinnumeronsa ja Epassi Maksuvälineeltä veloitettavan summan suuruuden sekä esitettävä tälle henkilöllisyystodistuksensa.
7.2 Asiakas vastaa kirjautumistietojen ja muiden tilitietojen salassapidosta ja sitoutuu huolellisuuteen tunnusten säilyttämisessä. Asiakkaan tunnukset tulee viipymättä vaihtaa, jos syntyy epäilys niiden joutumisesta vääriin käsiin. Asiakkaan on välittömästi ilmoitettava Epassille havaitsemastaan käyttäjätietojen luvattomasta käytöstä. Tietoturvasyistä Epassi suosittelee Asiakkaalle säännöllistä tunnusten vaihtamista.
7.3 Epassi julkaisee Palvelutarjoajien itsestään, palveluistaan ja tuotteistaan antamat tiedot Palvelussa. Palveluntarjoajat vastaavat itse tietojensa oikeellisuudesta sekä tietojensa päivittämisestä Palveluun. Epassilla ei ole vastuuta niiden oikeellisuudesta.
8 Tietosuoja
8.1 Epassi käsittelee henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen ja kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla. Asiakas sitoutuu noudattamaan kulloinkin voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
8.2 Asiakas on tietosuojalainsäädännön mukainen rekisterinpitäjä kaikelle sellaiselle henkilötiedolle, jonka Asiakas on ladannut Palveluun ja Epassi toimii kyseisten henkilötietojen käsittelijänä Palvelun tuottamiseksi. Epassi käsittelee tällaisia henkilötietoja Asiakkaan puolesta ja Asiakkaan hyväksi Osapuolten välillä solmittavan henkilötietojen käsittelysopimuksen mukaisesti. Asiakkaan tulee rekisterinpitäjänä laatia omat tietosuojaa koskevat selosteensa ja hankkia tarvittavat suostumukset
henkilötietojen käsittelyyn.
8.3 Epassi kerää Asiakkaan Työntekijöiden henkilötietoja Palveluun myös suoraan käyttäjiltä (eli Työntekijöiltä) Palvelun käytön yhteydessä. Epassi on rekisterinpitäjä tällaisen henkilötiedon osalta ja käsittelee tällaisia henkilötietoja Palvelun Tietosuojaselosteen mukaisesti. Tietosuojaseloste on Asiakkaiden Työntekijöiden nähtävillä Mobiilisovelluksessa palveluun rekisteröitymisen yhteydessä sekä Epassin verkkosivuilla (www.Epassi.fi).
8.4 Asiakas luovuttaa etuihin oikeutettujen Työntekijöiden tiedot Epassin maksuvälinerekisteriin henkilöstöetujen käyttöä varten.
8.5 Epassi ei vastaa tietojen käsittelystä kolmannen palveluntarjoajan (esimerkiksi Kumppanien) palvelussa, vaan näihin sovelletaan ko. Palveluntarjoajan ja/tai Kumppanin omia ehtoja.
9 Laskutus
Edun laskutus ja palvelumaksu
9.1 Laskutus tapahtuu lähtökohtaisesti henkilöstöetujen jakamisen yhteydessä Työntekijöiden saataville siten, että lasku muodostuu määräisesti mitattavasta Työntekijöiden Henkilöstöetujen Maksuvälineille Asiakkaan toimesta ladattavasta Saldosta sekä voimassa olevan Epassin hinnaston mukaisesta palvelumaksusta. Laskun maksuehtona on 14 päivää netto.
9.2 Kaikki Asiakaskohtaiset lisätyöt Palvelun käyttöön liittyen laskutetaan Epassin erillisen voimassa olevan hinnaston mukaisesti.
9.3 Riippumatta käytetystä laskutustavasta , käyttämättä jäänyttä Saldoa ei hyvitetä Asiakkaalle Sopimuksen päättyessä. Saldo tulee käyttää ennen Sopimuksen päättymistä tai viimeistään tätä seuraavan kalenterivuoden aikana sovittuihin palveluihin. Saldon käyttämisestä sopimuksettomana ajanjaksona veloitetaan Epassin toimesta Asiakkaalta päättyneen Sopimuksen
mukainen palvelumaksu.
9.4 Palvelumaksun osuuteen lisätään arvonlisävero kulloinkin voimassa olevan viranomaisohjeistuksen mukaan.
Laskutuksen erityisehdot
Epassi GO -palvelukokonaisuus
9.5 Asiakkaan valitessa Epassi GO -palvelukokonaisuuden Laskutus tapahtuu etujen jakamisen yhteydessä siten, että lasku muodostuu rahallisesta Henkilöstöetujen Maksuvälineille ladattavasta Saldosta sekä voimassa olevan hinnaston mukaisesta palvelumaksusta. Saldo- sekä palvelumaksu ovat sopimuskausikohtaisia. Saldo on Työntekijöiden käytettävissä, kun laskun suoritus on vastaanotettu sen vuoden loppuun saakka, johon edut on ladattaessa kohdistettu. Sopimuksen jatkuessa vuoden
vaihtuessa käyttämätön Saldo hyvitetään seuraavan kalenterivuoden laskutuksessa asiakkaan ladatessa lisää Saldoa Työntekijöidensä käyttöön.
9.6 Kulloinkin voimassaoleva hinnasto on nähtävissä Palvelussa ja Epassi GO -palvelukokonaisuuden verkkosivuilla. Epassi Plus -palvelukokonaisuus
9.7 Asiakkaan valitessa Epassi Plus -palvelukokonaisuuden Työntekijät eivät voi käyttää Henkilöstöetujen Maksuvälineitä etujen maksamiseen ilman voimassa olevaa Saldoa. Ensimmäinen Asiakkaalle toimitettava lasku on arviolasku, joka perustuu Asiakkaan ja Epassin välillä Sopimuksessa sovittuun Saldojen vuotuiseen käyttöarvioon.
9.8 Seuraavat laskut perustuvat ensisijaisesti Saldon todelliseen käyttöön, ja ne laskutetaan kolmen (3) kuukauden laskutusvälillä siten, että Saldoa täydennetään edellisen laskutuskauden Saldon todellisen käytön mukaisesti, mutta aina kuitenkin vähintään sovitun Saldojen vuosikäytön ennakkolatausprosentin mukaisesti. Asiakkaan maksama, mutta käyttämätön Saldo siirretään Sopimuksen jatkuessa vuoden vaihteessa seuraavalle kalenterivuodelle edelleen käytettäväksi.
9.9 Laskuihin lisätään voimassaolevan hinnaston mukainen Epassin palvelumaksu. Kulloinkin voimassaoleva hinnasto on nähtävissä Palvelussa, Epassi Plus -palvelukokonaisuuden verkkosivuilla.
10 Epassi Hyvinvointietuun liittyvät erityisehdot
10.1 Epassi Hyvinvointi -edulla voidaan tarjota Työntekijöille Asiakkaan määrittelemiä hierontaan, terveydenhuoltoon sekä muita hyvinvointiin liittyviä palveluita. Asiakkaan tulee varmistaa, että tarjottavat terveyspalvelut on kirjattu sen työterveyssuunnitelmaan. Lisäksi osa palveluista edellyttää, että Asiakas on solminut erillisen sopimuksen Palveluntarjoajan kanssa. Mikäli Asiakkaalla on sopimus Palveluntarjoajan kanssa, Asiakas vastaa siitä, että Palveluntarjoaja noudattaa kyseisessä
sopimuksessa sovittuja palvelumäärityksiä Epassi Hyvinvointietuja koskevissa maksuissa. Epassi toimii tässä sopimussuhteessa kohdennetun maksuvälineen tarjoajana sekä laskuttajana Palveluntarjoajan puolesta.
10.2 Mikäli Asiakkaalla ei ole erillistä sopimusta Palveluntarjoajan kanssa, Asiakas valtuuttaa Epassin tekemään puolestaan Palveluntarjoajan ja Asiakkaan välille sopimuksen palveluiden käytöstä Epassin hyvinvointiverkostossa, noudattaen Asiakkaan lähetteessä määrittelemiä palvelurajoituksia. Kyseinen sopimus muodostuu, kun Asiakas ottaa Epassi Hyvinvointi edun Käyttöönsä.
10.3 Palvelurajoitukset sekä sopimuksen voimassaolo tuodaan Palveluntarjoajan nähtäville maksutapahtuman yhteydessä Työntekijän käyttäessä Henkilöstöetujen Maksuvälinettä.
10.4 Asiakkaan on ilmoitettava omalta osaltaan kaikista näitä Epassi Hyvinvoinnin erityisehtoja ja toimintaa koskevista muutoksista (esim. yhteystietojen muutoksen osalta). Epassi ei vastaa virheistä, jotka johtuvat muutosilmoituksen laiminlyönneistä. Kaikki muutokset voi tehdä Palvelussa Asiakkaan omilla sivuilla.
11 Sopimuksen voimassaolo
11.1 Sopimus on toistaiseksi voimassa yhden (1) kalenterivuoden kerrallaan alkaen sopimuksen voimaantulosta. Osapuolen tulee irtisanoa sopimus viimeistään kolme (3) kuukautta ennen vuoden vaihdetta, jos seuraavan vuoden sopimusjaksoa ei oteta käyttöön, muutoin sopimus jatkuu voimassaolevana seuraavan kalenterivuoden loppuun saakka.
12 Sopimuksen päättyminen
12.1 Sopimus katsotaan irtisanotuksi ja päättyneeksi Asiakkaan puolelta, jos Palvelua ei käytetä kahden (2) perättäisen kalenterivuoden aikana. Mahdollisesti ladattua Saldoa ei hyvitetä Sopimuksen päättyessä tämän kohdan mukaisesti ja sen katsotaan erääntyneen samana päivänä, kun Sopimus on katsottu irtisanotuksi ja päättyneeksi.
12.2 Osapuolilla on oikeus päättää sopimus välittömästi, mikäli toinen Osapuoli toimii olennaisesti sopimusehtojen tai toimintaohjeiden vastaisesti.
12.3 Epassilla on oikeus estää Asiakkaan pääsy Verkkopalveluun, poistaa raportit sekä muut tiedot, estää Asiakkaan Työntekijöiden Henkilöstöetujen maksuvälineiden käyttö sekä pääsy Mobiilisovelluksen välityksellä Palveluun, kun Sopimuksen irtisanomisaika on päättynyt.
12.4 Epassilla on oikeus purkaa Sopimus päättymään välittömästi, jos ilmenee syytä epäillä, että palvelua käytetään lainvastaisesti tai tavalla, joka saattaa aiheuttaa vahinkoa Epassille.
13 Sopimusmuutokset
13.1 Epassilla on oikeus muuttaa Tietojenkäsittelysopimusta, Yleisiä Sopimusehtoja ja voimassa olevaa hinnastoa. Epassi ilmoittaa muutoksista Asiakkaalle vähintään kaksi (2) kuukautta ennen muutosten voimaantuloa. Mikäli Asiakas ei hyväksy muutoksia, Asiakkaalla on oikeus lopettaa Palvelun käyttö ja päättää Sopimus Epassin kanssa yhden (1) kuukauden irtisanomisajalla.
13.2 Epassilla on oikeus tehdä muutoksia jotka eivät olennaisesti vaikuta Palvelun sisältöön ja päivittää ja julkaista Palvelun palvelukuvauksia ja ohjeita ilmoittamalla asiasta Palvelussa. Muutokset tulevat voimaan välittömästi.
13.3 Epassilla on oikeus siirtää Sopimus konserniyhtiöilleen ilman Asiakkaan erillistä suostumusta. Lisäksi Epassilla on oikeus siirtää tämä sopimus edelleen kolmannelle osapuolelle kaikkine oikeuksineen ja velvollisuuksineen yritysjärjestelyn tai liiketoimintakaupan yhteydessä ilman Asiakkaan erillistä suostumusta.
14 Referenssioikeus
14.1 Epassilla on oikeus käyttää Asiakkaan yrityksen nimeä referenssinään, ellei Asiakas sitä erikseen kirjallisesti kiellä.
15 Immateriaalioikeudet
15.1 Asiakkaan Verkkopalveluun tallentama tieto kuuluu Asiakkaalle. Palvelun immateriaali- ja muut oikeudet kuuluvat Epassille. Tällä Sopimuksella ei siis siirretä omistusoikeuksia Osapuolten välillä.
16 Salassapito
16.1 Osapuolet sitoutuvat pitämään salassa kaiken tiedon, joka liittyy Sopimukseen tai joka on merkitty salassa pidettäväksi tai joka pitäisi ymmärtää salassa pidettäväksi, ellei tästä Sopimuksesta tai voimassaolevasta laista muuta johdu. Osapuolella ei ole oikeutta ilmaista salassa pidettävää tietoa kolmannelle tai käyttää sellaista tietoa muuhun kuin tämän Sopimuksen mukaiseen
tarkoitukseen ilman toisen Osapuolen kirjallista suostumusta. Epassilla on kuitenkin oikeus ilmaista salassa pidettäviä tietoja konserniyhtiöilleen, mahdollisille alihankkijoilleen sekä viranomaisille.
16.2 Salassapitovelvollisuus on voimassa tämän Sopimuksen voimassaoloajan ja kaksi (2) vuotta sen päättymisen jälkeen, ellei laki edellytä pidempää salassapitoaikaa.
17 Vastuunrajoitukset
17.1 Epassin vastuu vahingoista Sopimukseen ja näihin sopimusehtoihin liittyen on rajoitettu enintään vuoden aikana Asiakkaalta Sopimuksen perusteella perittyjen palvelumaksujen yhteenlaskettuun määrään, mikäli aiheutunut vahinko ei ole syntynyt virheestä joka koskee Palveluun ladattua Saldoa. Palvelumaksuihin ei lueta ostetuista palveluista ja tuotteista palveluntarjoajille maksettuja hintoja.
17.2 Kummankin osapuolen vastuu kaikenlaisista vahingoista Sopimukseen ja näihin sopimusehtoihin liittyen on rajoitettu enintään vuoden aikana Asiakkaalta Sopimuksen perusteella perittyjen etujen laskutukseen ja palvelumaksujen yhteenlaskettuun
määrään. Palvelumaksuihin ei lueta ostetuista palveluista ja tuotteista palveluntarjoajille maksettuja hintoja. Kumpikaan Osapuoli ei ole vastuussa toiselle Osapuolelle aiheutuvista epäsuorista tai välillisistä vahingoista, ellei vahinkoa ole aiheutettu tahallisesti, törkeällä tuottamuksella tai salassapitovelvollisuutta rikkomalla.
17.3 Epassi ei vastaa välillisistä taikka välittömistä vahingoista, jotka aiheutuvat siitä, että Epassin Verkkopalvelun käyttö ei ole tietyllä hetkellä mahdollista. Epassi ei myöskään vastaa Asiakkaalle aiheutuneesta vahingosta, joka johtuu ylivoimaisesta esteestä (force majeure). Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan yllättäviä tapahtumia, joita osapuoli ei voi kohtuudella ennakoida tai estää. Ylivoimaisen esteen sattuessa osapuolet sitoutuvat tekemään parhaansa sopimusvelvoitteidensa täyttämiseksi.
17.4 Epassi ei vastaa mistään vaikutuspiirinsä ulkopuolella olevasta seikasta, kuten Epassi Maksuvälineen päätymisestä väärälle henkilölle Asiakkaan tai Asiakkaan Työntekijän virheestä, huolimattomuudesta tai ohjeiden laiminlyönnistä. Epassi ei vastaa Palveluntarjoajiensa toiminnasta, näiden tarjoamista tuotteista tai palveluista, niiden saatavuudesta, käytettävyydestä ja laadusta eikä muistakaan Palveluntarjoajien toiminnasta aiheutuvista vahingoista.
18 Sovellettava laki ja Erimielisyyksien ratkaiseminen
18.1 Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset erimielisyydet pyritään aina ratkaisemaan neuvotteluteitse. Jos neuvotteluissa ei päästä ratkaisuun, ratkaistaan erimielisyydet lopullisesti Helsingin käräjäoikeudessa. Epassilla on lisäksi aina oikeus nostaa kanne Asiakkaan kotipaikan käräjäoikeudessa.
OSAPUOLET:
Epassi Finland Oy (Y-tunnus: 3220764-7) ja Epassi Clearing Oy (Y-tunnus: 2872241-9), jotka toimivat
yhteisrekisterinpitäjinä (jäljempänä molempiin viitataan asiayhteydestä riippuen yhdessä tai erikseen
nimityksellä ”Epassi”), toimivat henkilötietojen käsittelijöinä Epassin kanssa Palvelusopimuksen
tehneen asiakkaan (”Asiakas” tai ”Rekisterinpitäjä”) lukuun tässä sopimuksessa jäljempänä
kuvatusti.
Epassista ja Asiakkaasta käytetään jäljempänä erikseen nimitystä ”Osapuoli” ja yhdessä nimitystä
”Osapuolet”.
1. KOHDE JA TARKOITUS
Tätä tietojenkäsittelysopimusta (jäljempänä ”Tietojenkäsittelysopimus”) sovelletaan henkilötietojen käsittelyyn osana työnantaja-asiakkaiden Epassi-palvelusopimusta (”Palvelusopimus”), jonka mukaisesti Epassi tarjoaa asiakkaalle tiettyjä, Palvelusopimuksessa määriteltyjä palveluita (”Palvelut”). Tässä Tietojenkäsittelysopimuksessa määritellään Osapuolten tietosuojaa ja tietosuojalainsäädännön noudattamista koskevat velvollisuudet. Osapuolten (ja näiden edustajien) on noudatettava tätä Tietojenkäsittelysopimusta Palvelusopimuksen mukaisten velvollisuuksiensa suorittamisen yhteydessä.
Käsittelyn laajuus kuvataan tarkemmin Liitteessä A (Kuvaus Henkilötietojen käsittelystä ja luettelo hyväksytyistä Henkilötietojen alikäsittelijöistä). Kaikesta ylimääräisestä henkilötietojen käsittelystä on sovittava erikseen. Osapuolten on tarvittaessa täydennettävä Palvelusopimusta erillisellä asiakirjalla, jossa kuvataan tarkemmin Palvelusopimuksen puitteissa suoritettava henkilötietojen käsittely. Osapuolet ovat tietoisia siitä, että Palveluiden tarjoamisen yhteydessä noudatetaan asiaankuuluvaa tietosuojalainsäädäntöä. Osapuolet ovat lisäksi tietoisia, että Epassi toimii kaiken sellaisen Asiakkaan työntekijöiden (eli Epassin loppukäyttäjien) Palveluiden käyttöön liittyvien henkilötietojen käsittelyn rekisterinpitäjänä, josta ei ole nimenomaisesti säädetty Palvelusopimuksessa tai tässä
Tietojenkäsittelysopimuksessa ja joka liittyy muun muassa loppukäyttäjille tarkoitettujen säänneltyjen maksupalveluiden tarjoamiseen (henkilökohtaisen maksuvälineen jakelu ja käyttö) ja loppukäyttäjäpalveluihin (kuten Epassi-mobiilisovellukseen) liittyvään loppukäyttäjäviestintään. Asiakas varmistaa, että sillä on oikeus siirtää henkilötietoja Epassille Palvelusopimuksen mukaisesti Epassin tietosuojakäytännössä kuvattuja tarkoituksia varten (https://www.epassi.fi/privacy-policy).
2. MÄÄRITELMÄT
”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan tietosuojalainsäädännön määritelmän mukaisia henkilötietoja.
”Tietoturvaloukkauksella” tarkoitetaan tietosuojalainsäädännön määritelmän mukaista tietoturvaloukkausta.
”Rekisteröidyllä” tarkoitetaan tietosuojalainsäädännön määritelmän mukaista luonnollista henkilöä, jonka Henkilötietoja Epassi käsittelee Palvelusopimuksen puitteissa.
”Tietosuojalainsäädännöllä” tarkoitetaan tietosuojaa koskevaa kansallista ja EU:n lainsäädäntöä, kuten yleistä tietosuoja-asetusta (”GDPR”, EU 2016/679). Tietosuojaan liittyviä termejä, joita ei ole määritelty tässä Tietojenkäsittelysopimuksessa, käytetään GDPR:n mukaisessa merkityksessä.
3. VAATIMUSTENMUKAISUUS JA ASIAKKAAN OHJEET
Epassin Palveluiden tarjonnassa noudatetaan aina Tietosuojalainsäädäntöä. Siltä osin kuin Epassi käsittelee Henkilötietoja Asiakkaan lukuun, Epassi käsittelee Henkilötietoja ainoastaan siinä laajuudessa kuin on tarpeen sen Palvelusopimuksen mukaisten velvollisuuksien täyttämiseksi ja Palvelusopimuksessa tai tässä Tietojenkäsittelysopimuksessa nimenomaisesti mainittujen dokumentoitujen ja lainmukaisten ohjeiden mukaisesti. Mikäli jokin tuleva Asiakkaan kirjallinen ohje ylittää sen, mitä laissa on säädetty tarpeelliseksi, tai jos Asiakas lähettää uusia ohjeita tätä Tietojenkäsittelysopimusta ja Palvelusopimusta koskevien ohjeiden lisäksi, Epassilla on oikeus kohtuulliseen korvaukseen Epassin kulloinkin voimassa olevan hinnaston tai aiheutuneiden kulujen mukaisesti tai sen mukaan, mitä on erikseen sovittu Osapuolten välillä. Epassi varmistaa, että sen alikäsittelijät noudattavat samoja Henkilötietoja koskevia vaatimuksia. Jos Epassi ei voi täyttää tämän Tietojenkäsittelysopimuksen mukaisia velvoitteitaan tai jos se katsoo, että Henkilötietojen käsittelyä koskeva ohje on sovellettavan Tietolainsäädännön vastainen, Epassi ilmoittaa asiasta Asiakkaalle edellyttäen, että mikään sovellettava lainsäädäntö ei kiellä Epassia ilmoittamasta Asiakkaalle.
4. KOLMANSIEN OSAPUOLTEN KÄYTTÄMINEN KÄSITTELYSSÄ
Epassi voi käyttää Henkilötietojen käsittelyyn alikäsittelijöitä sillä edellytyksellä, että
(i) alikäsittelystä sovitaan kirjallisella tietojenkäsittelysopimuksella
(ii) alikäsittelijän kanssa solmittavaan tietojenkäsittelysopimukseen sisältyy velvoitteita, jotka vastaavat tässä Tietojenkäsittelysopimuksessa määriteltyjä velvoitteita ja jotka eivät ole tässä Tietojenkäsittelysopimuksessa määriteltyjä velvoitteita vähemmän rajoittavia. Epassi ilmoittaa Asiakkaalle kirjallisesti ja viipymättä uuden alikäsittelijän käytöstä. Epassi vastaa alikäsittelijöidensä suorittamasta Henkilötietojen käsittelystä kuin omasta tämän Tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesta käsittelystään. Käytetyt alikäsittelijät määritellään tämän Tietojenkäsittelysopimuksen Liitteessä A (Kuvaus Henkilötietojen käsittelystä ja luettelo hyväksytyistä Henkilötietojen alikäsittelijöistä).
5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY EU:N/ETA:N ULKOPUOLELLA
Tällä Tietojenkäsittelysopimuksella Asiakas valtuuttaa kaikki nykyiset Palveluiden tarjoamisen kannalta välttämättömät siirrot kolmansiin maihin. Sijainnit, joihin Henkilötietoja voidaan siirtää, on lueteltu tämän Tietojenkäsittelysopimuksen Liitteessä A (Kuvaus Henkilötietojen käsittelystä ja luettelo hyväksytyistä Henkilötietojen alikäsittelijöistä). Mikäli Palveluiden tarjoamisen yhteydessä tietoja siirretään EU:n/ETA:n ulkopuoliseen maahan, Epassi varmistaa, että kaikkien kyseisten Henkilötietojen siirtojen yhteydessä noudatetaan Tietosuojalainsäädäntöä. Mikäli kyseinen kolmas maa ei pysty tarjoamaan riittävää tietosuojan tasoa, Epassi toteuttaa Henkilötietojen siirrosta kolmansiin maihin asianmukaiset sopimukselliset järjestelyt, kuten solmii sopimukset käyttäen Euroopan komission kansainvälisiin siirtoihin tarkoitettuja vakiosopimuslausekkeita ja toteuttaa mahdolliset lisätoimet, jos niiden katsotaan olevan tarpeen.
6. LUOTTAMUKSELLISUUS
Epassi pitää ja säilyttää Henkilötiedot luottamuksellisina eikä, ellei Asiakkaan kanssa nimenomaisesti ja kirjallisesti muuta sovita, luovuta tai siirrä Henkilötietoja kokonaisuudessaan tai osittain kolmannelle osapuolelle Palvelusopimuksen voimassaolon aikana tai sen jälkeen, ellei sovellettavassa lainsäädännössä muuta edellytetä tai ellei Asiakas anna etukäteen tälle kirjallista valtuutusta tai ellei se ole välttämätöntä tämän Tietojenkäsittelysopimuksen ja Palvelusopimuksen toimivuuden kannalta. Asiakas sitoutuu pitämään kaikki tiedot, jotka se saa tietoonsa Epassin turvatoimenpiteistä, järjestelyistä, IT-järjestelmistä tai palveluntarjoajista tai jotka muuten ovat luottamukselliseksi katsottavia, täysin luottamuksellisina ja olemaan luovuttamatta mitään luottamuksellisia tietoja kolmansille osapuolille. Asiakas voi luovuttaa kyseisiä tietoja, jos sovellettavan lainsäädännön mukaan Asiakas on niin velvollinen tekemään.
7. TURVATOIMENPITEET
Kaikkina asianmukaisina ajankohtina kohtuullisesti toteutettavissa ja käytettävissä olevin toimin Epassi ylläpitää operatiivisia ja teknisiä toimenpiteitä Henkilötietojen suojaamiseksi Henkilötietojen vahingossa tapahtuvalta, luvattomalta tai laittomalta tuhoamiselta, häviämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta tai Henkilötietoihin pääsyltä. Epassi toteuttaa vähintään seuraavat kohtuullisesti vaadittavat toimenpiteet soveltuvin osin:
(i) Henkilötietojen pseudonymisointi ja salaus Tietosuojalainsäädännön niin edellyttäessä
(ii) Henkilötietojen käsittelyjärjestelmien ja palveluiden jatkuvan luottamuksellisuuden, eheyden, käytettävyyden ja vikasietoisuuden takaaminen kaikkina aikoina
(iii) Henkilötietojen saatavuuden ja niihin pääsyn palauttaminen nopeasti fyysisen tai teknisen vian sattuessa
(iv) teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden tehokkuuden testaaminen, tutkiminen ja arvioiminen säännöllisesti Henkilötietojen käsittelyn turvallisuuden varmistamiseksi. Epassi pitää tarkkaa kirjaa kaikesta Palvelusopimuksen puitteissa suoritettavasta Henkilötietojen käsittelystä ja rajoittaa pääsyn Henkilötietoihin valtuutetulle ja asianmukaisesti koulutetulle henkilöstölle, joille perusteltu tarve päästä kyseisiin tietoihin ja jota sitoo asianmukaiset salassapitovelvollisuudet.
8. TIETOTURVALOUKKAUS
Tietoturvaloukkauksen sattuessa Epassi ilmoittaa asiasta Asiakkaalle kirjallisesti 48 tunnin kuluessa
siitä, kun Epassi on tullut tietoiseksi Tietoturvaloukkauksesta. Asiakkaan pyynnöstä Epassi toimittaa Asiakkaalle kohtuullisen yksityiskohtaisen kirjallisen ilmoituksen tietoonsa tulleesta Tietoturvaloukkauksesta. Tietoturvaloukkausta koskevan ilmoituksen tulee sisältää seuraavat tiedot:
(i) kuvaus Tietoturvaloukkauksen luonteesta, mukaan lukien mahdollisuuksien mukaan asianomaisten Rekisteröityjen ryhmät ja arvioidut lukumäärät sekä Henkilötietotyyppien ryhmät ja arvioidut lukumäärät
(ii) kuvaus Tietoturvaloukkauksen todennäköisistä seurauksista
(iii) kuvaus toimenpiteistä, joita Epassi on ehdottanut tai jotka se on toteuttanut Tietoturvaloukkauksen johdosta, tarvittaessa myös toimenpiteet mahdollisten haittavaikutusten lieventämiseksi.
9. TARKASTUSOIKEUS
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa Epassin tämän Tietojenkäsittelysopimuksen mukaiset käsittelytoimet tutkiakseen Palvelusopimuksen nojalla käsiteltäville Henkilötiedoille tarjottavan suojan ja tietoturvan tason. Osapuolet sopivat, että kyseistä oikeutta käyttää tunnistettu, riippumaton kolmannen osapuolen tarkastaja, jolla on todistetusti kokemusta alalta, erillisellä sopimuksella. Kolmannen osapuolen tarkastaja ei saa olla Epassin kilpailija. Ennen tarkastustoimien aloittamista, tarkastajan on allekirjoitettava Epassin kanssa solmittava salassapitosopimus, joka vastaa suurelta osin Palvelusopimukseen kuuluvia luottamuksellisuutta koskevia ehtoja. Tarkastuksen aikataulu, tapa ja laajuus sovitaan etukäteen Osapuolten välillä. Tarkastus ei saa kuormittaa Epassia tai vaarantaa Epassia tai Epassin palvelun saatavuutta, laatua, turvallisuutta tai luottamuksellisuutta Epassin muille asiakkaille. Asiakas maksaa kaikki tarkastukseen liittyvät kustannukset. Tarkastus voidaan ajoittaa alkamaan aikaisintaan 30 kalenteripäivän kuluttua siitä, kun Epassi on vastaanottanut ilmoituksen tarkastuksen suorittamisesta. Mikäli Henkilötietojen käsittelyyn liittyvä tarkastuspyyntö saadaan suoraan toimivaltaiselta valvontaviranomaiselta, Epassi tekee huolellisesti yhteistyötä Asiakkaan kanssa kaikkiin pyyntöihin vastaamiseksi.
10. PÄÄSY HENKILÖTIETOIHIN JA REKISTERÖITYJEN OIKEUDET
Asiakkaan pyynnöstä ja Tietosuojalainsäädännön noudattamiseksi lisäpalveluille asettamilla vakiohinnoillaan Epassi (i) toimittaa Asiakkaalle jäljennöksen yksilöiden Henkilötiedoista konkreettisessa muodossa; (ii) korjaa, estää tai poistaa yksilöiden Henkilötietoja; (iii) toimittaa Asiakkaalle tämän pyytämät tiedot ja tekee tämän kohtuullisesta pyynnöstä Palvelusopimuksen mukaiseen Henkilötietojen käsittelyyn liittyen yhteistyötä esimerkiksi avustamalla Rekisteröityjen oikeuksien käyttämisen helpottamisessa ja (iv) auttaa Asiakasta tämän kohtuullisesta pyynnöstä toimittamaan Henkilötietojen käsittelyn kohteena oleville yksilöille heidän pyytämänsä käsittelyä koskevat tiedot. Epassi auttaa Asiakasta varmistamaan, että tietosuojaa koskevasta vaikutustenarvioinnista ja mahdollisesta ennakkokuulemisesta säädettyjä velvollisuuksia noudatetaan ottaen huomioon käsittelyn luonteen ja Epassin saatavilla olevat tiedot. Epassilla on oikeus veloittaa Asiakkaalta näissä toimissa avustamisesta aiheutuvat kustannukset lisäpalveluille asettamiensa vakiohintojen mukaisesti.
11. VASTUU
Palvelusopimuksen vastuuta koskevia ehtoja sovelletaan tähän Tietojenkäsittelysopimukseen. Osapuolet sopivat, että vastuu valvontaviranomaisen määräämistä hallinnollisista sakoista tai Rekisteröityjen vaateista jakautuu Osapuolten kesken vastuiden mukaan. Näin ollen se Osapuoli, joka on valvontaviranomaisen tai kyseisten sakkojen tai vahingonkorvausten määräämiseen valtuutetun toimivaltaisen tuomioistuimen lopullisen ratkaisun mukaan epäonnistunut Tietosuojalainsäädännön mukaisten lakisääteisten velvoitteidensa täyttämisessä, vastaa kyseessä olevien sakkojen maksamisesta tai vahinkojen korvaamisesta. Mikäli kummankin Osapuolen katsotaan epäonnistuneen velvoitteidensa täyttämisessä, maksettavat sakot tai vahingonkorvaukset jaetaan Osapuolten kesken Osapuolten syyllisyyden mukaan.
12. SOVELLETTAVA LAKI JA RIIDANRATKAISU
Palvelusopimuksen sovellettavaa lakia ja riidanratkaisua koskevia ehtoja sovelletaan myös tähän Tietojenkäsittelysopimukseen.
13. MUUT EHDOT
Tämä Tietojenkäsittelysopimus on voimassa Palvelusopimuksen voimassaoloajan sekä Palvelusopimuksen päättymisen jälkeen niin kauan kuin Henkilötietojen käsittelyyn liittyviä tehtäviä on tarpeen suorittaa. Jotta tähän Tietojenkäsittelysopimukseen mahdollisesti tehtävät muutokset astuvat voimaan, ne on tehtävä kirjallisesti ja kummankin Osapuolen on ne asianmukaisesti hyväksyttävä. Kummankaan Osapuolen tämän Tietojenkäsittelysopimuksen mukaisia oikeuksia tai velvollisuuksia ei voi siirtää kokonaisuudessaan tai osittain ilman toisen Osapuolen etukäteen antamaa kirjallista suostumusta, ellei tässä Tietojenkäsittelysopimuksessa toisin määrätä tai ellei kyseistä siirtoa tehdä kyseessä olevan Osapuolen koko liiketoiminnan siirron yhteydessä. Alla mainitut liitteet ovat erottamaton osa Tietojenkäsittelysopimusta.
14. LIITTEET
Tämä Tietojenkäsittelysopimus sisältää seuraavat liitteet:
Liite A: Kuvaus Henkilötietojen käsittelystä ja luettelo hyväksytyistä Henkilötietojen käsittelijöistä
LIITE A
Kuvaus Henkilötietojen käsittelystä
Epassi tarjoaa Rekisterinpitäjälle palveluita, joihin sisältyy seuraavien osalta Henkilötietojen
käsittelijän suorittamaa Henkilötietojen käsittelyä alla tarkemmin määritellyn mukaisesti: (a) Henkilötietojen käsittelyn luonne ja tarkoitus, (b) Henkilötietojen tyyppi ja Rekisteröityjen ryhmät, (c)
sovellettavat tietoturvatoimenpiteet ja (d) Henkilötietojen käsittelyn kesto.
Luettelo hyväksytyistä Henkilötietojen alikäsittelijöistä
| Palvelun nimi | Käyttö | Yrityksen nimi ja sijainti/osoite |
| Hetzner | verkkopalvelualustan isännöinti | Hetzner Online GmbH Industriestr. 25 91710 Gunzenhausen Saksa https://www.hetzner.com/rechtliches/datenschutz |
| Microsoft 360 | Saas-palvelua koskevista asiakirjoista viestiminen ja niiden käsittely |
Microsoft Ireland Operations, Ltd. Data Protection One Microsoft Place South County Business Park Leopardstown Dublin 18, D18 P521, Irlanti |
| Epassi-palvelut asiakkaille |
Asiakaspalvelu edunsaajille |
Vakka-Suomen Puhelin Oy |
| Freshworks GmbH |
Tukityökalu |
Freshworks GmbH |
| Apsis | Epassi palvelun käyttöön kiinteästi liittyvä viestintä edunsaajille |
APSIS International AB Kungsgatan 6 211 49 Malmö Ruotsi +46 40 24 97 70 hello@apsis.com |
| Netvisor | Kirjanpitotyökalu | Visma Financial Solutions Oy Villimiehenkatu 10, 53100 Lappeenranta |
| Telavox | Tukityökalu | Telavox Oy Pursimiehenkatu 26-30 C 00150 Helsinki https://telavox.com/ |
Epassi Finland Oy, Epassi Sweden AB ja Epassi Clearing Oy (yhdessä ”Epassi” tai ”me” kaikissa taivutusmuodoissa) kunnioittavat yksityisyyttäsi ja haluavat kaikin keinoin suojella Epassin palveluita käyttävien henkilöiden yksityisyyttä. Tässä tietosuojakäytännössä kuvataan, miten Epassi käsittelee henkilötietoja eli esimerkiksi sitä, minkälaisia henkilötietoja kerätään, mihin tarkoituksiin henkilötietoja käytetään ja mille tahoille henkilötietoja voidaan luovuttaa.
Tätä tietosuojakäytäntöä sovelletaan henkilöihin, jotka käyttävät Epassin palveluita, mukaan lukien Epassin loppukäyttäjille tarkoitettuja palveluita ja verkkosivustojamme. Tietosuojakäytäntöä sovelletaan henkilöihin myös silloin, kun viestimme palveluistamme tai hallinnoimme asiakassuhteita. Lisäksi tätä tietosuojakäytäntöä sovelletaan työnantaja-asiakkaidemme, potentiaalisten työnantaja-asiakkaidemme ja kauppiasasiakkaidemme yhteyshenkilöihin.
Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia luonnolliseen henkilöön (jäljempänä ”rekisteröity”) liittyviä tietoja, joiden avulla henkilö voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa. Henkilötiedot, rekisteröity, rekisterinpitäjä ja muut keskeiset termit on määritelty yleisessä tietosuoja-asetuksessa (2016/679, ”GDPR”). Epassi noudattaa kaikessa henkilötietojen käsittelyssä yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) sekä muuta sovellettavaa kansallista tietosuojalainsäädäntöä (”tietosuojalainsäädäntö”).
Palvelumme voivat myös sisältää ulkoisille verkkosivustoille ja ulkoisiin palveluihin johtavia linkkejä. Kyseisiä verkkosivustoja tai palveluita ylläpitävät muut organisaatiot, joita Epassi ei hallinnoi. Tätä tietosuojakäytäntöä ei sovelleta ulkoisten verkkosivustojen tai palveluiden käyttöön. Tästä syystä kannustamme tutustumaan niihin sovellettaviin tietosuojakäytäntöihin. Emme vastaa muiden verkkosivustojen tai ulkoisten palveluiden tietosuojakäytännöistä.
2. YHTEISREKISTERINPITÄJÄT JA YHTEYSTIEDOT
Yhteisrekisterinpitäjä: Epassi Finland Oy
Y-tunnus: 3220764-7
Osoite: Porkkalankatu 22 A, 00180 Helsinki, Suomi
Sähköposti: dataprivacy@epassi.com
Yhteisrekisterinpitäjän edustaja: Mikael Nordenswab
Yhteisrekisterinpitäjä: Epassi Sweden AB
Y-tunnus: 556617-0030
Osoite: Storgatan 31, 461 30 Trollhättan, Ruotsi
Sähköposti: dataprivacy@epassi.com
Yhteisrekisterinpitäjän edustaja: Mikael Nordenswan
Yhteisrekisterinpitäjä: Epassi Clearing Oy
Y-tunnus: 2872241-9
Osoite: Porkkalankatu 22 A, 00180 Helsinki, Suomi
Sähköposti: dataprivacy@epassi.com
Yhteisrekisterinpitäjän edustaja: Mikael Nordenswan
Epassi kerää vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja välttämättömiä tässä tietosuojakäytännössä määriteltyjen tarkoitusten täyttämiseksi. Henkilötietoja päivitetään säännöllisin väliajoin pakottavan lain mukaisesti. Henkilötietoja käsitellään täysin erillään muista Epassin järjestelmistä, eikä niitä yhdistetä muihin käsittelytarkoituksiin.
Henkilötietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:
Henkilötietoja käsitellään loppukäyttäjien tunnistamiseksi tarvittavan KYC-prosessin (KYC, know your customer, asiakkaan tuntemisvelvollisuus) suorittamiseksi, jotta Epassi voi tunnistaa loppukäyttäjät lakisääteisen velvoitteensa mukaisesti ja tarjota loppukäyttäjäpalveluita.
Tämän tarkoituksen täyttämiseksi käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
Telia Finland Oyj vastaa loppuasiakkaan todentamiseen vaadittavien henkilötietojen käsittelystä Epassin puolesta.
Oikeusperuste: henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen.
Säilytysaika: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin loppukäyttäjä käyttää Epassi-palveluita ja enintään viisi vuotta käytön päättymisen jälkeen. Epassi voi kuitenkin käsitellä henkilötietoja tätäkin pitempään, mikäli avoimia loppukäyttäjään liittyviä tiedusteluja on olemassa tai mikäli pakottava kansallinen lainsäädäntö niin edellyttää.
Henkilötietoja käsitellään Epassin kauppiasasiakkaiden tunnistamiseksi tarvittavien KYC-tietojen (KYC, know your customer, asiakkaan tunnistamisvelvollisuus) ja riskiluokkien keräämiseksi ja säilyttämiseksi lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi.
Tämän tarkoituksen täyttämiseksi käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
Visma Solutions Oy vastaa kyseisten tietojen käsittelystä henkilötietojen käsittelijänä Epassin puolesta.
Oikeusperuste: henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen.
Säilytysaika: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin loppukäyttäjä käyttää Epassi-palveluita ja pääsääntöisesti enintään viisi vuotta palveluiden käyttämisen päättymisestä. Epassi voi kuitenkin käsitellä henkilötietoja tätäkin kauemmin, mikäli avoimia kuluttajaan liittyviä tiedusteluja on olemassa tai mikäli pakottava lainsäädäntö niin edellyttää.
Henkilötietoja käsitellään Epassin erityisten ja yleisten maksuvälineiden jakelua, käyttöä, ylläpitoa ja kehitystä varten sekä taloustietoja, sovelluksen käyttötietoja ja muita teknisten ratkaisujen taustatietoja varten.
Tämän tarkoituksen täyttämiseksi käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
Oikeusperuste: Henkilötietojen käsittely perustuu voimassa olevaan ja lainmukaiseen sopimussuhteeseen, kun palveluita jaellaan ja käytetään, ja muissa tapauksissa käsittely perustuu Epassin oikeutettuun etuun ylläpitää ja kehittää kyseisiä palveluita sekä työnantaja-asiakkailleen että loppuasiakkailleen (kuluttaja-asiakkailleen). Henkilötunnuksen käsittely perustuu sovellettavaan lainsäädäntöön tai rekisteröidyn antamaan suostumukseen.
Säilytysaika: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin loppukäyttäjä käyttää Epassi-palveluita ja sen jälkeen enintään kaksi vuotta. Maksutapahtumiin liittyviä ja taloudellisia tietoja varten käsiteltäviä ja säilytettäviä henkilötietoja säilytetään kymmenen vuoden ajan luomispäivästä alkaen pakottavan lain mukaisesti. Säilyttäminen voi jatkua tätäkin kauemmin kohdissa 3.1 ja 3.2 esitellyistä syistä.
Henkilötietoja käsitellään, jotta Epassin työnantaja-asiakkaille voidaan ilmoittaa kohdennettujen etujen käytöstä. Käsittely on tarpeen, jotta työnantaja-asiakkaille voidaan ilmoittaa työsuhde-etujen käytöstä palkanmaksutarkoituksia, palkanvähennyksien toteuttamista sekä verotus- ja laskutustarkoituksia varten. Henkilötietoja voidaan myös käsitellä ja raportoida työnantaja-asiakkaille mahdollisten etuuksien petos- tai väärinkäyttötapauksissa (tai eipäillyt tapaukset).
Tämän tarkoituksen täyttämiseksi käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
Oikeusperuste: henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen tai henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen (petos/väärinkäyttö).
Säilytysaika: henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin loppukäyttäjä käyttää Epassi-palveluita tai niin kauan kuin laki vaatii liittyen petos-/väärinkäyttötapauksiin (10 vuotta transaktiodata).
Henkilötietoja käsitellään, jotta loppukäyttäjien maksutapahtumahistoriaa voidaan säilyttää mahdollisten oikeusvaateiden laatimiseksi tai puolustamiseksi tarvittaessa.
Tämän tarkoituksen täyttämiseksi käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
Oikeusperuste: Henkilötietojen käsittely perustuu Epassin oikeutettuun etuun säilyttää maksutapahtumahistoriaa oikeusvaateiden laatimiseksi tai puolustamiseksi.
Säilytysaika: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Säilytysaika maksutapahtumatietoja ja taloudellisia tietoja varten on vähintään kymmenen vuotta pakottavan lain mukaisesti.
Tämän tarkoituksen täyttämiseksi käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
Oikeusperuste: Henkilötietojen käsittely perustuu Epassin oikeutettuun etuun markkinoida Epassin tuotteita ja/tai palveluita käyttäjille. Suoramarkkinoinnin yhteydessä henkilötietojen käsittely perustuu myös rekisteröidyn antamaan suostumukseen kohdennetun markkinoinnin ja mainonnan sekä kolmansien osapuolten tuotteiden ja palvelujen markkinoinnin tarjoamista varten. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää henkilötietojensa käyttö suoramarkkinointiin, ja hän voi milloin tahansa peruuttaa aiemmin antamansa suostumuksen.
Sähköinen käyttäjäviestintä (sähköpostitse) tapahtuu APSIS-alustan kautta, ja Apsis International AB toimii Henkilötietojen käsittelijänä. Lisätietoja tiedonsiirrosta on kohdassa 6.
Säilytysaika: henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin loppukäyttäjä pysyy Epassin asiakkaana ja/tai on antanut asianmukaisen suostumuksensa suoramarkkinointitarkoituksiin.
Henkilötietoja käsitellään sähköpostiviestien vastaanottajien toimien arvioimiseksi ja seuraamiseksi, kun sähköpostiviesti on lähetetty Epassi-palveluiden loppukäyttäjille. Tähän voi sisältyä myös toimia koskevien koontitilastojen tuottamista.
Tämän tarkoituksen täyttämiseksi käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
Oikeusperuste: henkilötietojen käsittely perustuu Epassin oikeutettuun etuun voida seurata sitä, miten sähköpostien vastaanottajat toimivat vastaanottaessaan sähköpostiviestejä Epassilta.
Säilytysaika: Henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin loppukäyttäjä pysyy Epassin asiakkaana ja/tai on antanut asianmukaisen suostumuksensa suoramarkkinointitarkoituksiin.
Henkilötietoja käsitellään Epassin palveluiden kehittämiseksi verkkoanalytiikkaa ja evästeitä käyttäen sekä verkkosivustomme hallinnoimiseksi ja käyttäjien pyyntöjen täyttämiseksi.
Tämän tarkoituksen täyttämiseksi käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
Oikeusperuste: henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.
Säilytysaika: henkilötietoja säilytetään enintään kaksi vuotta.
3.9. Viestintä Epassin työnantaja- ja kauppiasasiakkaiden kanssa
Henkilötietoja käsitellään Epassin työnantaja- ja kauppiasasiakkaiden yhteyshenkilöiden kanssa viestimisen mahdollistamiseksi.
Tämän tarkoituksen täyttämiseksi käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
Oikeusperuste: Henkilötietojen käsittely perustuu Epassin oikeutettuun etuun viestiä Epassin työnantaja- ja kauppiasasiakkaiden yhteyshenkilöiden kanssa.
HubSpot, Inc. vastaa henkilötietojen käsittelystä henkilötietojen käsittelijänä Epassin puolesta.
Säilytysaika: henkilötietoja käsitellään/säilytetään niin kauan kuin työnantaja- tai kauppiasasiakkaan yhteyshenkilö tunnistetaan yritystä edustavaksi yhteyshenkilöksi.
Epassi työnantaja-asiakkaiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja voidaan käyttää Epassin ja/tai tämän yhteistyökumppaneiden palveluiden markkinoimiseen.
Tämän tarkoituksen täyttämiseksi käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
Oikeusperuste: Henkilötietoja käsitellään työnantaja-asiakkaan yhteyshenkilön antaman suostumuksen perusteella.
Säilytysaika: Henkilötietoa käsitellään markkinointitarkoituksessa markkinointikampanjan keston ajan ja enintään kaksi (2) vuotta tämän jälkeen tai siihen asti kun rekisteröity peruuttaa tietojen käsittelyä koskevan suostumuksensa.
Henkilötietoja käsitellään Epassin rahoituskumppanin kanssa viestimisen mahdollistamiseksi.
Tämän tarkoituksen täyttämiseksi käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
Oikeusperuste: Henkilötietojen käsittely perustuu Epassin oikeutettuun etuun viestiä Epassin rahoituskumppanien yhteyshenkilöiden kanssa.
Svea Bank AB tai Svea Bank AB, filial i Finland tai Tukirahoitus Oy vastaa henkilötietojen käsittelystä henkilötietojen käsittelijänä Epassin puolesta.
Säilytysaika: Henkilötietoja käsitellään/säilytetään niin kauan kuin rahoituskumppanin yhteyshenkilö tunnistetaan yritystä edustavaksi yhteyshenkilöksi.
Henkilötietoja käsitellään tuotteiden toimittamiseksi Epassin loppukäyttäjille.
Tämän tarkoituksen täyttämiseksi käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
Oikeusperuste: Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen ja Epassin oikeutettuun etuun viestiä Epassin työnantaja- ja kauppiasasiakkaiden yhteyshenkilöiden kanssa.
Shopify, Inc. vastaa henkilötietojen käsittelystä henkilötietojen käsittelijänä Epassin puolesta.
Säilytysaika: Henkilötietoja käsitellään/säilytetään niin kauan kuin loppukäyttäjä on saman työnantajan palveluksessa tai vuokraa tuotetta työnantajalta tai niin kauan kuin kukin lakisääteinen velvoite edellyttää.
Henkilötietoja käsitellään Epassin työnantaja-asiakkaiden ja loppukäyttäjien tukiasioiden hallinnoimiseksi sekä puhelintuen tarjoamiseksi.
Tämän tarkoituksen täyttämiseksi käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
Oikeusperuste: Henkilötietojen käsittely perustuu Epassin oikeutettuun etuun hallinnoida tukiasioita.
Suomessa sijaitseva Vakka-Suomen Puhelin Oy hoitaa henkilötietojen käsittelijänä osan tukiasioista (yleinen puhelintuki), joka nauhoittaa ja tallentaa puhelut esim. varmistaakseen puhelun sisällön riita-asioissa. Lisätietoja tiedonsiirrosta on kohdassa 6.
Säilytysaika: henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen sen tarkoituksen täyttämiseksi, jota varten henkilötiedot on kerätty, ja sen jälkeen enintään kaksi vuotta.
Henkilötietoja käsitellään lakisääteisten velvoitteidemme, kuten kirjanpito- tai verolainsäädäntöön liittyvien velvoitteidemme, täyttämiseksi.
Tämän tarkoituksen täyttämiseksi käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
Oikeusperuste: henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen.
Säilytysaika: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin kukin lakisääteinen velvoite edellyttää. Suomen kirjanpitolaki esimerkiksi velvoittaa säilyttämään kirjanpidon tukiaineistoa koskevat tiedot vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisen jälkeen. Ruotsissa vastaava säilytysvelvoite on seitsemän vuotta tilikauden päättymisen jälkeen.
Oikeutettuun etuun perustuvien käsittelytoimien osalta olemme huolellisesti punninneet oikeutetun etumme painoarvoa suhteessa rekisteröityjen yksityisyyttä koskevaan oikeuteen ja tulleet siihen tulokseen, että etumme syrjäyttää rekisteröityjen oikeudet ja vapaudet.
Jos käsittely on sellaista, että se sovellettavan lainsäädännön mukaan edellyttää suostumusta, ilmoitamme sen ja pyydämme suostumuksen, jolloin tämä on käsittelyn oikeusperuste. Sinulla on kuitenkin oikeus peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa ilman, että se vaikuttaa ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Mikäli peruuttaminen tarkoittaa, että emme pysty tarjoamaan enää palveluitamme, voimme lopettaa palveluiden tarjoamisen.
Henkilötiedot kerätään pääasiassa suoraan rekisteröidyiltä, esimerkiksi palveluihimme rekisteröitymisen ja niiden käytön yhteydessä tai asiakassuhteen aikana.
Henkilötietoja voidaan myös kerätä loppukäyttäjien työnantajalta niiden palveluiden yhteydessä, jotka työnantaja ja Epassi tarjoavat loppukäyttäjälle. Tällöin tietoja kerätään, jotta loppuasiakas saadaan rekisteröityä Epassin kuluttaja-asiakkaaksi ja jotta loppuasiakkaalle saadaan luotua henkilökohtainen tili Epassi-palveluun.
Henkilötietoja voidaan myös kerätä automaattisesi rekisteröidyn käyttäessä palveluitamme esimerkiksi loppukäyttäjäpalveluidemme käytön tai verkkosivustollamme vierailun yhteydessä.
Rekisteröidyn luvalla tietoja voidaan myös kerätä muilla tavoilla markkinoinnin yhteydessä.
Henkilötietoja voidaan päivittää ja täydentää yksityisistä ja julkisista lähteistä kerättävillä tiedoilla.
Palveluidemme yhteydessä kerättäviä henkilötietoja säilytetään tässä tietosuojakäytännössä määritellyn ja lain vaatiman ajan, ellei kyseisiä tietoja korvata säännöllisillä päivityksillä tai muutoin. Käsittelytyypistä riippuen säilytysajat vaihtelevat merkittävästi.
Arvioimme henkilötietojen tarpeellisuuden ja täsmällisyyden säännöllisesti ja pyrimme varmistamaan, että virheelliset ja tarpeettomat henkilötiedot korjataan tai poistetaan.
Yksityiskohtaiset säilytysajat on saatavissa pyynnöstä.
Henkilötietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa tässä tietosuojakäytännössä mainittuja tarkoituksia varten viranomaisille, muille samaan Epassin yritysryhmään kuuluville yhtiöille ja valituille kolmansille osapuolille, kuten kolmannen osapuolen palveluntarjoajille (esimerkiksi IT-toimittajillemme ja markkinointia puolestamme hoitaville mainostoimistoille). Tällaisissa tapauksissa henkilötietoja luovutetaan ainoastaan edellä määriteltyjä tarkoituksia varten. Lisäksi kaikki tietojenluovutukset rajoittuvat aina kyseessä olevien tarkoitusten kannalta ehdottoman tarpeellisiin henkilötietoihin. Emme myy tai muutoin luovuta henkilötietoja Epassin ulkopuolisille kolmansille osapuolille kyseisten kolmansien osapuolten omia tarkoituksia varten.
Henkilötietoja luovutetaan säännöllisesti seuraaville kolmansille osapuolille sovittujen palveluiden tarjoamiseksi:
Epassi voi lisäksi jakaa henkilötietoja mahdollisen fuusion, omaisuuseriemme myynnin tai koko liiketoimintamme tai sen osan rahoituksen tai kaupan yhteydessä ja muiden vastaavien järjestelyjen yhteydessä.
Henkilötietoja luovutetaan kolmansille osapuolille myös, jos jokin sovellettava laki tai sääntely tai toimivaltaisen viranomaisen antama määräys niin edellyttää, ja mahdollisen tuotteiden tai palveluiden loukkaavan käytön tutkimiseksi sekä Epassin tuotteiden ja palveluiden turvallisuuden ja käytettävyyden takaamiseksi.
Jotta Epassi voi tarjota sovitut palvelut, myös seuraavat Epassin henkilötietojen käsittelijät käsittelevät henkilötietoja. Luettelo henkilötietojen käsittelijöistä ja muista tietojen vastaanottajista:
Osa Epassin henkilötietojen käsittelyyn käyttämistä palveluista voi toimia Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella. Tästä syystä henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli henkilötietoja siirretään EU:n/ETA:n ulkopuolelle, kyseiset tiedonsiirrot tehdään joko maahan, jonka Euroopan komissio on katsonut pystyvän tarjoamaan riittävän tasoista tietosuojaa, tai suoritetaan käyttäen Euroopan komission tai toimivaltaisen tietosuojaviranomaisen hyväksymiä asianmukaisia suojatoimia. Tällaisia asiamukaisia suojatoimia ovat esimerkiksi hyväksytyt vakiosopimuslausekkeet, mukaan lukien mahdolliset lisäsuojatoimet, kun niiden katsotaan olevan tarpeellisia, tai muut Euroopan komission tai toimivaltaisen tietosuojaviranomaisen hyväksymät tavat yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
Seuraavat vastaanottajat voivat siirtää henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle:
Henkilötietojen luottamuksellisuuden, eheyden ja saatavuuden turvaaminen on Epassille tärkeää. Epassin turvallisuudenhallintajärjestelmä perustuu lakien, määräysten, sopimusten ja tiettyjen standardien (kuten ISO 27001) vaatimuksiin. Turvallisuudenhallintajärjestelmä koostuu asianmukaisista teknisistä, hallinnollisista ja organisatorisista turvatoimenpiteistä, joilla henkilötietoja suojataan luvattomalta pääsyltä, luovuttamiselta, tuhoamiselta ja käsittelyltä.
Hallinnolliset ja organisatoriset toimenpiteet:
Tekniset toimenpiteet:
Kun otamme kuitenkin huomioon uhat nykypäivän verkkoympäristössä, emme voi täysin taata sitä, että turvatoimenpiteemme estävät laittomasti ja haitallisesti toimivia kolmansia osapuolia pääsemästä henkilötietoihin taikka henkilötietojen absoluuttista turvallisuutta, kun niitä siirretään tai tallennetaan järjestelmiimme.
Kaikkia henkilötietoja käsitteleviä osapuolia sitoo salassapitovelvollisuus henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa. Pääsy henkilötietoihin on rajoitettu työntekijöihin, joilla on tehtäviinsä liittyvä tarve saada pääsy niihin. Vaadimme myös palveluntarjoajiltamme asianmukaisia menetelmiä henkilötietojen suojaamiseksi.
Epassin verkkosivustolla käytetään evästeitä.
Eväste on pieni tietoa sisältävä tekstitiedosto, joka tallentuu tietokoneellesi. Evästeitä käytetään tavallisesti verkkosivuston käyttäjäkokemuksen parantamiseksi. Evästeitä on kahta tyyppiä:
Ensimmäinen tyyppi tallentaa vierailijan tietokoneelle pysyvän tiedoston. Tiedostoa käytetään esimerkiksi helpottamaan verkkosivuston käyttöä mieltymystesi ja kiinnostuksen kohteidesi mukaan.
Toista tyyppiä kutsutaan istuntokohtaiseksi evästeeksi. Se tallentuu väliaikaisesti vierailijan tietokoneen muistiin vierailijan ollessa verkkosivustolla. Istuntokohtaiset evästeet poistuvat, kun suljet selaimen. Sinusta ei tallenneta henkilökohtaisia tietoja, kuten sähköpostiosoitettasi tai nimeäsi.
Verkkosivustollamme käytetään kumpaakin evästetyyppiä. Kun vierailet sivustolla, tietokoneesi ja verkkopalvelimemme välillä lähetetään istuntoeväste, joka muun muassa helpottaa liikkumistasi sivustolla. Istuntokohtaisia evästeitä käytetään myös käyttäessäsi verkkopalvelujamme. Eväste poistuu istunnon päättyessä.
Verkkosivustomme kerää myös anonyymia tietoa Google Analyticsin avulla palvelun kehittämistä varten.
Epassi ei käytä yleisen tietosuoja-asetuksen 22 artiklan mukaista automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
Rekisteröidyillä on sovellettavan tietosuojalainsäädännön nojalla tiettyjä henkilötietojen käsittelyyn liittyviä oikeuksia.
Oikeus saada pääsy tietoihin ja oikeus tarkastaa tiedot
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa ja nähdä häntä koskevat tiedot ja saada ne pyynnöstä kirjallisessa tai sähköisessä muodossa. Tätä sovelletaan tietoihin, jotka rekisteröity on antanut Epassille siltä osin kuin käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen.
Tämän oikeuden käyttäminen on yleisesti maksutonta.
Oikeus tietojen oikaisemiseen ja oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyillä on oikeus vaatia heitä koskevien virheellisten henkilötietojen oikaisemista ja puutteellisten henkilötietojen täydentämistä.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia Epassia poistamaan rekisteröidyn henkilötiedot tai lopettamaan niiden käsittelyn esimerkiksi silloin, kun tiedot eivät enää ole tarpeen käsittelytarkoituksiin. On kuitenkin syytä huomata, että tietyt henkilötiedot ovat ehdottoman välttämättömiä tässä tietosuojakäytännössä määriteltyjen tarkoitusten täyttämiseksi. Lisäksi sovellettavat lait voivat edellyttää niiden säilyttämistä.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada Epassille toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus halutessaan siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sovelletaan suostumukseen tai sopimukseen perustuvaan henkilötietojen käsittelyyn.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. Tilanteissa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, Epassi rajoittaa tietoihin pääsyä.
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, jos käsittelyn oikeudellisena perusteena ovat Epassin oikeutetut edut. Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojensa käyttöä markkinointitarkoituksiin.
Oikeus peruuttaa suostumus
Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti.
Pyydämme kuitenkin, että asiat pyritään ratkaisemaan ensin suoraan Epassin kanssa.
Suomessa asiaankuuluva viranomainen on tietosuojavaltuutettu (http://www.tietosuoja.fi)
Ruotsissa asiaankuuluva viranomainen on Ruotsin tietosuojaviranomainen (https://www.imy.se/).
Oikeuksien käyttäminen
Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulisi tehdä kirjallisessa tai sähköisessä muodossa ja osoittaa rekisterinpitäjänä toimivalle Epassille.
Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista, mistä syystä saatamme pyytää lisätietoja. Pyyntöön vastataan kohtuullisen ajan kuluessa ja mahdollisuuksien mukaan yhden kuukauden kuluessa pyynnöstä ja henkilöllisyyden todentamisesta.
Mikäli rekisteröidyn pyyntöä ei voida täyttää, kieltäytyminen on annettava kirjallisesti tiedoksi rekisteröidylle. Epassi voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta) yhtiön lakisääteisen velvoitteen tai oikeuden, kuten palveluihimme liittyvän velvoitteen tai vaateen, perusteella. On huomattava, että Epassi voi periä kohtuullisen maksun, jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti.
Rekisteröity voi käyttää edellä mainittuja oikeuksia lähettämällä kirjallisen pyynnön sähköpostitse tai kirjeitse käyttäen tässä tietosuojakäytännössä annettuja yhteystietoja. Pyyntöön on sisällytettävä mukaan seuraavat tiedot: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, käyttäjätunnus ja tiedot käytetyistä tuotteista tai palveluista.
Ota meihin yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää tietosuojakäytännöistämme tai haluat käyttää oikeuksiasi.
Epassi voi tehdä muutoksia tähän tietosuojakäytäntöön milloin tahansa ilmoittamalla siitä verkkosivustollaan ja/tai muilla soveltuvilla tavoilla. Rekisteröityjen on erittäin suositeltavaa tarkastaa verkkosivustollamme oleva tietosuojakäytäntö säännöllisin väliajoin.
Jos rekisteröity vastustaa mitä tahansa tämän tietosuojakäytännön muutosta, rekisteröidyn on lopetettava palvelujen käyttö tarvittaessa, ja hän voi pyytää meitä poistamaan henkilötiedot, ellei sovellettava laki vaadi meitä säilyttämään tällaisia henkilötietoja. Ellei toisin mainita, nykyinen tietosuojakäytäntö koskee kaikkia käsittelemiämme henkilötietoja.
Tämä tietosuojakäytäntö on julkaistu 21.10.2021 (versio 1.0).
Versiohistoria
|
Versionumero |
Muutoksen kuvaus |
Päiväys |
|
1.0 |
Asiakirja luotu |
|
|
2.0 |
Asiakirja päivitetty |
25.2.2022 |
|
2.1 |
Asiakirja päivitetty |
17.3.2022 |
|
2.2 |
Asiakirja päivitetty (EpassiBIKE) |
21.6.2022 |
|
2.3 |
Asiakirja päivitetty |
3.5.2023 |
|
2.4 |
Asiakirja päivitetty |
21.11.2023 |
|
2.5 |
Asiakirja päivitetty |
19.12.2023 |
|
2.6 |
Asiakirja päivitetty |
15.3.2024 |
|
2.7 |
Asiakirja päivitetty |
12.9.2024 |
Voimassa 30.6.2021 alkaen
Palveluntarjoajat
Epassi Finland Oy, (Y-tunnus 3220764-7), jäljempänä myös ”Epassi”
Linnoitustie 11, 02600 Espoo
info@epassi.fi
www.epassi.fi
ePassi Clearing Oy, (Y-tunnus 2872241-9), jäljempänä myös ”Clearing”
Pohjoinen Rautatiekatu 25, 00100 Helsinki
info@epassi.fi
www.epassi.fi
Asiakaspalvelun yhteystiedot, jäljempänä “Asiakaspalvelu”:
Sähköposti: info@epassi.fi
Puhelinpalvelu 0200 69 000
Asiakastuki palvelee puhelimitse: ma-pe klo 8.00 - 16.00. Pyhinä suljettu.
Puhelun hinta 1,75 € + pvm (mvm)
Asiakaspalvelun kanssa viestintä on mahdollista suomeksi, ruotsiksi sekä englanniksi yllä kuvatuin viestintävälinein. Sinulla on aina oikeus saada kaikki tämän sopimuksen tiedot kirjallisesti sopimussuhteen aikana tilaamalla ne Asiakaspalvelusta suomeksi.
Määritelmät
Palveluntarjoajalla tarkoitetaan yritystä tai yhteisöä, joka tarjoaa palvelujaan Epassi-palvelussa Epassin kanssa tekemänsä sopimuksen perusteella.
Epassi-maksulla tarkoitetaan Epassi-palvelulla tai Lompakolla suoritettua maksua.
Epassi-palvelulla tarkoitetaan Epassi Finland Oy:n tarjoamaa henkilöstöetujen hankkimiseen ja maksamiseen liittyvä mobiili- ja alustapalvelua kuluttajille (kohdennettu maksuväline) sekä Epassi Lompakon kunkin käyttäjän valinnaisesti aktivoimia toiminnallisuuksia.
Epassi Lompakolla tarkoitetaan Epassi Clearing Oy:n ja/tai sen Kumppanin, tai näiden yhteistyössä tarjoamia mobiilimaksamisen ja/tai maksunvälityksen toimintoja Epassi-palvelussa kuluttajille (yleinen maksuväline). Epassi Lompakon lisäehdot on esitetty jaksossa II.
Palvelulla tarkoitetaan Epassi Finland Oy:n kanssa sopimuksen tehneen Palveluntarjoajan Epassi-palvelussa kulloinkin tarjoamaa palvelua, hyödykettä, etuutta tai alennusta.
Kumppanilla tarkoitetaan Epassi Clearing Oy:n kanssa sopimuksen perusteella yhteistyötä tekevää kolmatta osapuolta, jonka tarjoamia palveluita tai tämän tarjoamien palveluiden ominaisuuksia on saatavilla Epassi Lompakossa.
***
I. Epassi-palvelu
Epassi-palvelu on digitaalinen palvelu, jossa voit käyttää työnantajasi tarjoamia henkilöstöetuja Palveluntarjoajilla tai Epassi Lompakon toiminnallisuuksia. Epassi-palvelu, sen sisältö ja Palvelut voivat sisältää Epassin, Palveluntarjoajan tai kolmannen osapuolen mainoksia.
Epassi-palvelu on käytettävissä mobiiliapplikaation välityksellä tai verkkopalveluna osoitteessa https://services.epassi.fi. Epassi-palvelun eri käyttötavoilla saattaa olla toisistaan poikkevia ominaisuuksia tai sen käyttömahdollisuudet saattavat olla rajoitettuja suhteessa toiseen käyttötapaan.
I.1. Käyttöönotto
Kun lataat Epassi-sovelluksen sovelluskaupasta ja hyväksyt sovelluksessa käyttöehdot tai kirjaudut Epassin verkkopalveluun ja hyväksyt käyttöehdot, syntyy sopimus Epassi-palvelun käyttöönotosta. Epassi-palvelun käyttö ammatillisessa tai kaupallisessa toiminnassa on kielletty.
Epassi Lompakon käyttöönotto edellyttää käyttäjältä lisätoimenpiteitä (ks. Jakso ”II Epassi Lompakko”).
I.2. Epassi-palvelun saatavuus ja tekniset edellytykset
Epassi-palvelun käyttäminen edellyttää mobiililaitetta tai tietokonetta ja toimivaa internet-yhteyttä, jolla siirretään dataa päätelaitteeseen. Vastaat laitteesi toiminnasta, tietoturvasta ja yhteensopivuudesta sekä internet-yhteyden järjestämisestä. Julkaisemme päivityksiä, joista saat tiedon mobiililaitteeseesi. Päivitysten tekemättä jättäminen voi estää Epassi-palvelun tai Palveluiden käytön.
Epassi ei takaa, että Epassi-palvelu tai Palvelut ovat jatkuvasti saatavilla. Epassi tai Palveluntarjoaja voi keskeyttää Palvelun tarjoamisen tai käytön ilmoittamatta tästä etukäteen käyttäjälle tai kunkin Palvelun erillisehtojen mukaisesti. Epassi pidättää täyden oikeuden keskeyttää Palvelun tarjoaminen huolto ym. katkojen ajaksi.
I.3 Asiakkaan vastuu ja huolellinen käyttö
Vastaat siitä, että antamasi käyttäjätiedot ovat oikeat ja aina ajan tasalla. Pääsykoodisi, jolla kirjaudut Epassi-palveluun on henkilökohtainen. Pääsykoodia ei saa luovuttaa muille henkilöille. Lukitse mobiililaite henkilökohtaisella tunnusluvulla tai näppäinlukituksella ja säilytä mobiililaitetta siten, etteivät ulkopuoliset pääse käyttämään Epassi-palvelua.
Huomatessasi Epassi-sovelluksen sisältävän mobiililaitteen kadonneen tai joutuneen sivullisen haltuun sinun tulee välittömästi estää maksut tekemällä katoamisilmoitus Asiakaspalveluun. Pelkkä operaattorin tarjoaman puhelinliittymän sulkeminen ei riitä estämään Epassi–palvelun käyttöä ja maksutapahtumien tekemistä.
Väärinkäytös- ja/tai katoamistilanteissa vastaat Palveluiden käytöstä ja Palveluissa tehdyistä maksuista, kunnes olet tehnyt katoamisilmoituksen Epassille, tai Kumppanin toiminnallisuuksien osalta, kunnes olet toimittanut Kumppanille tai mahdollisena kolmantena osapuolena olevalle luotto- tai maksulaitokselle ilmoituksen tämän osapuolen väärinkäytös- ja/tai katoamistilanteiden varalle antamien ohjeiden mukaisesti.
Epassi ei koskaan vastaa virheellisellä menettelylläsi kolmannelle osapuolelle aiheutuneista mahdollisista vahingoista.
I.4. Palvelumaksut ja palkkiot
Epassi-palvelun käyttö on maksutonta, mutta edellyttää tiedonsiirtoa verkossa.
Operaattorisi saattaa veloittaa tiedonsiirrosta mobiilidataan liittyviä maksuja. Vastaat Epassi-palvelun ja Palveluiden käytöstä aiheutuvista tiedonsiirron kustannuksista tai muista telepalveluista veloitettavista maksuista. Epassi-palvelussa tarjottavien Palveluiden käyttämiseen liittyvistä mahdollisista maksuista tai palkkioista sovit erikseen Palveluntarjoajan tai Epassin kanssa maksutapahtuman yhteydessä.
Epassi Lompakon käyttöön liittyen lisää ehtoja jaksossa ”II Epassi Lompakko”.
I.5 Epassin oikeus sulkea Epassi-palvelu
Epassilla on oikeus sulkea Epassi-palvelu ja estää sen käyttö kokonaan tai osittain, jos:
Epassi ilmoittaa sinulle Epassi-palvelun sulkemisesta ja/tai rajoittamisesta sähköpostilla ilmoittamaasi osoitteeseen tai applikaatiossa julkaistavalla ilmoituksella.
Kansainvälisillä pakotteilla tarkoitetaan Suomen valtion, Yhdistyneiden Kansakuntien, Euroopan Unionin, Amerikan Yhdysvaltojen ja Yhdistyneiden Kuningaskuntien taikka näiden toimivaltaisten viranomaisten tai toimielinten asettamaa, hallinnoimaa, hyväksymää tai toimeenpanemaa pakotetta, taloudellista sanktiota, vienti- tai tuontikieltoa, kauppasaartoa tai muuta rajoittavaa toimenpidettä.
I.6 Vahingonkorvausvastuu
Epassi-palvelu tarjotaan sellaisena kuin se on, emmekä takaa, että se on virheetön tai käytettävissä keskeytyksettä. Jos aiheutamme vahinkoa toimimalla sopimuksen vastaisesti, korvaamme vain välittömän vahingon, ellemme ole aiheuttaneet vahinkoa tahallisesti, törkeällä tuottamuksella tai jollei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu.
Epassi tai Clearing ei vastaa Epassi-palveluun mukaan liittyneiden Palveluntarjoajien tai Epassi Lompakon Kumppaneiden tarjoamien palveluiden, kanta-asiakasohjelmien tai muiden kolmansien luotto- ja/tai maksulaitosten palveluiden sisällöstä, ehdoista, toimivuudesta, tietoturvasta tai niihin liittyvistä kuluttajan maksuista.
Epassi tai Clearing ei vastaa vahingosta, joka aiheutuu ylivoimaisesta esteestä tai muusta vastaavasta siihen verrattavaan syyhyn perustuvasta Epassin toiminnan kohtuuttomasta vaikeutumisesta. Epassia tai sen käyttämää alihankkijaa, Palveluntarjoajaa tai Kumppania kohtaava ylivoimainen este oikeuttaa Epassia keskeyttämään Epassi-palvelun tarjoamisen esteen vaikutusalueella esteen ajaksi.
I.7 Sopimuksen, sopimusehtojen ja palvelun ominaisuuksien muutokset
Epassilla on oikeus muuttaa näitä ehtoja, Epassi-palvelun sisältöä ja Epassi-palvelun käyttöön tarkoitetuille laitteille asetettuja vaatimuksia ilmoittamalla siitä viestillä mobiililaitteeseesi, sähköpostiisi tai applikaatiossa julkaistavalla ilmoituksella. Muutokset, jotka eivät lisää velvollisuuksiasi tai heikennä oikeuksiasi tulevat voimaan välittömästi. Jos muutos lisää velvollisuuksiasi tai heikentää oikeuksiasi, muutos tulee voimaan aikaisintaan kuukauden kuluttua muutosilmoituksesta tai hyväksynnälläsi.
Sopimus jatkuu muutetun sisältöisenä, ellet irtisano Epassi-palveluasi ennen muutoksen voimaan tuloa. Sinulla on oikeus muutosten ilmoitettuun voimaantulopäivään saakka irtisanoa sopimus päättymään välittömästi kohdassa I.13 kuvatulla tavalla.
Tarvittaessa voimme edellä kuvatun menettelyn sijaan edellyttää, että hyväksyt päivitetyt ehdot uudestaan ennen Epassi-palvelun käytön jatkamista.
I.8 Henkilötietojen käsittely
Epassi käsittelee henkilötietojasi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti sekä tietosuojaselosteessa tarkemmin kerrotuin tavoin. Suosittelemme, että tutustut viitattuun tietosuojainformaatioon.
Tietosuojaseloste on saatavilla osoitteessa https://www.epassi.fi/privacy-policy
Epassi voi tallentaa asiointiasi ja tapahtumia koskevia tietoja sekä nauhoittaa puheluja. Asiointisi tallentamisesta ilmoitetaan aina erikseen. Tallenteita ja nauhoitteita voidaan käyttää tietosuojaselosteessa kuvattuihin käyttötarkoituksiin.
I.9 Immateriaalioikeudet
Kaikki Epassi-palveluun, Epassi Lompakkoon ja sen sisältöön liittyvät oikeudet, mukaan lukien omistusoikeus, tekijänoikeudet, patentit, tavaramerkit ja kaikki muut immateriaalioikeudet kuuluvat Epassille ja/tai Palveluntarjoajalle ja/tai Kumppanille ja/tai muulle ilmoitetulle kolmannelle osapuolelle, ellei joltain osin ole erityisesti toisin ilmoitettu.
Sinulla on oikeus käyttää Epassi-palvelua ainoastaan näissä ehdoissa sekä Epassi-sovelluksessa ja Epassin kotisivuillaan julkaisemissa ohjeissa osoitteessa https://www.epassi.fi/fi/tyontekijalle#maksutavat ja palvelukuvauksissa kuvatuilla tavoilla. Epassi-palvelun tai Palveluiden käytön yhteydessä ei saa toimia Epassin tai sen Palveluntarjoajien tai Kumppaneiden immateriaalioikeuksia loukkaavalla tavalla. Epassi-palvelua tai sen sisältöä ei saa muokata tai jäljentää millään tavoin, eikä sellaisenaan, tai muokattuna, jakaa, levittää, siirtää, esittää julkisesti tai muulla tavoin julkistaa, ellei tästä erikseen toisin ilmoiteta Epassin toimesta.
I.10 Sopimuksen siirtäminen
Epassilla on oikeus siirtää tämä sopimus siihen perustuvine oikeuksineen ja velvollisuuksineen kokonaan tai osittain määräämälleen osapuolelle. Sinulla ei ole oikeutta siirtää tätä sopimusta kolmannelle osapuolelle.
I.11 Epassi-palvelu sopimuksen peruuttaminen
Sinulla on oikeus peruuttaa Epassi-palvelun käyttöönotto ja sopimuksen tekeminen 14 päivän kuluessa sopimuksen tekemisestä ilmoittamalla siitä Epassilla Asiakaspalveluun.
I.13 Sopimuksen voimassaolo ja irtisanominen
Sopimus on voimassa toistaiseksi. Voit irtisanoa sopimuksen päättymään heti lähettämällä irtisanomisilmoituksen Epassille sähköpostilla osoitteeseen info@Epassi.fi. Huomioithan, että pelkkä Epassi-sovelluksen poistaminen mobiililaitteesta ei päätä sopimusta, eikä Epassi-palvelun käyttöä. Epassi-palvelun käyttäjäkohtainen tunnus tulee erityisesti muistaa poistaa silloin, kun matkapuhelinnumerosi siirretään toisen henkilön nimiin tai lakkautat puhelinliittymän ja puhelinnumerosi vapautuu kolmannen käyttöön.
Epassilla on oikeus irtisanoa tämä sopimus päättymään kahden (2) kuukauden kuluttua irtisanomisesta. Epassilla on oikeus purkaa sopimus päättymään heti, mikäli olet olennaisesti rikkonut näitä sopimusehtoja tai käytät Epassi-palvelua lain tai hyvän tavan vastaiseen toimintaan. Epassi lähettää irtisanomista tai purkamista koskevan ilmoituksen viestinä mobiililaitteeseesi, sähköpostiisi tai julkaisemalla sen applikaatiossa.
I.14 Sovellettava lainsäädäntö, tuomioistuimen ulkopuoliset oikaisukeinot ja oikeuspaikka
Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lakia, lukuun ottamatta sen lainvalintasäännöksiä, riippumatta siitä mistä maasta Epassi-palvelua käytetään.
Vika-, virhe- tai ristiriitatilanteessa, otathan ensin yhteyttä meihin Asiakaspalvelussa, yritetään ratkaista virhetilanne yhdessä.
Voit saattaa kohdennetun maksuvälineen käyttöön liittyvän Epassi-palveluun liittyvän riita-asian kuluttajariitalautakunnan ratkaistavaksi, tutustu osoitteessa www.kuluttajariita.fi. Voit myös nostaa kanteen Suomessa olevan kotipaikkasi käräjäoikeudessa tai Helsingin käräjäoikeudessa. Jos Sinulla ei ole kotipaikkaa Suomessa, oikeuspaikkana toimii Helsingin käräjäoikeus.
II. Epassi Lompakko
Voit ladata rahaa käytettäväksi saldoksi Epassi-palvelussa tilillesi OmaRaha-saldoksi. OmaRaha-saldolla voit maksaa tuotteita ja palveluita Epassin Palveluntarjoajien verkostossa. OmaRaha-saldoa voit hyödyntää myös henkilöstö- ja luontoisetujen maksuissa, joissa työnantajan tarjoama etusaldo on pienempi kuin ostettavan Palvelun hinta (eli työnantajan tarjoama etusaldo ei ole yksinään riittävä ostokseen). Tällaisessa tapauksessa OmaRaha-saldosta lisätään maksutapahtumaan etusaldon ja Palvelun myyntihinnan erotus. Palveluntarjoaja näkee maksukuitissa yhdessä maksutapahtumassa Palvelun myyntihinnan sekä etusaldon ja OmaRahan erittelyn.
Kumppanin palveluiden saldoilla maksaminen Epassi-palvelussa
Epassin käyttäjänä voit yhdistää Epassi Lompakkoon Epassin Kumppanin kanta-asiakasjäsenyyden pisteet ja/tai saldot. Pisteillä ja/tai saldoilla voit maksaa tuotteita ja palveluita Epassin Palveluntarjoajien verkostossa. Pisteillä maksettaessa Epassi Lompakko muuntaa pisteet maksutoimeksiannon toteuttamista varten automaattisesti euromääräiseksi summaksi Kumppanin ja Epassin määrittelemässä suhteessa. Maksun vastaanottaja näkee maksukuitissa maksun euroina, vastaavalla tavalla kuin OmaRaha-maksuissa. Epassi Lompakon toiminnallisuuksien osalta noudatetaan yllä pääjaksossa I esitettyjen Epassi-palvelun ehtojen lisäksi alla esitettyjä erityisehtoja.
Epassi Lompakon toiminnallisuudet ovat saatavilla vain osana Epassi-palvelua ja edellyttävät aina Epassi-palvelun ehtojen yhtäaikaista hyväksymistä. Lompakko on käytettävissä Epassi-palvelun käyttötavoilla (kuvattu jaksossa I).
ePassi Clearing Oy:llä on Finanssivalvonnan myöntämä maksulaitostoimilupa. Finanssivalvonta valvoo Clearingin toimintaa: Finanssivalvonta, Snellmaninkatu 6, PL 103, 00101 Helsinki (www.fiva.fi).
Lisämääritelmät ainoastaan Epassi Lompakkoa koskien
Asiakas olet sinä, joka on tehnyt sopimuksen Epassin kanssa Epassi-palvelusta sekä lisäksi tämän sopimuksen Epassi Lompakon käyttämisestä Clearingin kanssa. Epassi Lompakkoa saavat käyttää vain 15 vuotta täyttäneet, joilla on omassa määräysvallassa olevia varoja Pankkitilillä.
Asiakasvaratilillä tarkoitetaan Clearingin asiakasvaratiliä, jolla Epassi Lompakossa olevia Asiakkaan varoja säilytetään, ja jolta ne siirretään Palveluntarjoajalle Asiakkaan suorittaman maksutapahtuman seurauksena.
Epassi-sovelluksella tarkoitetaan mobiililaitteeseen ladattua sovellusta.
Lompakko-maksulla tarkoitetaan Epassi Lompakon toiminnallisuuksien avulla Palveluntarjoajalle suoritettua maksua (kuten OmaRaha-saldo tai Kumppanin palvelun saldo).
OmaRahalla/OmaRaha-saldolla tarkoitetaan Epassi-palveluun siirtämäsi rahamääräistä summaa, joka on käytettävissä Lompakko-maksuihin.
Pankkitilillä tarkoitetaan suomalaisen pankin tarjoamaa maksutiliä, jolta siirrät varoja Asiakasvaratilille Epassi Lompakossa käytettäväksi.
II.1 Käyttöönotto
Kun otat käyttöön ensi kertaa Epassi Lompakon toiminnallisuuksia ja sinulta vahvistetaan hyväksyneesi sen käyttöehdot, syntyy sopimus Epassi Lompakko -palvelusta.
Otat kunkin Epassi Lompakon toiminnallisuuden käyttöön Epassi-palvelussa aktivoimalla sen toiminnallisuuden mukaisin ohjein. Epassi ja Clearing pidättävät oikeuden kunkin toiminnallisuuden osalta yksipuolisen oikeuden muuttaa niiden sisältöä tai keskeyttää niiden tarjoamisen valitsemanaan ajankohtana.
Maksu-, taloudenhallinnan- ja mahdollisesti muiden Epassi Lompakon toiminnallisuuksien käyttö edellyttää vahvaa sähköistä tunnistamista ja muiden maksupalveluihin liittyvien asiakasvelvollisuuksien täyttämistä osaltasi (mm. asiakkaan vahva tunnistaminen, eli ns. KYC-velvoitteet, sekä rahanpesun estämiseen liittyvät käytänteet).
Lompakko-maksujen käyttöä varten tarvitset
II.2 Lompakko-maksujen käynnistäminen ja suorittaminen
Lompakko-maksuja voit tehdä Epassi mobiilisovelluksella, puhelinnumerolla, NFC-tunnisteella tai verkko- ja muissa kaupoissa Epassin verkkopalvelun tai maksunappulan välityksellä, jotka ovat ilmoittaneet vastaanottavansa Lompakko-maksuja.
Epassi Lompakolla voit tehdä maksuja Epassi Clearing Oy:n kanssa yhteistyössä toimivien Palveluntarjoajien toimipisteissä. Sitä ennen sinun on ladattava Epassi Lompakkoon varoja OmaRaha-saldoksi. Varojen minimisiirtomäärä on 20 euroa, vuorokaudessa voit siirtää kuitenkin enintään 1.000 euroa ja vuodessa enintään 20.000 euroa. Clearing varaa oikeuden rajata sovellukseen siirrettäviä varoja ja tehdä muutoksia vähimmäis- ja enimmäissiirtomääriin.
Voit tehdä Epassi Lompakolla maksuja enintään sovelluksessa näkyvällä varojen tai saldojen määrällä. Maksu toteutetaan siirtämällä Asiakkaan Asiakasvaratilille siirtämästä OmaRaha-saldosta tai Kumppanin palvelussa olevista saldoista maksutoimeksiannon mukainen määrä euromääräisenä summana Palveluntarjoajalle.
Voit myös tehdä maksuja kertyneillä Kanta-asiakasohjelman tai muiden ePassi Clearing Oy:n Kumppanien hyväksytyillä maksutavoilla. Ladattu saldo tai käytössäsi oleva muu Kumppanin pistemäärä näkyy Epassi Lompakossasi.
Epassi Lompakossa ei ole mahdollista muuttaa Kumppanin kanta-asiakasohjelmassa tai vastaavassa järjestelmässä kertyneitä saldoja tai pisteitä etukäteen rahaksi ja tämän jälkeen siirtää pois Lompakosta, vaan saldojesi tai kanta-asiakaspisteidesi käyttö tapahtuu aina ostohetkellä ostohetken arvoa vastaavasta summasta. Kun käytät Kumppanin saldoja tai kanta-asiakaspisteitä maksuun, Kumppani veloittaa kanta-asiakaspistetiliäsi ja/tai saldoa oston määrää vastaavalla summalla. Epassi Clearing Oy hoitaa Kumppanin kanta-asiakasohjelmassa kertyneiden pisteiden tai saldojen muuntamisen euromääräiseksi summaksi Kumppanin kanssa maksun toteuttamiseksi euromääräisenä. Mikäli haluat palauttaa Kumppanin kanta-asiakaspisteillä tai saldoilla Lompakolla maksetun Palvelun, maksunpalautus tapahtuu takaisin vastaaviksi Kumppanin kanta-asiakaspisteiksi tai Kumppanin saldoiksi.
Mikäli haluat lopettaa Epassi Lompakon käytön, voit pyytää Epassi Lompakkoon siirtämäsi varat samalle Pankkitilille, jolta olet ne ladannut sovellukseen.
Epassi Lompakolla ei voi muutoin tehdä tilisiirtoja tai muita kuin edellä kuvattuja maksuja.
II.3 Tiedot maksutapahtumista ja saldotiedot
Epassi verkkopalvelussa sekä mobiilisovelluksessa näet nykyiset saldosi ja kaikki Epassi-palvelussa tunnuksillasi suoritetut maksut. Lisäksi, Epassi–palveluun Asiakasvaratilille tehdyt OmaRaha-lataukset näkyvät Epassin verkkopalvelussa.
II.4 Ilmoitus virheellisestä maksutapahtumasta ja oikeudettomat maksutapahtumat
Sinun tulee säännöllisesti tarkistaa tekemäsi maksut Epassi-palvelusta, Pankkitilin tilitapahtumista tai Kumppanin palvelusta.
Oikeudettomasta maksutapahtumasta tulee ilmoittaa palveluntarjoajalle sähköpostilla viivytyksettä ja viimeistään 13 kuukauden kuluessa siitä, kun tapahtuma on veloitettu Pankkitililtä tai Kumppanin palvelusta.
Virheellisesti toteutettujen maksutoimeksiantojen osalta sinun tulee ottaa yhteyttä Lompakko-maksujen osalta Asiakaspalveluun tai siihen Kumppaniin ja Epassi Lompakolle suoritettavien maksutoimeksiantojen osalta (lataustoimeksianto) siihen pankkiin, jonka Pankkitiliä olet käyttänyt maksutoimeksiantoon.
Sinulla ei ole oikeutta saada korvausta, jos et tee ilmoitusta kohtuullisessa ajassa.
Vastaat oikeudettomista maksuista vain, jos:
(A) Olet luovuttanut mobiililaitteen ja siihen ladatun Epassi-sovelluksen tai Epassi-palvelun sekä tarvittavat pääsykoodit niiden käyttöön oikeudettomalle, jolloin maksujen tekeminen on mahdollista; tai
(B) Mobiililaitteen ja siihen ladatun Epassi-sovelluksen tai/sekä tarvittavien pääsykoodien katoaminen, joutuminen oikeudettomasti toisen haltuun tai oikeudeton käyttö johtuu siitä, että olet toiminut huolimattomasti, tai
(C) Et ole tehnyt edellä kohdassa I.3 mainittuja ilmoituksia mobiililaitteen tai Epassi-palvelun tunnusten katoamisesta tai ilmoitusta Kumppanille maksutietojen katoamisesta, joutumisesta oikeudettomasti toisen haltuun tai oikeudettomasta käytöstä ilman aiheetonta viivytystä sen havaittuasi tai välittömästi sen jälkeen, kun oikeudeton käyttö olisi tullut havaita saatuasi tiedot toteutuneista maksutapahtumista.
Vastaat edellä A ja B alakohdissa tarkoitetuissa tapauksissa oikeudettomista maksuista enintään 50 euroon saakka. Tätä rajoitusta ei kuitenkaan sovelleta, mikäli olet toiminut tahallisesti tai törkeän huolimattomasti.
Et kuitenkaan vastaa oikeudettomista maksuista siltä osin kuin toiminnallisuuksia on käytetty sen jälkeen, kun olet tehnyt mainitut katoamisilmoitukset.
Olet kuitenkin aina täysimääräisessä vastuussa, jos olet tahallasi tehnyt väärän ilmoituksen tai toiminut muuten petollisesti.
II.5 OmaRaha-saldon palautukset ja palvelumaksu
Mikäli haluat lopettaa Epassi Lompakon käytön, voit pyytää Epassi Lompakkoon siirtämäsi OmaRaha-saldon palautettavaksi samalle Pankkitilille, jolta olet sen ladannut sovellukseen. Epassi veloittaa palautuksen yhteydessä saldostasi viisi (5) euroa per palautustoimeksianto. Alle viiden (5) euron määräisiä palautuksia ei toteuteta lainkaan.
1. MÄÄRITELMÄT
Epassi – Epassi Finland Oy ja sen konserniyhtiö Epassi Clearing Oy yhdessä ja/tai erikseen asiayhteydestä riippuen;
Työnantaja – Epassilta palveluita tilaava työnantaja-asiakas;
Työntekijä – Epassin palveluita käyttävä Työnantajan työntekijä;
Palveluntarjoaja – on Epassin kanssa sopimuksen tehnyt eri palveluiden myyjä, joka tarjoaa Maksuvälineillä maksettavia palveluita;
Epassi-palvelu – Epassin tekninen järjestelmä maksupalveluiden ylläpitoon. Epassi tarjoaa erilaisille käyttäjäryhmille eri tapoja Epassi-palvelun käyttöön;
Verkkopalvelu – www.services.Epassi.fi, Epassin-verkkopalvelu, joka on samalla hallinnointityökalu osapuolille (Työnantajalle, Palveluntarjoajalle sekä Työntekijöille);
Mobiilisovellus – älypuhelimeen ladattava sovellus on henkilökohtainen hallinnointityökalu Työntekijöille;
Maksuväline – on henkilökohtainen väline tai menettelytapa taikka näiden yhdistelmä, jota voi käyttää maksutoimeksiantoihin;
Epassi Maksuväline – on Epassin järjestämä, Epassin järjestelmien ja/tai Palvelun käyttöönoton myötä Työntekijöiden sekä muiden kuluttajien käyttöön tullut Maksuväline;
Epassi Lompakko – Epassi Clearingin ja/tai sen kumppanin, tai näiden yhteistyössä tarjoamat mobiilimaksamisen ja/tai maksunvälityksen palvelutoiminnot jotka ovattarjolla Työntekijöille ja/tai kuluttajille;
Henkilöstöetujen Maksuväline – joko verottomien tai verotuettujen henkilöstöetujen tai muiden henkilöstöetujen kohdennettu Maksuväline Työnantajan Työntekijöille, jonka käyttö on rajoitettu ainoastan ennalta määrättyihin käyttökohteisiin;
Yleinen Maksuväline – Epassi Lompakkon palveluita maksutoimeksiantoihin käytettäessä kuluttajan
käyttämä Maksuväline.
Taustaa osittain tai kokonaan verottomiin henkilöstöetuihin ja niiden maksamiseen
Työnantajat voivat tarjota työntekijöilleen henkilöstöetuja, jotka voivat olla myös osittain tai kokonaan verottomia. Voidakseen tarjota näitä etuja henkilöstölleen, tulee työnantajan tarjota ne Verohallinnon voimassa olevien virallisten ohjeiden mukaisesti. Verohallinnon antamilla ohjeilla ja päätöksillä määritellään tätä varten 1) kohdennetut maksuvälineet sekä 2) niiden käyttökohteet. Työntekijä tulee aina voida tunnistaa veroedun saajaksi ja käytettävä palvelu veroedun käyttökohteeksi. Samoin maksettaessa maksuvälinettä ei saa vaihtaa rahaksi, eikä sillä maksettaessa saa antaa rahaa takaisin. Vain tässä tapauksessa edellytykset henkilöstöetujen verottomuudelle täyttyvät.
Kulloinkin voimassa olevat Verohallinnon ohjeet ovat saatavilla Verohallinnon verkkosivuilla.
Epassi-palvelu on maksuvälityspalvelu työsuhde-etujen maksuvälitykseen. Se koostuu kohdennetuista
sähköisistä maksuvälineistä. Epassi-palvelu mahdollistaa eri henkilöstöetujen hallinnan, jakelun, seurannan
ja käytön Työnantajalle sekä kohdennetut maksuvälineet henkilöstöetujen loppukäyttäjille eli Työntekijöille.
Epassi-palvelua voidaan käyttää lounasedun, liikunta- ja kulttuuriedun, työmatkaedun sekä erilaisten
hyvinvointietujen hallinnointiin, jakeluun, käyttöön ja etujen käyttömäärän seurantaan. Etuja hallinnoidaan
Verkkopalvelussa.
Epassi-tuoteperhe käsittää tällä hetkellä Työnantajien tarjoamien henkilöstöetujen hallinnointiin, jakeluun ja
käyttöön seuraavat kohdennetut ratkaisut:
● Ravintoetu (tuotenimi Epassi Lounas)
● Liikunta- ja kulttuurietu (tuotenimi Epassi Liikunta ja Kulttuuri)
● Työmatkaetu (tuotenimi Epassi Työmatka)
● Hyvinvointietu (tuotenimi Epassi Hyvinvointi); ja
● Yhdistelmäpalvelu (tuotenimi Epassi Flex)
● työpisteen ergonomiatuote- työvaatteiden, - kenkien ja turvavarusteiden hankkimista varten
kohdennettu etu (tuotenimi Epassi ErgoSafe)
Taustaa muunlaiseen maksamiseen Epassin palveluilla
Lisäksi Työntekijän on mahdollista käyttää Mobiilisovelluksessa seuraavia Epassi tuoteperheen tuotteita
aktivoimalla nämä käyttöönsä Epassi Lompakon kautta:
● Epassi -maksunvälityksen toiminnot (tuotenimi Epassi OmaRaha)
● Epassin voimassa olevien yhteistyökumppanien maksuvälineitä siten, että Epassi toimii
maksuvälityspalvelun suorittajana.
2. Epassi-palvelu Työnantajalle
Työnantaja hallinnoi tarjoamiaan henkilöstöetuja Verkkopalvelussa. Epassi-palveluun voidaan tarvittaessa eri
sopimuksella mahdollistaa etujen automatisoitu hallinnointi myös Työnantajan HR-järjestelmän kautta, sen ja
Epassi-palvelun välille rakennettavan tiedonsiirtoyhteyden avulla.
3. Epassi-palvelu Työntekijöille
Työntekijöille Epassi-palvelu toimii kohdennettuna henkilökohtaisena maksuvälineenä etujen piiriin
kuuluvien palveluiden maksamiseen. Työntekijä voi myös seurata henkilökohtaisia etusaldojaan
Verkkopalvelussa ja Mobiilisovelluksessa. Etujen käyttö ei ole sidottu vuorokauden aikaan tai arkipäiviin.
4. Epassi tuotteet
A. Henkilöstöedut
Näillä tuotteilla tarkoitetaan Työntekijän tekemiä maksutapahtumia, joita tehdään henkilöstö- ja
luontoisetuja varten Työnantajan toimesta ladatuilla saldoilla. Työntekijä voi käyttää Henkilöstöetujen
Maksuvälineitä ainoastaan Epassin kanssa maksujen vastaanottamisesta sopimuksen tehneen
Palveluntarjoajien palveluiden maksamiseen. Epassi-palvelu sisältää seuraavat maksuvälityspalvelut Epassin sopimuspalveluntuottajien käyttöpaikkaverkostossa Henkilöstöetujen Maksuvälineille.
Epassi Lounas
Epassi Lounas on Henkilöstöetujen Maksuväline Työnantajan tarjoamaa verovähennyskelpoista ateriaetua varten. Työnantajan on mahdollista valita joko 1) Avoin maksutapa tai 2) Sopimuslounas tai 3) Hybridi -malli eli yhdistelmä malleista 1) ja 2). Epassi Lounas on avoimen maksutavan mallissa käytettävissä koko Epassin ravintolaverkostossa. Maksu suoritetaan matkapuhelimella, joko Mobiilisovelluksella tai vaihtoehtoisesti tekstiviestillä. Maksaminen on mahdollista Työnantajan kanssa erikseen sovittaessa myös Epassin lähimaksulaitteella. Epassi Lounas sopimuslounas mallissa Työnantaja määrittelee etukäteen Työntekijöiden käytettävissä olevat sopimuslounasravintolat. Sopimuslounaan hinta on sovittavissa Palveluntarjoajan ja Työnantajan välillä (hinta voi vaihdella välillä 8,50 € - 13,50 €). Epassi Lounas hybridimallissa Työntekijä voi vapaasti valita joko sopimuslounasravintoloiden ja muiden ravintoloiden välillä, jolloin Epassi-palvelu varmistaa oikean rahaliikenteen toteutumisen, sekä edun verokohtelun ja raportoinnin vaatimusten mukaisesti. Hybridimallissa Työnantajan oma henkilöstöravintola voi esimerkiksi toimia sopimuslounasmallilla, mutta Työntekijä voisi samalla käyttää Epassin verkoston kaikkia muita ravintoloita Avoimen maksutavan mallilla.
Epassi Liikunta ja Kulttuuri
Epassi Liikunta ja Kulttuuri käy maksuvälineenä kaikissa Epassin käyttöpaikoiksi rekisteröityneissä liikunta- ja kulttuuripalveluita tarjoavissa tai niitä välittävissä toimipaikoissa. Yhdistetyllä Epassi Liikunta- ja Kulttuurilla
voi ostaa vapaavalintaisesti niin liikunta- kuin kulttuuripalveluita. Vaihtoehtoisesti Työnantaja voi ottaa
käyttöön maksuvälineeksi myös eriteltynä pelkän Epassi Liikunnan tai tai Epassi Kulttuurin.
Epassi Liikunta on eriteltynä kohdistettu nimenomaan liikuntapalveluihin, eli sitä ei voi käyttää
kulttuuripalveluihin. Epassi Kulttuuria voi käyttää maksuvälineenä kulttuuripalveluiden lisäksi myös
liikuntapalveluihin.
Epassi Työmatka
Epassi Työmatka käy maksuvälineenä kaikissa Epassi-palvelun Epassi Työmatkan maksuvälineenä
hyväksyvissä rekisteröityneissä käyttöpaikoissa. Epassi Työmatkalla voi maksaa käyttöpaikan myymiä
henkilökohtaisia matkalippuja valtuutettuihin matkustuspalveluihin. Maksu suoritetaan käyttöpaikan
kassalla Työntekijän oman matkapuhelinnumeron perusteella.
Epassi Hyvinvointi
Epassi Hyvinvointi on Työnantajan tarjoaman verovähennyskelpoisen hyvinvointiedun maksuväline. Epassi Hyvinvoinnin kautta Työnantaja voi tarjota Työntekijöilleen työterveyshuollon ulkopuolisia
hyvinvointipalveluita Verohallinnon voimassa olevan Henkilökuntaetuja verotuksessa koskevan ohjeen ja päätösten mukaisesti. Työnantajan tulee käyttöönoton yhteydessä määritellä edun piirissä olevien
palveluiden sisältö.
a. Epassi Hyvinvointi palvelun käyttöönotto edellyttää, että Työnantaja on muodostanut sopimuksen
Palveluntarjoajan kanssa. Epassi toimii tässä sopimussuhteessa kohdennetun maksuvälineen
tarjoajana sekä laskuttajana Palveluntarjoajan puolesta.
b. Mikäli Työnantajalla ei ole erillistä sopimusta Palveluntarjoajan kanssa, Työnantaja voi valtuuttaa
Epassin tekemään puolestaan Palveluntarjoajan ja Työnantajan välille sopimuksen palveluiden
käytöstä Epassin hyvinvointiverkostossa Työnantajan lähetteessä määrittelemien palvelurajoitusten
mukaisesti. Palvelurajoitukset ja ko. sopimuksen voimassaolo tuodaan Palveluntarjoajan nähtäville
maksutapahtuman yhteydessä Epassin maksuvälinettä käytettäessä.
Työnantajan tulee Verohallinnon ohjeen mukaisesti etukäteen varmistua siitä, että käytettävissä olevat
hyvinvointipalvelut on kirjattu sen työterveyssuunnitelmaan.
Epassi Ergosafe
Työnantajat voivat osallistua henkilöstön työvälineiden ja varusteiden hankintaan, joko kustantamalla ne osittain tai kokonaan, riippuen niiden tarkoituksesta sekä työhyvinvointiin ja -turvallisuuteen liittyvistä vaatimuksista. Ergonomiatuotteiden ja kalusteiden ja työntekemiseen liittyvien tuotteiden osalta työnantaja voi antaa Työntekijälle ErgoSafe-saldon, jolla työntekijä maksaa sovitulla kauppiaalla sovitusta tuotteesta. Saatu saldo ei koskaan ole Työntekijän omaisuutta, se kuuluu Työnantajalle. Näin myös maksettu tuote on Työnantajan omaisuutta. Jos tuote liittyy etätyöskentelyyn, Työnantaja lainaa sen Työntekijälle. Työsuhteen päättyessä Työntekijän tulee palauttaa tuote Työnantajalle tai Työnantajan salliessa Työntekijä voi lunastaa esineen Työnantajalta sen käyvästä arvosta.
Epassi Flex
Epassi Flex on edellä lueteltujen (poislukien Epassi Lounas ja Epassi ErgoSafe) etujen yhdistämispalvelu. Epassi Flex mahdollistaa sen, että Työnantaja voi antaa yhden etusaldosumman (per Työntekijä) ja valita mihin etuihin Työntekijät voivat hyödyntää tätä saamaansa etua. Työntekijä voi siis valita vapaasti, miten ja missä suhteessa euromääräisesti etusaldoaan käyttää. Työntekijä voi käyttää etuja kuitenkin vain Verohallinnon voimassa olevien ohjeiden ja päätösten mukaisissa rajoissa, jotka asettavat ehdottomat etujen enimmäismäärät. Epassi Flex-järjestelmä huolehtii siitä, että yksittäisiä etuja ei voi käyttää yli Verohallinnon ohjeessa määriteltyjen enimmäismäärien.
Osa näistä palveluista edellyttää, että Työnantaja on muodostanut erillisen sopimuksen Palveluntarjoajan kanssa. Mikäli Työnantajalla ei ole erillistä sopimusta Palveluntarjoajan kanssa, Työnantaja voi valtuuttaa Epassin tekemään puolestaan Palveluntarjoajan ja Työnantajan välille sopimuksen palveluiden käytöstä Epassin hyvinvointiverkostossa Työnantajan lähetteessä määrittelemien palvelurajoitusten mukaisesti. Palvelurajoitukset ja ko. sopimuksen voimassaolo tuodaan Palveluntarjoajan nähtäville maksutapahtuman yhteydessä Epassin maksuvälinettä käytettäessä. Työnantajan tulee Verohallinnon ohjeen mukaisesti etukäteen varmistua siitä, että käytettävissä olevat hyvinvointipalvelut on kirjattu sen työterveyssuunnitelmaan.
B. Muut tuotteet
Näillä tuotteilla tarkoitetaan Työntekijän tekemiä maksutapahtumia, joita ei tehdä henkilöstö- ja
luontoisetuja varten Työnantajan toimesta ladatuilla saldoilla. Epassi-palvelu sisältää seuraavat
maksuvälityspalvelut Epassin Palveluntarjoajien käyttöpaikkaverkostossa.
OmaRaha-palvelu
OmaRaha-saldolla voi maksaa mitä tahansa tuotteita ja palveluita Epassin Palveluntarjoajien verkostossa Epassi Lompakosta. Työntekijän omavastuuosuudet voidaan veloittaa myös työntekijän OmaRaha –tililtä. Työntekijä voi ladata saldoa OmaRaha –tilillensä ennakkoon näiden veloitusten mahdollistamiseksi. Lataaminen tapahtuu Epassi-palvelussa. Työntekijä voi pyytää OmaRaha tilille ladatut saldot palautettavaksi Verkkopalvelussa. Perimme palautuksesta aina voimassaolevan hinnaston mukaisen hinnan. OmaRaha-palvelun, samoin kuin muiden Epassi Lompakon toiminnallisuuksien, käyttöönotto edellyttää Työntekijän vahvaa sähköistä tunnistamista ja muiden maksupalveluihin liittyvien asiakasvelvollisuuksien täyttämistä Työntekijän osalta (nämä sisältävät mm. asiakkaan vahvennetun tunnistamisen, eli ns. KYC- velvoitteet, sekä rahanpesun estämiseen liittyvät käytänteet).
Finnair Plus -jäsenten pisteillä maksaminen
Epassin käyttäjä voi yhdistää Epassin Mobiilisovellukseen Finnair Plus -jäsenyyden pisteet. Pisteillä voi
maksaa mitä tahansa tuotteita ja palveluita Epassin sopimuspalveluntuottajien verkostossa. Pisteillä
maksettaessa Mobiilisovellus muuttaa pisteet automaattisesti euroiksi Finnairin ja Epassin määrittelemässä suhteessa. Maksun vastaanottaja näkee maksukuitissa myyntihinnan euroina, astaavalla tavalla kuten
OmaRaha saldolla tehtävissä maksuissa.
Kumppani Maksuvälineet
Epassi Clearing Oy:n kanssa sopimuksen perusteella yhteistyötä tekevien kolmansien osapuolien tarjoamia
palveluita tai niiden tarjoamien palveluiden ominaisuuksia on saatavilla Epassi Lompakossa. Työntekijä voi
voi ottaa näitä Yleisiä Maksuvälineitä käyttöönsä Epassi Lompakossa. Näitä Yleisiä Maksuvälineitä voi käyttää
yksinomaan Palveluntarjoajan ilmoittaman pääasiallisen liiketoiminnan puitteissa myytäviin tuotteisiin tai
palveluihin.
5. Maksutavat
Työntekijöille on tarjolla erilaisia maksutapoja. Maksutavat on kuvattu tarkemmin Epassin internet-sivuilla,
osoitteessa: https://www.Epassi.fi/fi/tyontekijalle#maksutavat
6. Palveluntarjoajat ja Epassin käyttöpaikat
Epassi-palvelun käyttöpaikkaverkostoon kuuluu lukuisia palveluntarjoajia valtakunnallisesti.
Epassi verkkopalvelussa on käyttöpaikkahaku, josta löytyy reaaliaikaisesti kaikki verkostoon kuuluvat
Palveluntarjoajat. Käyttöpaikan tiedoissa on ilmoitettu myös käytössä olevat maksutavat Työntekijöille.
Työnantaja voi myös ilmoittaa Epassin asiakaspalveluun listan toivotuista käyttöpaikoista, jolloin Epassi voi
kontaktoida kyseiset käyttöpaikat ja pyrkiä tekemään sopimuksen Epassin käyttöönotosta.
Käyttöpaikkaverkosto kasvaa käyttäjien ehdotusten sekä palveluntarjoajilta tulevien ehdotusten kautta.
Lisäksi Epassi tekee proaktiivista käyttöpaikkahankintaa. Palvelun loppukäyttäjä voi lähettää ehdotuksia
uusiksi käyttöpaikoiksi.
Kaikkien käyttöpaikkojen kanssa on voimassaolevan tuloverolain ja Verohallinnon luontois- ja
henkilökuntaetujen hankkimista kohdennetuilla maksuvälineillä koskevan voimassa olevan ohjeiden
edellyttämä maksuvälityssopimus.
7. Rekisteröinti Epassi-palveluun ja palvelun käyttö
Työnantaja rekisteröidään Verkkopalvelussa. Rekisteröinnin yhteydessä täytetään Työnantajan
yhteystiedot ja sekä valitaan mitä etuja Työntekijöille jaetaan käytettäväksi ja määritetään niitä koskevat
maksusäännöt. Käyttöönoton yhteydessä sovitaan lisäksi missä tahdissa etuja jaetaan sekä mahdolliset
etujen jakamiseen vaikuttavat osa-aika säännöt.
Työnantaja määrittelee itse omat käyttäjätunnuksensa. Työnantajalla on käytössään yksi (1) käyttäjätili,
jolle nimetään yksi (1) pääkäyttäjä.
9. Omavastuuosuuksien käsittely
Etujen omavastuuosuuksien käsittelyyn Epassi-palvelun kautta on kolme eri vaihtoehtoa.
1. OmaRaha-malli
Työntekijä lataa itse Epassin -palveluun saldoa. Työntekijä saa täten omavastuuosuutta vastaan oikeassa suhteessa etujen käyttösaldoja, jolla voi tehdä veloituksia Epassin käyttöpaikkaverkostossa. OmaRaha-malli poistaa palkasta tehtävän pidätyksen prosessin kokonaan.
2. Palkkavähennys rajapinnalla
Omavastuuosuuksia varten voidaan myös ottaa käyttöön rajapinta, jota käyttämällä mahdolliset
palkkavähennystiedot voidaan siirtää Epassin järjestelmästä Työnantajan omiin tai Työnantajan
määrittelemiin järjestelmiin (kuten esimerkiksi palkanlaskentaan). Rajapinta on tiedostopohjainen ja toimii samalla periaatteella kuin asiakasyrityksen käyttäjien tietojen synkronointi Epassin järjestelmään päin.
3. Palkkavähennys raportilla
Työnantaja voi hakea Työnantajan e-Passi palvelun hallintapaneelin “Tilastot”-kohdasta raportin halutulta aikaväliltä eduittain ja viedä nämä tiedot palkkahallintoonsa vähennettäväksi Työntekijöiden palkoista.
10. Tilastot ja raportointi
Työnantaja voi hakea Verkkopalvelusta yksityiskohtaiset, eritellyt raportit ladatusta ja todellisesta käytetystä
edun arvosta sekä seurata toteutunutta laskutusta reaaliaikaisesti. Työnantaja voi tarkastella tilastoja eri
ajanjaksoina ja eduittain ja Työntekijäkohtaisesti. Verkkopalvelussa on saatavilla erilaisia
raportointitoiminnallisuuksia, joilla voidaan luokitella Työnantajakohtaisia tietoja.
Konserni- ja ketjutason raportointi:
Työnantajan on mahdollista liittää useita yrityksiä ketjuksi, jolloin vastaavat raportit ovat saatavilla myös
konserni- ja ketjutasolla. Yksikkökohtainen, paikkakuntakohtainen tai muuhun tietoon liittyvä raportti edellyttävät yksikkö- ja paikkakuntatiedon liittämistä Työntekijän tietoihin. Yksikkökohtainen seuranta mahdollistaa tehokkaan työsuhde-etujen vaikuttavuuden seurannan vertaamalla raporttia ristiin muun HR järjestelmän tuottaman tiedon kanssa.
Käytettävissä olevat raportit laskutuksesta budjetoinnin apuna ovat seuraavat:
• Kuluneen vuoden etujen käyttö sekä laskutettu määrä; ja
• Edelliseltä vuodelta mahdollisesti siirtynyt ja edelleen jäljellä oleva saldo.
11. Palvelun käyttöönotto työntekijälle
Epassi lähettää edun piiriin liitettävälle Työntekijälle sähköpostitse ja tekstiviestillä ohjeet Epassi-käyttäjätilin
aktivoimiseen ja tilille kirjautumiseen. Tieto Työntekijälle lähtee, kun Työntekijä on lisätty järjestelmään
etuun tai etuihin oikeutetuksi. Työntekijä varmistaa käyttäjätietojensa ja matkapuhelinnumeronsa oikeellisuuden kirjautuessaan ensimmäistä kertaa Epassi-palveluun. Työntekijän tili voidaan joko poistaa tai sulkea väliaikaisesti, jolloin Epassi-palvelun käyttö ei ole mahdollista. Tieto työntekijän Epassi-tilin poistamisesta tai sulkemisesta toimitetaan Epassi-palveluun siirtotiedostossa tai manuaalisesti työnantajan verkkopalvelussa. Työntekijä voi seurata käytettävissä olevia etukohtaisia saldojaan reaaliaikaisesti Verkkopalvelussa tai Mobiilisovelluksella kirjautumalla omilla tunnuksillaan palveluun. Palveluun sisältyy myös Työntekijälle asiakaspalvelu. Asiakaspalvelun tarkemmat tiedot on ilmoitettu Epassin käyttöehdoissa, jotka Työntekijöiden tulee hyväksyä ottaessaan Mobiilisovellus käyttöönsä. Käyttöehdot ovat saatavilla myös Epassin verkkosivuilla, osoitteessa www.Epassi.fi/terms-of-use.
Etuun tai etuihin oikeutettu Työntekijä voi käyttää saldoaan Epassin verkostoon kuuluvissa käyttöpaikoissa
voimassa olevilla maksutavoilla.
12. Epassin asiakaspalvelu Työnantajalle
Työnantajalle nimetään asiakkuuspäällikkö, johon Työnantajan yhteyshenkilö voi olla yhteydessä sopimukseen liittyvissä asioissa. Epassi-palvelun käyttöön liittyviin kysymyksiin vastaa Epassin aftersales-tiimi, jonka tavoittaa osoitteesta aftersales@Epassi.fi. Epassin käyttöä ja käyttöpaikkaverkostoa koskevissa tilanteissa työnantajaa palvelee myös Epassin asiakaspalvelu. Asiakaspalvelun puhelinnumero: 0200 69 000
Tukipyynnön voi tehdä myös verkossa, osoitteessa: asiakastuki.Epassi.fi
13. Tiedottaminen ja ohjeistus
Työnantajan vastuulla on tiedottaa eduista niiden piiriin kuuluville Työntekijöille yhteisesti sovitussaa ikataulussa. Epassi tukee Työnantajaa palvelua koskevassa viestinnässä. Epassi toimittaa Työnantajalle
Epassi-palvelun käyttöä koskevat ohjeet, jotka on suunnattu Työntekijöille. Työnantaja vastaa Epassi-palveluun liittyvän käyttöönoton, muutosten ja muiden palveluun oleellisesti liittyvien asioiden tiedottamisesta Työntekijöilleen. Epassi avustaa tiedotteiden laadinnassa tarvittaessa. Epassi ohjeistaa Työntekijät Työnantajan myötävaikutuksella Epassin eri maksutapojen joustavaan ja
nopeaan käyttöön. Epassi ohjeistaa sekä tukee Työnantajaa tarvittaessa poikkeustilanteita koskevassa viestinnässä.
14. Epassi-palvelun kehitys
Epassi kehittää palveluitaan jatkuvasti. Epassi-palvelua, Mobiilisovellusta ja Verkkopalvelua kehitetään sekä
vastaamaan muuttuvia tietoturvavaatimuksia, viranomaisohjeistuksia että käyttäjäystävällisyyden
varmistamiseksi.
15. Huoltokatkokset
Epassi-palvelussa on huoltokatkoksia tyypillisesti 2–4 kertaa vuodessa, kestoltaan yleisesti noin 1–2 tuntia.
Huoltokatkokset pyritään järjestämään hiljaisina hetkinä ja niistä pyritään ilmoittamaan hyvissä ajoin
etukäteen.
16. Rekisterit ja tietoturva
Sovellusta toteutettaessa on otettu huomioon viimeisimmät tietoturvauhat sekä tietoturvaohjeistukset.
Epassi seuraa aktiivisesti ja tarkasti lainsäädännön tulkinnan kehittymistä ja kehittää palveluaan
vastaamaan mahdollisia uusia tulkintoja.
Jätä tukipyyntö
tai soita 0200 69000
ma-ke & pe 8.00-16.00 1,75 € + pvm (mvm)
to 8.00-14.00 1,75 € + pvm (mvm)
Laskutus ma-pe 9.00-15.00
![English-Default-Badge-Black[77]](https://www.epassi.fi/hs-fs/hubfs/English-Default-Badge-Black%5B77%5D.png?width=136&height=41&name=English-Default-Badge-Black%5B77%5D.png "English-Default-Badge-Black[77]"){kind=icon}
