Voimassa: 26.6.2025 alkaen
Epassi on digitaalinen palvelu, joka kokoaa henkilöstöedut palveluksi ja tarjoaa fiksun ja luotettavan tavan parantaa työntekijöiden hyvinvointia. Epassi palvelulla työnantajayritys tarjoaa työntekijöilleen työsuhde-etuja. Olemme koonneet alle oleellisia asioita, jotta yhteistyömme toimisi mahdollisimman sujuvasti. Rekisteröidyttyäsi Epassin asiakkaaksi me molemmat sitoudumme toimimaan näiden sopimusehtojen mukaan. Näitä yleisiä sopimusehtoja sovelletaan Asiakkaan ja Epassin välillä osana muuta Palvelusopimusta. Tarkempia ohjeita Epassi-palvelun käyttämiseen liittyen on saatavilla osoitteesta www.epassi.fi. Epassi ilmoittaa kirjallisesti Asiakkaan yhteyshenkilölle mahdollisista muutoksista ohjeisiin ennen niiden toteuttamista. Palvelusopimus pätee ennen ohjeita ristiriitatilanteessa.
2. PALVELU
2.1. Osapuolet ovat sopineet Palvelun käyttöönotosta Asiakkaalle verottomien ja verotuettujen henkilöstöetujen sekä muiden henkilöstöetujen hallintaan. Palvelussa on mahdollisuus hallita henkilöstöetujen jakeluhallintaa, maksunvälitystä ja seurantaa.
3. SOVELTAMISALA
3.1. Nämä yleiset ehdot on käännetty englannin ja ruotsin kielille käytettävyyden parantamiseksi. Mikäli sopimusehtojen eri kieliversioiden soveltamisessa ilmenee ristiriitoja, sovellettavaksi tulevat alkuperäiset suomenkieliset sopimusehdot
3.2. Epassin ja Asiakkaan välinen Sopimus muodostuu kokonaisuudesta, johon sovelletaan seuraavaa etusijajärjestystä:
I. Sopimus
II. Tietojenkäsittelysopimus
III. Yleiset Sopimusehdot
IV. Epassi Palvelukuvaus
V. EpassiBIKE-palvelun erityisehdot
4.1. Asiakkaalla on oikeus käyttää Palvelua Sopimuksen tultua voimaan. Palvelu tarjotaan “Software as a Service” (SaaS) -palveluna, jossa Asiakas tilaa pääsyn Palveluun, jotka on saatettu tarjolle verkossa. Asiakkaan tehtyä tilauksen, myönnetään Asiakkaalle oikeus käyttää Palvelua Sopimuksen mukaisesti. Näitä Yleisiä Sopimusehtoja sovelletaan Palvelun kaikkiin osiin, mukaan luettuna siihen jälkikäteen mahdollisesti lisättäviin toiminnallisuuksiin.
4.2. Asiakas hyväksyy, että Palvelu toimitetaan sellaisena kuin se on. Palvelu ei täytä muita kuin Sopimuksessa sovittuja Asiakkaan erityisiä vaatimuksia ja Asiakas käyttää Palvelua omalla vastuullaan. Palvelu ja sen toimitus eivät ole täysin virheettömiä, ja Palvelun parantaminen on jatkuvaa.
4.3. Epassi Maksuväline on aina henkilökohtainen maksuväline ja sillä voi maksaa maksuja vain Epassin käyttöpaikkaverkostoon liittyneille Palveluntarjoajille.
4.4. Sopimuksen ehtojen lisäksi Asiakas sitoutuu Palvelua käyttäessään noudattamaan myös kulloinkin voimassa olevaa Maksuvälineitä koskevaa lainsäädäntöä ja muita niihin soveltuvia säännöksiä ja määräyksiä sekä viranomaisten ohjeita ja erityisesti Verohallinnon kulloinkin voimassa olevia ohjeita koskien luontois- ja henkilökuntaetujen hankkimista kohdennetuilla maksuvälineillä sekä henkilökuntaetuja verotuksessa. Asiakas on tietoinen siitä, että viranomaisten päätöksistä ja ohjeista johtuvat rajoitukset ja niihin tehtävät muutokset voivat vaikuttaa Palvelun käyttämiseen sekä Työntekijöille tarjottaviin verottomiin ja verotuettuihin henkilöstöetuihin.
4.5. Ottaessaan Palvelun käyttöönsä Asiakas suostuu samalla siihen, että Epassi voi siirtää sillä Asiakkaalta olevia saataviaan Epassi Clearingille. Tämä on välttämätöntä Palvelun toiminnan mahdollistamiseksi. Epassi Clearing vastaa Epassin alihankkijana Epassi Finlandin maksutapahtumien hallinnasta sekä henkilöstöetuja koskevien maksujen tilittämisestä sen Palveluntarjoajille.
4.6. Työntekijöiden käyttöön Henkilöstöetujen Maksuvälineelle ladattua Saldoa ei voi vaihtaa rahaksi. Henkilöstöetujen Maksuvälinettä käytettäessä Palveluntarjoaja ei voi antaa rahaa takaisin maksun arvon ylittäessä hankitun palvelun arvon.
4.7. Työntekijä voi myös sen jälkeen, kun on ottanut Epassi Lompakon käyttöönsä, ladata itse omalle OmaRaha -tilillensä saldoa tai varoja tai muuntamalla Kumppanin kanta-asiakasohjelman pisteitä rahamääräisiksi varoiksi. Kaikkiin Työntekijöiden toimesta Epassi Lompakkoon ladattavaan saldoihin ja varoihin sovelletaan Työntekijän ja Epassin välisiä erillisiä käyttäjäehtoja, jotka ovat saatavilla verkossa osoitteessa www.Epassi.fi/terms-of-use.
4.8. Asiakas on ilmoittanut Palvelun käyttöönottaessaan kalenterivuodelle käytettävän henkilöstöetujen käyttöarvon. Mikäli Asiakas haluaa muutoksia seuraavan kalenterivuoden henkilöstöetujen arvoon, Asiakas ilmoittaa seuraavan kalenterivuoden etujen arvot Epassille viimeistään kuluvan vuoden joulukuun 1. päivään mennessä.
4.9. Palvelun myötä Asiakkaan käyttöön tulevat tuotteet ja toiminnallisuudet on kuvattu Sopimuksen liitteenä 3 olevassa Epassin palvelukuvauksessa Työnantajille.
5. PALVELUN SAATAVUUS
5.1. Epassi kehittää ja huoltaa Palvelua jatkuvasti ja pyrkii pitämään Palvelun aina saatavilla. Epassi ei voi kuitenkaan taata keskeytyksetöntä tai virheetöntä Palvelun toimintaa. Epassi pyrkii tekemään Palvelun päivitykset ja huollot aiheuttamatta katkoja Palvelun käyttöön. Palvelukatkon vaativat päivitykset ja huollot pyritään ajoittamaan sellaisiin aikoihin, jolloin Palvelun käytöstä poistaminen vaikuttaa Asiakkaaseen ja Asiakkaan Työntekijöihin mahdollisimman vähän. Epassi kehittää palveluitaan jatkuvasti taatakseen Asiakkaalle mahdollisimman hyvän Palvelun.
6. ASIAKASPALVELU
6.1. Epassin asiakaspalvelu auttaa Asiakasta ja tämän Työntekijöitä Palvelun käyttämisessä ja vastaa kysymyksiin, jotka liittyvät etujen käyttöönottoon, käyttöön ja raportointiin. Epassin Verkkopalvelu (https://services.epassi.fi) sisältää ohjeita ja materiaaleja Asiakkaan käyttöön Työntekijöiden ohjeistamiseksi. Kaikkia Epassin antamia ohjeita on syytä noudattaa.
7. KÄYTTÄJÄTILI JA PALVELUNTARJOAJIEN ANTAMAT TIEDOT
7.1. Asiakas tekee itselleen (yritykselle) rekisteröinnin yhteydessä ylläpitoon tarkoitetut käyttäjäprofiilin ja siihen liittyvät henkilökohtaiset tunnukset kirjautuakseen Palvelun työnantajille tarkoitetuille yrityskohtaisille ylläpito- ja raportointisivustoille. Asiakas voi lisätä Työntekijöidensä tiedot Palveluun, jotta he voivat aloittaa Epassi Maksuvälineiden käytön joko hyväksyttyään Epassi-sovelluksen käyttöehdot Mobiilisovelluksella tai kirjautumalla Epassin Verkkopalveluun. Työntekijät voivat käyttää Epassi Maksuvälineitä myös puhelinnumeroillaan, kunhan Asiakas on lisännyt Työntekijöidensä tiedot Palveluun. Puhelinnumeroa käytettäessä maksutapana Työntekijän tulee ilmoittaa tästä aina maksutapahtumaa tehdessä Palveluntarjoajan edustajalle, ja samassa yhteydessä kertoa Palveluntarjoajan edustajalle matkapuhelinnumeronsa ja Epassi Maksuvälineeltä veloitettavan summan suuruuden sekä esitettävä tälle henkilöllisyystodistuksensa.
7.2. Asiakas vastaa kirjautumistietojen ja muiden tilitietojen salassapidosta ja sitoutuu huolellisuuteen tunnusten säilyttämisessä. Asiakkaan tunnukset tulee viipymättä vaihtaa, jos syntyy epäilys niiden joutumisesta vääriin käsiin. Asiakkaan on välittömästi ilmoitettava Epassille havaitsemastaan käyttäjätietojen luvattomasta käytöstä. Tietoturvasyistä Epassi suosittelee Asiakkaalle säännöllistä tunnusten vaihtamista.
7.3. Epassi julkaisee Palvelutarjoajien itsestään, palveluistaan ja tuotteistaan antamat tiedot Palvelussa. Palveluntarjoajat vastaavat itse tietojensa oikeellisuudesta sekä tietojensa päivittämisestä Palveluun. Epassilla ei ole vastuuta niiden oikeellisuudesta.
8. TIETOSUOJA
8.1. Epassi käsittelee henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen ja kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla. Osapuolet sitoutuvat noudattamaan kulloinkin voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
8.2. Asiakas on tietosuojalainsäädännön mukainen rekisterinpitäjä kaikelle sellaiselle henkilötiedolle, jonka Asiakas on ladannut Palveluun ja Epassi toimii kyseisten henkilötietojen käsittelijänä Palvelun tuottamiseksi. Epassi käsittelee tällaisia henkilötietoja Asiakkaan puolesta ja Asiakkaan hyväksi Osapuolten välillä solmittavan henkilötietojen käsittelysopimuksen mukaisesti. Asiakkaan tulee rekisterinpitäjänä laatia omat tietosuojaa koskevat selosteensa ja hankkia tarvittavat suostumukset henkilötietojen käsittelyyn.
8.3. Epassi kerää Asiakkaan Työntekijöiden henkilötietoja Palveluun myös suoraan käyttäjiltä (eli Työntekijöiltä) Palvelun käytön yhteydessä. Epassi on rekisterinpitäjä tällaisen henkilötiedon osalta ja käsittelee tällaisia henkilötietoja Palvelun Tietosuojaselosteen mukaisesti. Tietosuojaseloste on Asiakkaiden Työntekijöiden nähtävillä Mobiilisovelluksessa palveluun rekisteröitymisen yhteydessä sekä Epassin verkkosivuilla (www.Epassi.fi).
8.4. Asiakas luovuttaa etuihin oikeutettujen Työntekijöiden tiedot Epassin maksuvälinerekisteriin henkilöstöetujen käyttöä varten.
8.5. Epassi ei vastaa tietojen käsittelystä kolmannen palveluntarjoajan (esimerkiksi Kumppanien) palvelussa, vaan näihin sovelletaan ko. Palveluntarjoajan ja/tai Kumppanin omia ehtoja.
9. LASKUTUS JA PALVELUMAKSU
9.1. Laskutus tapahtuu lähtökohtaisesti henkilöstöetujen jakamisen yhteydessä Työntekijöiden saataville siten, että lasku muodostuu määräisesti mitattavasta Työntekijöiden Henkilöstöetujen Maksuvälineille Asiakkaan toimesta ladattavasta Saldosta sekä voimassa olevan Epassin hinnaston mukaisesta palvelumaksusta. Laskun maksuehtona on 14 päivää netto.
9.2. Kaikki Asiakaskohtaiset lisätyöt Palvelun käyttöön liittyen laskutetaan Epassin erillisen, kulloinkin voimassa olevan hinnaston mukaisesti.
9.3. Riippumatta käytetystä laskutustavasta, käyttämättä jäänyttä Saldoa ei hyvitetä Asiakkaalle Sopimuksen päättyessä. Saldo tulee käyttää ennen Sopimuksen päättymistä tai viimeistään tätä seuraavan kalenterivuoden aikana sovittuihin palveluihin. Saldon käyttämisestä sopimuksettomana ajanjaksona veloitetaan Epassin toimesta Asiakkaalta päättyneen Sopimuksen mukainen palvelumaksu.
9.4. Palvelumaksun osuuteen lisätään arvonlisävero kulloinkin voimassa olevan viranomaisohjeistuksen mukaan.
9.5. Asiakkaan valitessa Epassi GO -palvelukokonaisuuden Laskutus tapahtuu etujen jakamisen yhteydessä etukäteen. Epassi laskuttaa tuolloin Henkilöstöetujen Maksuvälineille ladattavasta Saldon sekä voimassa olevan hinnaston mukaisen palvelumaksun etukäteen. Saldo on Työntekijöiden käytettävissä, kun laskun suoritus on vastaanotettu sen vuoden loppuun saakka, johon edut on ladattaessa kohdistettu. Sopimuksen jatkuessa vuoden vaihtuessa käyttämätön Saldo hyvitetään seuraavan kalenterivuoden laskutuksessa asiakkaan ladatessa lisää Saldoa Työntekijöidensä käyttöön.
9.6. Asiakkaan valitessa Epassi Plus -palvelukokonaisuuden Työntekijät eivät voi käyttää Henkilöstöetujen Maksuvälineitä etujen maksamiseen ilman voimassa olevaa Saldoa. Ensimmäinen Asiakkaalle toimitettava lasku on arviolasku, joka perustuu Asiakkaan ja Epassin välillä Sopimuksessa sovittuun Saldojen vuotuiseen käyttöarvioon ja ennakkolatausprosenttiin. Seuraavat laskut perustuvat Saldon toteutuneeseen käyttöön ennakkolatausprosenttiin suhteutettuna, ja mikäli muuta ei ole Asiakkaan kanssa kirjallisesti sovittu, ne laskutetaan yhden (1) kuukauden sovitulla laskutusvälillä. Mikäli maksettu ennakko laskee käytön perusteella alle Epassin määrittämän vähimmäisennakon, on Epassilla oikeus lähettää Asiakkaalle täydennyslasku vähintään ennakkolatausprosentin määrästä. Asiakkaan maksama, mutta käyttämätön Saldo siirretään Sopimuksen jatkuessa vuoden vaihteessa seuraavalle kalenterivuodelle edelleen käytettäväksi.
9.7. Kaikkiin laskuihin lisätään voimassa olevan hinnaston mukainen Epassin palvelumaksu.
10. SOPIMUKSEN VOIMASSAOLO
10.1. Sopimus on toistaiseksi voimassa yhden (1) kalenterivuoden kerrallaan alkaen sopimuksen voimaantulosta. Osapuolen tulee irtisanoa sopimus viimeistään kolme (3) kuukautta ennen vuoden vaihdetta, jos seuraavan vuoden sopimusjaksoa ei oteta käyttöön, muutoin sopimus jatkuu voimassa olevana seuraavan kalenterivuoden loppuun saakka.
11. SOPIMUKSEN PÄÄTTYMINEN
11.1. Sopimus katsotaan irtisanotuksi ja päättyneeksi Asiakkaan puolelta, jos Palvelua ei käytetä kahden (2) perättäisen kalenterivuoden aikana. Mahdollisesti ladattua Saldoa ei hyvitetä Sopimuksen päättyessä tämän kohdan mukaisesti ja sen katsotaan erääntyneen samana päivänä, kun Sopimus on katsottu irtisanotuksi ja päättyneeksi.
11.2. Osapuolilla on oikeus päättää sopimus välittömästi, mikäli toinen Osapuoli toimii olennaisesti sopimusehtojen tai toimintaohjeiden vastaisesti.
11.3. Epassilla on oikeus estää Asiakkaan pääsy Verkkopalveluun, poistaa raportit sekä muut tiedot, estää Asiakkaan Työntekijöiden Henkilöstöetujen maksuvälineiden käyttö sekä pääsy Mobiilisovelluksen välityksellä Palveluun, kun Sopimuksen irtisanomisaika on päättynyt.
11.4. Epassilla on oikeus purkaa Sopimus päättymään välittömästi, jos ilmenee syytä epäillä, että palvelua käytetään lainvastaisesti tai tavalla, joka saattaa aiheuttaa vahinkoa Epassille.
12. SOPIMUSMUUTOKSET
12.1. Epassilla on oikeus muuttaa Tietojenkäsittelysopimusta, Yleisiä Sopimusehtoja ja voimassa olevaa hinnastoa. Epassi ilmoittaa muutoksista Asiakkaalle vähintään kaksi (2) kuukautta ennen muutosten voimaantuloa. Mikäli Asiakas ei hyväksy muutoksia, Asiakkaalla on oikeus lopettaa Palvelun käyttö ja päättää Sopimus Epassin kanssa yhden (1) kuukauden irtisanomisajalla.
12.2. Epassilla on oikeus tehdä muutoksia, jotka eivät olennaisesti vaikuta Palvelun sisältöön ja päivittää ja julkaista Palvelun palvelukuvauksia ja ohjeita ilmoittamalla asiasta Palvelussa. Muutokset tulevat voimaan välittömästi.
12.3. Epassilla on oikeus siirtää Sopimus konserniyhtiöilleen ilman Asiakkaan erillistä suostumusta. Lisäksi Epassilla on oikeus siirtää tämä sopimus edelleen kolmannelle osapuolelle kaikkine oikeuksineen ja velvollisuuksineen yritysjärjestelyn tai liiketoimintakaupan yhteydessä ilman Asiakkaan erillistä suostumusta.
13. REFERENSSIOIKEUS
13.1. Epassilla on oikeus käyttää Asiakkaan yrityksen nimeä referenssinään, ellei Asiakas sitä erikseen kirjallisesti kiellä.
14. IMMATERIAALIOIKEUDET
14.1. Asiakkaan Verkkopalveluun tallentama tieto kuuluu Asiakkaalle. Palvelun immateriaali- ja muut oikeudet kuuluvat Epassille. Tällä Sopimuksella ei siis siirretä omistusoikeuksia Osapuolten välillä
15. YLIVOIMAINEN ESTE
15.1. Ylivoimaiseksi esteeksi katsotaan jokainen sellainen Sopimuksen solmimisen jälkeen sattunut Osapuolesta riippumaton, ennalta arvaamaton seikka, kuten esimerkiksi työselkkaus, joka estää Sopimukseen perustuvien velvoitteiden täyttämisen. Osapuoli vapautuu Sopimuksen mukaisista velvoitteistaan, jos niiden täyttäminen on estynyt ylivoimaisen esteen vuoksi ja Sopimusvelvoitteiden täyttämisen määräaika pitenee sillä ajalla, jona estynyt Osapuoli ei voinut täyttää Sopimusvelvoitteitaan ylivoimaisesta esteestä johtuen. Osapuoli, joka tahtoo vedota ylivoimaiseen esteeseen, on velvollinen viipymättä kirjallisesti ilmoittamaan siitä toiselle Osapuolelle, samoin ylivoimaisen esteen lakkaamisesta. Myös Osapuolen alihankkijan sopimusvelvoitteen täyttymisen estyminen edellä mainituista syistä katsotaan Osapuolen ylivoimaiseksi esteeksi, mikäli Osapuoli ei pysty korvaavaan estynyttä alihankkijaa toisella alihankkijalla tai itse suorittamaan velvoitteen. Ylivoimaisen esteen kestäessä yli 30 päivää on toinen Osapuoli oikeutettu sanomaan Sopimuksen irti valitsemallaan irtisanomisajalla.
16. SALASSAPITO
16.1. Osapuolet sitoutuvat pitämään salassa kaiken tiedon, joka liittyy Sopimukseen tai joka on merkitty salassa pidettäväksi tai joka pitäisi ymmärtää salassa pidettäväksi, ellei tästä Sopimuksesta tai voimassa olevasta laista muuta johdu. Osapuolella ei ole oikeutta ilmaista salassa pidettävää tietoa kolmannelle tai käyttää sellaista tietoa muuhun kuin tämän Sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen ilman toisen Osapuolen kirjallista suostumusta. Epassilla on kuitenkin oikeus ilmaista salassa pidettäviä tietoja konserniyhtiöilleen, mahdollisille alihankkijoilleen sekä viranomaisille.
16.2. Salassapitovelvollisuus on voimassa tämän Sopimuksen voimassaoloajan ja kaksi (2) vuotta sen päättymisen jälkeen, ellei laki edellytä pidempää salassapitoaikaa.
17. VASTUUNRAJOITUKSET
17.1. Epassin vastuu vahingoista Sopimukseen ja näihin sopimusehtoihin liittyen on rajoitettu enintään vuoden aikana Asiakkaalta Sopimuksen perusteella perittyjen palvelumaksujen yhteenlaskettuun määrään, mikäli aiheutunut vahinko ei ole syntynyt virheestä, joka koskee Palveluun ladattua Saldoa. Palvelumaksuihin ei lueta ostetuista palveluista ja tuotteista palveluntarjoajille maksettuja hintoja.
17.2. Kummankin osapuolen vastuu kaikenlaisista vahingoista Sopimukseen ja näihin sopimusehtoihin liittyen on rajoitettu enintään vuoden aikana Asiakkaalta Sopimuksen perusteella perittyjen etujen laskutukseen ja palvelumaksujen yhteenlaskettuun määrään. Palvelumaksuihin ei lueta ostetuista palveluista ja tuotteista palveluntarjoajille maksettuja hintoja. Kumpikaan Osapuoli ei ole vastuussa toiselle Osapuolelle aiheutuvista epäsuorista tai välillisistä vahingoista, ellei vahinkoa ole aiheutettu tahallisesti, törkeällä tuottamuksella tai salassapitovelvollisuutta rikkomalla.
17.3. Epassi ei vastaa välillisistä taikka välittömistä vahingoista, jotka aiheutuvat siitä, että Epassin Verkkopalvelun käyttö ei ole tietyllä hetkellä mahdollista. Epassi ei myöskään vastaa Asiakkaalle aiheutuneesta vahingosta, joka johtuu ylivoimaisesta esteestä (force majeure). Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan yllättäviä tapahtumia, joita osapuoli ei voi kohtuudella ennakoida tai estää. Ylivoimaisen esteen sattuessa osapuolet sitoutuvat tekemään parhaansa sopimusvelvoitteidensa täyttämiseksi.
17.4. Epassi ei vastaa mistään vaikutuspiirinsä ulkopuolella olevasta seikasta, kuten Epassi Maksuvälineen päätymisestä väärälle henkilölle Asiakkaan tai Asiakkaan Työntekijän virheestä, huolimattomuudesta tai ohjeiden laiminlyönnistä. Epassi ei vastaa Palveluntarjoajiensa toiminnasta, näiden tarjoamista tuotteista tai palveluista, niiden saatavuudesta, käytettävyydestä ja laadusta eikä muistakaan Palveluntarjoajien toiminnasta aiheutuvista vahingoista.
18. SOVELLETTAVA LAKI JA ERIMIELISYYKSIEN RATKAISEMINEN
18.1. Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset erimielisyydet pyritään aina ratkaisemaan neuvotteluteitse. Jos neuvotteluissa ei päästä ratkaisuun, ratkaistaan erimielisyydet lopullisesti Helsingin käräjäoikeudessa. Epassilla on lisäksi aina oikeus nostaa kanne Asiakkaan kotipaikan käräjäoikeudessa.
OSAPUOLET:
Epassi Finland Oy (Y-tunnus: 3220764-7) ja Epassi Clearing Oy (Y-tunnus: 2872241-9), jotka toimivat yhteisrekisterinpitäjinä (jäljempänä molempiin viitataan asiayhteydestä riippuen yhdessä tai erikseen nimityksellä ”Epassi”), toimivat henkilötietojen käsittelijöinä Epassin kanssa Palvelusopimuksen tehneen asiakkaan (”Asiakas” tai ”Rekisterinpitäjä”) lukuun tässä sopimuksessa jäljempänä kuvatusti.
Epassista ja Asiakkaasta käytetään jäljempänä erikseen nimitystä ”Osapuoli” ja yhdessä nimitystä ”Osapuolet”.
”Tietosuojalainsäädännöllä” tarkoitetaan tietosuojaa koskevaa kansallista ja EU:n lainsäädäntöä, kuten yleistä tietosuoja-asetusta (”GDPR”, EU 2016/679). Tietosuojaan liittyviä termejä käytetään GDPR:n mukaisessa merkityksessä.
1. KOHDE JA TARKOITUS
Tätä henkilötietojen käsittelysopimusta (jäljempänä ”Käsittelysopimus”) sovelletaan henkilötietojen käsittelyyn osana työnantaja-asiakkaiden Epassi-palvelusopimusta (”Palvelusopimus”), jonka mukaisesti Epassi tarjoaa asiakkaalle palveluita (”Palvelut”).
Tässä Käsittelysopimuksessa määritellään Osapuolten tietosuojaa ja tietosuojalainsäädännön noudattamista koskevat velvollisuudet. Osapuolten (ja näiden edustajien) on noudatettava tätä Käsittelysopimusta Palvelusopimuksen mukaisten velvollisuuksiensa suorittamisen yhteydessä.
Käsittelyn laajuus kuvataan tarkemmin Liitteessä A (Kuvaus Henkilötietojen käsittelystä ja luettelo hyväksytyistä Henkilötietojen alikäsittelijöistä). Kaikesta muusta henkilötietojen käsittelystä on sovittava erikseen.
Osapuolet ovat tietoisia ja ymmärtävät, että Epassi on rekisterinpitäjä kaikkien Asiakkaan työntekijöiden (eli Epassin loppukäyttäjien) Palveluiden käyttöön liittyvien henkilötietojen osalta. Lisäksi Epassi on rekisterinpitäjä myös sellaisten henkilötietojen osalta, joiden käsittely liittyy muun muassa loppukäyttäjille tarkoitettujen säänneltyjen maksupalveluiden tarjoamiseen (henkilökohtaisen maksuvälineen jakelu ja käyttö) ja loppukäyttäjäpalveluihin (kuten Epassi-mobiilisovellukseen).
Asiakas vastaa siitä, että sillä on rekisterinpitäjänä oikeus käsitellä ja siirtää henkilötietoja Epassille tämän Käsittelysopimuksen ja Palvelusopimuksen mukaisesti.
2. VAATIMUSTENMUKAISUUS JA ASIAKKAAN OHJEET
Epassin Palveluiden tarjonnassa noudatetaan aina Tietosuojalainsäädäntöä.
Siltä osin kuin Epassi käsittelee Henkilötietoja Asiakkaan lukuun, Epassi käsittelee Henkilötietoja ainoastaan siinä laajuudessa kuin on tarpeen sen Palvelusopimuksen mukaisten velvollisuuksien täyttämiseksi ja Palvelusopimuksessa tai Asiakkaan tämän Käsittelysopimuksen mukaisesti antamien dokumentoitujen ja lainmukaisten ohjeiden mukaisesti.
Asiakas voi ohjeistaa Epassia Henkilötietojen käsittelystä tämän Käsittelysopimuksen ja Palvelusopimuksen puitteissa. Mikäli Epassi tunnistaa, että Asiakkaan ohjeistus ylittää sen mitä on sovittu tässä Käsittelysopimuksessa tai Palvelusopimuksessa, keskustelee se Asiakkaan kanssa ohjeistuksen toteuttamismahdollisuuksista. Mikäli osapuolet eivät pääse yhteisymmärrykseen ohjeistusten muuttamisesta, käsitellään ohjeistusten muuttaminen uutena ohjeistuksena sopimusmuutoksena Palvelusopimuksen mukaan. Mikäli Asiakkaan kirjallinen ohje ylittää sen, mitä laissa on säädetty tarpeelliseksi, Epassilla on oikeus kohtuulliseen korvaukseen Epassin aiheutuneiden kohtuullisten kulujen mukaisesti tai sen mukaan, mitä on erikseen sovittu Osapuolten välillä.
Jos Epassi tunnistaa, ettei se voi täyttää tämän Käsittelysopimuksen mukaisia velvoitteitaan tai jos se katsoo, että Henkilötietojen käsittelyä koskeva ohje on sovellettavan Tietosuojalainsäädännön vastainen, Epassi ilmoittaa asiasta Asiakkaalle edellyttäen, että mikään sovellettava lainsäädäntö ei kiellä Epassia ilmoittamasta Asiakkaalle.
3. KOLMANSIEN OSAPUOLTEN KÄYTTÄMINEN KÄSITTELYSSÄ
Epassi voi käyttää Henkilötietojen käsittelyyn alikäsittelijöitä sillä edellytyksellä, että
(i) alikäsittelystä sovitaan kirjallisella Käsittelysopimuksella; ja
(ii) alikäsittelijän kanssa solmittava Käsittelysopimus noudattaa olennaisilta osin samankaltaisia henkilötietoja koskevia vaatimuksia kuin Käsittelysopimuksen ehdot.
Epassi ilmoittaa Asiakkaalle kirjallisesti ja viipymättä muutoksesta käytettäviin alikäsittelijöihin (kuten uuden alikäsittelijän käytöstä aiemman korvaamiseksi). Asiakkaalla on oikeus vastustaa muutosta Epassin alikäsittelijöissä kolmenkymmenen (30) päivän kuluessa Epassin ilmoituksesta. Asiakas ja Epassi pyrkivät ratkaisemaan Asiakkaan perustellun vastustuksen juurisyyt niin, että muutos alikäsittelijöihin voidaan tehdä. Jos Asiakas ja Epassi eivät pääse ratkaisuun, jolla muutos alikäsittelijöihin voidaan tehdä Epassin ilmoituksen mukaisesti, Asiakkaalla on oikeus irtisanoa Palvelusopimus siinä sovitulla tavalla.
Epassi vastaa alikäsittelijöidensä suorittamasta Henkilötietojen käsittelystä kuin omastaan. Epassin alikäsittelijät määritellään tämän Käsittelysopimuksen Liitteessä A (Kuvaus Henkilötietojen käsittelystä ja luettelo hyväksytyistä Henkilötietojen alikäsittelijöistä).
4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY EU:N/ETA:N ULKOPUOLELLA
Palveluiden ja Palvelusopimuksen toteuttamiseksi Epassi voi siirtää Henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle kolmansiin maihin. Sijainnit, joihin Henkilötietoja voidaan siirtää, on lueteltu tämän Käsittelysopimuksen Liitteessä A (Kuvaus Henkilötietojen käsittelystä ja luettelo hyväksytyistä Henkilötietojen alikäsittelijöistä).
Mikäli Henkilötietoja siirretään EU:n/ETA:n ulkopuoliseen maahan, Epassi varmistaa, että kaikki kyseiset Henkilötietojen siirrot noudattavat soveltuvaa Tietosuojalainsäädäntöä. Mikäli siirron kohteena oleva EU:n/ETA:n ulkopuolinen maa ei pysty tarjoamaan riittävää tietosuojan tasoa Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen perusteella, Epassi vastaa siitä, että siirrot noudattavat sovellettavan Tietosuojalainsäädännön vaatimuksia ja toteuttaa siirtojen vaatimat muut suojatoimet Tietosuojalainsäädännön toteuttamiseksi, kuten asianmukaiset sopimukselliset järjestelyt käyttäen Euroopan komission kansainvälisiin siirtoihin tarkoitettuja vakiosopimuslausekkeita.
5. LUOTTAMUKSELLISUUS
Epassi pitää ja säilyttää Henkilötiedot luottamuksellisina. Epassi ei Palvelusopimuksen aikana luovuta tai siirrä Henkilötietoja kokonaisuudessaan tai osittain kolmannelle osapuolelle, ellei Asiakkaan kanssa nimenomaisesti ja kirjallisesti muuta sovita tai sovellettavassa Tietosuojalainsäädännössä muuta edellytetä, ellei Asiakas anna etukäteen tälle kirjallista valtuutusta tai se on välttämätöntä tämän Käsittelysopimuksen ja Palvelusopimuksen toimivuuden kannalta. Epassi vastaa siitä, että kaikki henkilöt, joilla on oikeus käsitellä henkilötietoja, ovat sitoutuneet salassapitosopimukseen tai heitä koskee lainmukainen vaitiolovelvollisuus.
Asiakas sitoutuu pitämään kaikki tiedot, jotka se saa tietoonsa Epassin turvatoimenpiteistä, järjestelyistä, IT-järjestelmistä tai palveluntarjoajista tai jotka muuten ovat luottamukselliseksi katsottavia, täysin luottamuksellisina ja olemaan luovuttamatta mitään luottamuksellisia tietoja kolmansille osapuolille. Asiakas voi luovuttaa kyseisiä tietoja, jos sovellettavan lainsäädännön mukaan Asiakas on niin velvollinen tekemään.
6. TURVATOIMENPITEET
Kuten tämän Käsittelysopimuksen liitteessä on sovittu, Epassi ylläpitää Henkilötietoja suojaavia operatiivisia ja teknisiä toimenpiteitä kaikkina asianmukaisina ajankohtina kohtuullisesti toteutettavissa ja käytettävissä olevin toimin Henkilötietojen vahingossa tapahtuvalta, luvattomalta tai laittomalta tuhoamiselta, häviämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta tai pääsyltä. Epassi toteuttaa vähintään seuraavat kohtuullisesti vaadittavat toimenpiteet soveltuvin osin:
(i) Henkilötietojen pseudonymisointi ja salaus Tietosuojalainsäädännön niin edellyttäessä;Epassi rajoittaa pääsyn Henkilötietoihin vain valtuutetulle ja asianmukaisesti koulutetulle henkilöstölle, jolla on tarve päästä kyseisiin tietoihin ja joita sitovat asianmukaiset salassapitovelvollisuudet.
7. TIETOTURVALOUKKAUS
Tietoturvaloukkauksen sattuessa Epassi ilmoittaa asiasta Asiakkaalle kirjallisesti ilman aiheetonta viivytystä, kun Epassi on tullut tietoiseksi Tietoturvaloukkauksesta.
Epassin ilmoitus tietoturvaloukkauksesta sisältää vähintään seuraavat tiedot:
(i) kuvaus Tietoturvaloukkauksen luonteesta, mukaan lukien mahdollisuuksien mukaan asianomaisten Rekisteröityjen ryhmät ja arvioidut lukumäärät sekä Henkilötietotyyppien ryhmät ja arvioidut lukumäärätMikäli Epassilla ei ole vielä hallussaan kaikkea tietoturvaloukkaukseen liittyvää tietoa Epassi joka tapauksessa toimittaa Asiakkaalle kohtuullisen yksityiskohtaisen kirjallisen ilmoituksen tietoonsa tulleesta Tietoturvaloukkauksesta. Epassilla on oikeus toimittaa ilmoitus myös osissa, mikäli kaikkia tietoja ei ole ilmoituksen hetkellä saatavilla.
8. TARKASTUSOIKEUS
Asiakkaalla on oikeus toteuttaa tarkastus Epassin tämän Käsittelysopimuksen mukaisia käsittelytoimia koskien varmistaakseen Palvelusopimuksen nojalla käsiteltäville Henkilötiedoille tarjottavan suojan ja tietoturvan tason.
Tarkastusoikeutta käyttäessä Asiakkaan tulee käyttää tunnistettua, riippumatonta kolmannen osapuolen toimijaa, jolla on todistetusti kokemusta alalta, ja jonka kanssa Asiakas on solminut erillisen sopimuksen Epassin ja Henkilötietojen luottamuksellisuuden suojaamiseksi. Kolmannen osapuolen toimija ei saa olla Epassin suora kilpailija.
Tarkastuksen aikataulu, tapa ja laajuus sovitaan etukäteen Osapuolten välillä. Tarkastus ei saa vaarantaa Epassin palvelun saatavuutta, laatua, turvallisuutta tai luottamuksellisuutta Epassin muille asiakkaille. Mikäli tarkastus ei tunnista olennaisia puutteita Epassin toiminnassa Asiakas maksaa kaikki tarkastukseen liittyvät kustannukset. Tarkastus voidaan sopia alkamaan aikaisintaan 30 kalenteripäivän kuluttua siitä, kun Epassi on vastaanottanut ilmoituksen tarkastuksen suorittamisesta.
Mikäli Henkilötietojen käsittelyyn liittyvä tarkastuspyyntö saadaan suoraan toimivaltaiselta valvontaviranomaiselta, Epassi tekee huolellisesti yhteistyötä Asiakkaan kanssa kaikkien pyyntöjen vastaamiseksi.
9. PÄÄSY HENKILÖTIETOIHIN JA REKISTERÖITYJEN OIKEUDET
Asiakkaan kirjallisesta pyynnöstä ja Tietosuojalainsäädännön noudattamiseksi Epassi avustaa Asiakasta toteuttamaan Henkilötietoihin kohdistuvia Tietosuojalainsäädännön mukaisia pyyntöjä mm. (i) toimittaa Asiakkaalle jäljennöksen yksilöiden Henkilötiedoista konkreettisessa muodossa; (ii) korjaa, estää tai poistaa yksilöiden Henkilötietoja; (iii) toimittaa Asiakkaalle tämän pyytämät tiedot ja tekee tämän kohtuullisesta pyynnöstä Palvelusopimuksen mukaiseen Henkilötietojen käsittelyyn liittyen yhteistyötä esimerkiksi avustamalla Rekisteröityjen oikeuksien käyttämisen helpottamisessa ja (iv) auttaa Asiakasta tämän kohtuullisesta pyynnöstä toimittamaan Henkilötietojen käsittelyn kohteena oleville yksilöille heidän pyytämänsä käsittelyä koskevat tiedot.
Mikäli Asiakas tätä vaatii, Epassi auttaa Asiakasta toteuttamaan muita sen Tietosuojalainsäädännöstä johtuvia velvollisuuksia kuten tietosuojaa koskevasta vaikutustenarvioinnista ja mahdollisesta ennakkokuulemisesta säädettyjä velvollisuuksia ottaen huomioon käsittelyn luonteen ja Epassin saatavilla olevat tiedot. Osapuolet sopivat erikseen tällaisen avustuksen tarpeesta ja laajuudesta, jonka seurauksena Epassilla on oikeus veloittaa Asiakkaalta tälle koituneet kohtuulliset kulut.
10. VASTUU
Palvelusopimuksen vastuuta koskevia ehtoja sovelletaan tähän Käsittelysopimukseen.
Osapuolet sopivat, että vastuu valvontaviranomaisen määräämistä hallinnollisista sakoista tai Rekisteröityjen vaateista jakautuu Osapuolten kesken vastuiden mukaan. Näin ollen se Osapuoli, joka on valvontaviranomaisen tai kyseisten sakkojen tai vahingonkorvausten määräämiseen valtuutetun toimivaltaisen tuomioistuimen lopullisen ratkaisun mukaan rikkonut Tietosuojalainsäädännön mukaisia lakisääteisiä velvoitteitansa, vastaa tämä kyseessä olevien sakkojen maksamisesta tai vahinkojen korvaamisesta. Mikäli kummankin Osapuolen katsotaan epäonnistuneen velvoitteidensa täyttämisessä, maksettavat sakot tai vahingonkorvaukset jaetaan Osapuolten kesken Osapuolten syyllisyyden mukaan.
11. SOVELLETTAVA LAKI JA RIIDANRATKAISU
Palvelusopimuksen sovellettavaa lakia ja riidanratkaisua koskevia ehtoja sovelletaan tähän Käsittelysopimukseen.
12. MUUT EHDOT
Tämä Käsittelysopimus on voimassa Palvelusopimuksen voimassaoloajan sekä Palvelusopimuksen päättymisen jälkeen niin kauan kuin Epassi käsittelee Henkilötietojen Asiakkaan lukuun.
Sopimuksen päättyessä Epassi joko poistaa tai Asiakkaan kirjallisesta pyynnöstä siirtää tämän Käsittelysopimuksen mukaisesti käsittelemänsä henkilötiedot Asiakkaalle.
Lukuun ottamatta sitä, mitä on yllä erikseen sovittu, jotta tähän Käsittelysopimukseen mahdollisesti tehtävät muutokset astuvat voimaan, ne on tehtävä kirjallisesti ja kummankin Osapuolen on ne asianmukaisesti hyväksyttävä.
Kummankaan Osapuolen tämän Käsittelysopimuksen mukaisia oikeuksia tai velvollisuuksia ei voi siirtää kokonaisuudessaan tai osittain ilman toisen Osapuolen etukäteen antamaa kirjallista suostumusta, ellei tässä Käsittelysopimuksessa toisin määrätä tai ellei kyseistä siirtoa tehdä kyseessä olevan Osapuolen koko liiketoiminnan siirron yhteydessä.
Alla mainitut liitteet ovat erottamaton osa Käsittelysopimusta.
13. LIITTEET
Tämä Käsittelysopimus sisältää seuraavat liitteet:
Liite A: Kuvaus Henkilötietojen käsittelystä ja luettelo hyväksytyistä Henkilötietojen käsittelijöistä
LIITE A
Kuvaus Henkilötietojen käsittelystä
Epassi tarjoaa Rekisterinpitäjälle palveluita, joihin sisältyy seuraavien osalta Henkilötietojen käsittelijän suorittamaa Henkilötietojen käsittelyä alla tarkemmin määritellyn mukaisesti: (a) Henkilötietojen käsittelyn luonne ja tarkoitus, (b) Henkilötietojen tyyppi ja Rekisteröityjen ryhmät, (c) sovellettavat tietoturvatoimenpiteet ja (d) Henkilötietojen käsittelyn kesto.
(a) Henkilötietojen käsittelyn luonne ja tarkoitusEpassi käsittelee Rekisterinpitäjän ja Epassin välisessä Palvelusopimuksessa sovitussa laajuudessa Rekisterinpitäjän työsuhdeasioihin liittyviä Henkilötietoja Palvelun tarjoamiseksi Rekisterinpitäjälle.
(b) Henkilötietojen tyyppi ja Rekisteröityjen ryhmätRekisterinpitäjän työntekijöiden, jotka ovat Epassin Palvelun kautta tarjottavien työsuhde-etujen vastaanottajia ja edunsaajia, käsiteltäviä Henkilötietoja ovat seuraavat:
nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, työntekijän tunnistenumero ja kyseiselle loppukäyttäjälle osoitettujen työsuhde-etujen määrä ja luonne.
(c) Sovellettavat toimenpiteetHenkilötietoja siirretään Epassille turvallisessa kanavassa synkronoidun ja verkkopalveluun liitetyn käyttöliittymän kautta tai muulla Rekisterinpitäjän kanssa sovitulla tavalla (esimerkiksi Rekisterinpitäjän tietoturvallisen sähköpostin kautta Rekisterinpitäjän omalla vastuulla) Palvelun alkumäärityksen suorittamiseksi Rekisterinpitäjän työntekijöitä varten.
Epassi suorittaa Rekisterinpitäjälle tarkoitettujen palautustietojen jatkuvan käsittelyn ja toimittamisen verkkopalvelunsa kautta Rekisterinpitäjän valtuutetuille edustajille. Rekisterinpitäjän puolelta verkkopalvelun käyttö on suojattu valtuutettujen käyttäjätunnusten ja ‑salasanojen avulla. Lisätietoja Epassin verkkopalvelujärjestelmän tietoturvatoimenpiteistä toimitetaan Rekisterinpitäjälle tämän pyynnöstä.
(d) Henkilötietojen käsittelyn kestoHenkilötietoja käsitellään koko Palvelusopimuksen keston ajan ja tämän jälkeen niin kauan kuin on tarpeen Palvelunsopimuksen ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön ja/tai toimivaltaisten viranomaisten pyyntöjen mukaisesti.
Luettelo hyväksytyistä Henkilötietojen alikäsittelijöistä
| Palvelun nimi | Käyttö | Yrityksen nimi ja sijainti/osoite |
| Hetzner | verkkopalvelualustan isännöinti | Hetzner Online GmbH Industriestr. 25 91710 Gunzenhausen, Saksa https://www.hetzner.com/rechtliches/datenschutz |
| Microsoft 360 | Saas-palvelua koskevista asiakirjoista viestiminen ja niiden käsittely |
Microsoft Ireland Operations, Ltd. Data Protection One Microsoft Place South County Business Park Leopardstown Dublin 18, D18 P521, Irlanti |
| NetSuite | Toiminnanohjausjärjestelmä |
Gräsantörmä 2 |
| Freshworks GmbH |
Tukityökalu |
Freshworks GmbH |
| Apsis | Epassi-palvelun käyttöön kiinteästi liittyvä viestintä edunsaajille |
APSIS International AB Kungsgatan 6 211 49 Malmö, Ruotsi +46 40 24 97 70 hello@apsis.com |
| Telavox | Tukityökalu | Telavox Oy Pursimiehenkatu 26-30 C 00150 Helsinki https://telavox.com/ |
Epassi Finland Oy, Epassi Sweden AB ja Epassi Clearing Oy (yhdessä ”Epassi” tai ”me” kaikissa taivutusmuodoissa) kunnioittavat yksityisyyttäsi ja haluavat kaikin keinoin suojella Epassin palveluita käyttävien henkilöiden yksityisyyttä. Tässä tietosuojakäytännössä kuvataan, miten Epassi käsittelee henkilötietoja eli esimerkiksi sitä, minkälaisia henkilötietoja kerätään, mihin tarkoituksiin henkilötietoja käytetään ja mille tahoille henkilötietoja voidaan luovuttaa.
Tätä tietosuojakäytäntöä sovelletaan henkilöihin, jotka käyttävät Epassin palveluita, mukaan lukien Epassin loppukäyttäjille tarkoitettuja palveluita ja verkkosivustojamme. Tietosuojakäytäntöä sovelletaan henkilöihin myös silloin, kun viestimme palveluistamme tai hallinnoimme asiakassuhteita. Lisäksi tätä tietosuojakäytäntöä sovelletaan työnantaja-asiakkaidemme, potentiaalisten työnantaja-asiakkaidemme ja kauppiasasiakkaidemme yhteyshenkilöihin.
Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia luonnolliseen henkilöön (jäljempänä ”rekisteröity”) liittyviä tietoja, joiden avulla henkilö voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa. Henkilötiedot, rekisteröity, rekisterinpitäjä ja muut keskeiset termit on määritelty yleisessä tietosuoja-asetuksessa (2016/679, ”GDPR”). Epassi noudattaa kaikessa henkilötietojen käsittelyssä yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) sekä muuta sovellettavaa kansallista tietosuojalainsäädäntöä (”tietosuojalainsäädäntö”).
Palvelumme voivat myös sisältää ulkoisille verkkosivustoille ja ulkoisiin palveluihin johtavia linkkejä. Kyseisiä verkkosivustoja tai palveluita ylläpitävät muut organisaatiot, joita Epassi ei hallinnoi. Tätä tietosuojakäytäntöä ei sovelleta ulkoisten verkkosivustojen tai palveluiden käyttöön. Tästä syystä kannustamme tutustumaan niihin sovellettaviin tietosuojakäytäntöihin. Emme vastaa muiden verkkosivustojen tai ulkoisten palveluiden tietosuojakäytännöistä.
Yhteisrekisterinpitäjä: Epassi Finland Oy
Y-tunnus: 3220764-7
Osoite: Porkkalankatu 22 A, 00180 Helsinki, Suomi
Sähköposti: dataprivacy@epassi.com
Yhteisrekisterinpitäjän edustaja: Taika Pöntinen
Yhteisrekisterinpitäjä: Epassi Sweden AB
Y-tunnus: 556617-0030
Osoite: Storgatan 31, 461 30 Trollhättan, Ruotsi
Sähköposti: dataprivacy@epassi.com
Yhteisrekisterinpitäjän edustaja: Taika Pöntinen
Yhteisrekisterinpitäjä: Epassi Clearing Oy
Y-tunnus: 2872241-9
Osoite: Porkkalankatu 22 A, 00180 Helsinki, Suomi
Sähköposti: dataprivacy@epassi.com
Yhteisrekisterinpitäjän edustaja: Taika Pöntinen
Epassi kerää vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja välttämättömiä tässä tietosuojakäytännössä määriteltyjen tarkoitusten täyttämiseksi. Henkilötietoja päivitetään säännöllisin väliajoin pakottavan lain mukaisesti. Henkilötietoja käsitellään täysin erillään muista Epassin järjestelmistä, eikä niitä yhdistetä muihin käsittelytarkoituksiin.
Henkilötietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:
Henkilötietoja käsitellään loppukäyttäjien identifioimiseksi, käyttäjäprofiilin
täydentämiseksi sekä loppukäyttäjien tunnistamiseksi tarvittavan KYC-prosessin (KYC, know your customer, asiakkaan tuntemisvelvollisuus) suorittamiseksi, jotta Epassi voi tunnistaa loppukäyttäjät lakisääteisen velvoitteensa mukaisesti ja tarjota loppukäyttäjäpalveluita.
Tämän tarkoituksen täyttämiseksi käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
Telia Finland Oyj vastaa loppuasiakkaan todentamiseen vaadittavien henkilötietojen käsittelystä Epassin puolesta.
Oikeusperuste: henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen sekä lakisääteiseen velvoitteeseen.
Säilytysaika: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin loppukäyttäjä käyttää Epassi-palveluita ja enintään viisi vuotta käytön päättymisen jälkeen. Epassi voi kuitenkin käsitellä henkilötietoja tätäkin pitempään, mikäli avoimia loppukäyttäjään liittyviä tiedusteluja on olemassa tai mikäli pakottava kansallinen lainsäädäntö niin edellyttää.
Henkilötietoja käsitellään Epassin kauppiasasiakkaiden tunnistamiseksi tarvittavien KYC-tietojen (KYC, know your customer, asiakkaan tunnistamisvelvollisuus) ja riskiluokkien keräämiseksi ja säilyttämiseksi lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi.
Tämän tarkoituksen täyttämiseksi käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
Visma Solutions Oy vastaa kyseisten tietojen käsittelystä henkilötietojen käsittelijänä Epassin puolesta.
Oikeusperuste: henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen.
Säilytysaika: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin loppukäyttäjä käyttää Epassi-palveluita ja pääsääntöisesti enintään viisi vuotta palveluiden käyttämisen päättymisestä. Epassi voi kuitenkin käsitellä henkilötietoja tätäkin kauemmin, mikäli avoimia kuluttajaan liittyviä tiedusteluja on olemassa tai mikäli pakottava lainsäädäntö niin edellyttää.
Henkilötietoja käsitellään Epassin erityisten ja yleisten maksuvälineiden jakelua, käyttöä, ylläpitoa ja kehitystä varten sekä taloustietoja, sovelluksen käyttötietoja ja muita teknisten ratkaisujen taustatietoja varten.
Tämän tarkoituksen täyttämiseksi käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
Oikeusperuste: Henkilötietojen käsittely perustuu voimassa olevaan ja lainmukaiseen sopimussuhteeseen, kun palveluita jaellaan ja käytetään, ja muissa tapauksissa käsittely perustuu Epassin oikeutettuun etuun ylläpitää ja kehittää kyseisiä palveluita sekä työnantaja-asiakkailleen että loppuasiakkailleen (kuluttaja-asiakkailleen). Henkilötunnuksen käsittely perustuu sovellettavaan lainsäädäntöön tai rekisteröidyn antamaan suostumukseen.
Säilytysaika: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin loppukäyttäjä käyttää Epassi-palveluita ja sen jälkeen enintään kaksi vuotta. Maksutapahtumiin liittyviä ja taloudellisia tietoja varten käsiteltäviä ja säilytettäviä henkilötietoja säilytetään kymmenen vuoden ajan luomispäivästä alkaen pakottavan lain mukaisesti. Säilyttäminen voi jatkua tätäkin kauemmin kohdissa 3.1 ja 3.2 esitellyistä syistä.
Henkilötietoja käsitellään, jotta Epassin työnantaja-asiakkaille voidaan ilmoittaa kohdennettujen etujen käytöstä. Käsittely on tarpeen, jotta työnantaja-asiakkaille voidaan ilmoittaa työsuhde-etujen käytöstä palkanmaksutarkoituksia, palkanvähennyksien toteuttamista sekä verotus- ja laskutustarkoituksia varten. Henkilötietoja voidaan myös käsitellä ja raportoida työnantaja-asiakkaille mahdollisten etuuksien petos- tai väärinkäyttötapauksissa (tai epäillyt tapaukset).
Tämän tarkoituksen täyttämiseksi käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
Oikeusperuste: henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen tai henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen (petos/väärinkäyttö).
Säilytysaika: henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin loppukäyttäjä käyttää Epassi-palveluita tai niin kauan kuin laki vaatii liittyen petos-/väärinkäyttötapauksiin (10 vuotta transaktiodata).
3.5. Loppukäyttäjien maksutapahtumahistorian säilyttäminen
Henkilötietoja käsitellään, jotta loppukäyttäjien maksutapahtumahistoriaa voidaan säilyttää mahdollisten oikeusvaateiden laatimiseksi tai puolustamiseksi tarvittaessa.
Tämän tarkoituksen täyttämiseksi käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
Oikeusperuste: Henkilötietojen käsittely perustuu Epassin oikeutettuun etuun säilyttää maksutapahtumahistoriaa oikeusvaateiden laatimiseksi tai puolustamiseksi.
Säilytysaika: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Säilytysaika maksutapahtumatietoja ja taloudellisia tietoja varten on vähintään kymmenen vuotta pakottavan lain mukaisesti.
Tämän tarkoituksen täyttämiseksi käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
Oikeusperuste: Henkilötietojen käsittely perustuu Epassin oikeutettuun etuun markkinoida Epassin tuotteita ja/tai palveluita käyttäjille. Suoramarkkinoinnin yhteydessä henkilötietojen käsittely perustuu myös rekisteröidyn antamaan suostumukseen kohdennetun markkinoinnin ja mainonnan sekä kolmansien osapuolten tuotteiden ja palvelujen markkinoinnin tarjoamista varten. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää henkilötietojensa käyttö suoramarkkinointiin, ja hän voi milloin tahansa peruuttaa aiemmin antamansa suostumuksen.
Sähköinen käyttäjäviestintä (sähköpostitse) tapahtuu APSIS-alustan kautta, ja Apsis International AB toimii Henkilötietojen käsittelijänä. Lisätietoja tiedonsiirrosta on kohdassa 6.
Säilytysaika: henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin loppukäyttäjä pysyy Epassin asiakkaana ja/tai on antanut asianmukaisen suostumuksensa suoramarkkinointitarkoituksiin.
Henkilötietoja käsitellään sähköpostiviestien vastaanottajien toimien arvioimiseksi ja seuraamiseksi, kun sähköpostiviesti on lähetetty Epassi-palveluiden loppukäyttäjille. Tähän voi sisältyä myös toimia koskevien koontitilastojen tuottamista.
Tämän tarkoituksen täyttämiseksi käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
Oikeusperuste: henkilötietojen käsittely perustuu Epassin oikeutettuun etuun voida seurata sitä, miten sähköpostien vastaanottajat toimivat vastaanottaessaan sähköpostiviestejä Epassilta.
Säilytysaika: Henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin loppukäyttäjä pysyy Epassin asiakkaana ja/tai on antanut asianmukaisen suostumuksensa suoramarkkinointitarkoituksiin.
Henkilötietoja käsitellään Epassin palveluiden kehittämiseksi verkkoanalytiikkaa ja evästeitä käyttäen sekä verkkosivustomme hallinnoimiseksi ja käyttäjien pyyntöjen täyttämiseksi.
Tämän tarkoituksen täyttämiseksi käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
Oikeusperuste: henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.
Säilytysaika: henkilötietoja säilytetään enintään kaksi vuotta.
3.9. Viestintä Epassin työnantaja- ja kauppiasasiakkaiden kanssa
Henkilötietoja käsitellään Epassin työnantaja- ja kauppiasasiakkaiden yhteyshenkilöiden kanssa viestimisen mahdollistamiseksi.
Tämän tarkoituksen täyttämiseksi käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
Oikeusperuste: Henkilötietojen käsittely perustuu Epassin oikeutettuun etuun viestiä Epassin työnantaja- ja kauppiasasiakkaiden yhteyshenkilöiden kanssa.
HubSpot, Inc. vastaa henkilötietojen käsittelystä henkilötietojen käsittelijänä Epassin puolesta.
Säilytysaika: henkilötietoja käsitellään/säilytetään niin kauan kuin työnantaja- tai kauppiasasiakkaan yhteyshenkilö tunnistetaan yritystä edustavaksi yhteyshenkilöksi.
Epassi työnantaja-asiakkaiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja voidaan käyttää Epassin ja/tai tämän yhteistyökumppaneiden palveluiden markkinoimiseen.
Tämän tarkoituksen täyttämiseksi käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
Oikeusperuste: Henkilötietoja käsitellään työnantaja-asiakkaan yhteyshenkilön antaman suostumuksen perusteella.
Säilytysaika: Henkilötietoa käsitellään markkinointitarkoituksessa markkinointikampanjan keston ajan ja enintään kaksi (2) vuotta tämän jälkeen tai siihen asti kun rekisteröity peruuttaa tietojen käsittelyä koskevan suostumuksensa.
Henkilötietoja käsitellään Epassin rahoituskumppanin kanssa viestimisen mahdollistamiseksi.
Tämän tarkoituksen täyttämiseksi käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
Oikeusperuste: Henkilötietojen käsittely perustuu Epassin oikeutettuun etuun viestiä Epassin rahoituskumppanien yhteyshenkilöiden kanssa.
Svea Bank AB tai Svea Bank AB, filial i Finland tai Tukirahoitus Oy vastaa henkilötietojen käsittelystä henkilötietojen käsittelijänä Epassin puolesta.
Säilytysaika: Henkilötietoja käsitellään/säilytetään niin kauan kuin rahoituskumppanin yhteyshenkilö tunnistetaan yritystä edustavaksi yhteyshenkilöksi.
Henkilötietoja käsitellään tuotteiden toimittamiseksi Epassin loppukäyttäjille.
Tämän tarkoituksen täyttämiseksi käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
Oikeusperuste: Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen ja Epassin oikeutettuun etuun viestiä Epassin työnantaja- ja kauppiasasiakkaiden yhteyshenkilöiden kanssa.
Shopify, Inc. vastaa henkilötietojen käsittelystä henkilötietojen käsittelijänä Epassin puolesta.
Säilytysaika: Henkilötietoja käsitellään/säilytetään niin kauan kuin loppukäyttäjä on saman työnantajan palveluksessa tai vuokraa tuotetta työnantajalta tai niin kauan kuin kukin lakisääteinen velvoite edellyttää.
Henkilötietoja käsitellään Epassin työnantaja-asiakkaiden ja loppukäyttäjien tukiasioiden hallinnoimiseksi sekä puhelintuen tarjoamiseksi.
Tämän tarkoituksen täyttämiseksi käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
Oikeusperuste: Henkilötietojen käsittely perustuu Epassin oikeutettuun etuun hallinnoida tukiasioita.
Säilytysaika: henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen sen tarkoituksen täyttämiseksi, jota varten henkilötiedot on kerätty, ja sen jälkeen enintään kaksi vuotta.
3.14. Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen (kirjanpito, tilinpäätös jne.)
Henkilötietoja käsitellään lakisääteisten velvoitteidemme, kuten kirjanpito- tai verolainsäädäntöön liittyvien velvoitteidemme, täyttämiseksi.
Tämän tarkoituksen täyttämiseksi käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
Oikeusperuste: henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen.
Säilytysaika: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin kukin lakisääteinen velvoite edellyttää. Suomen kirjanpitolaki esimerkiksi velvoittaa säilyttämään kirjanpidon tukiaineistoa koskevat tiedot vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisen jälkeen. Ruotsissa vastaava säilytysvelvoite on seitsemän vuotta tilikauden päättymisen jälkeen.
Oikeutettuun etuun perustuvien käsittelytoimien osalta olemme huolellisesti punninneet oikeutetun etumme painoarvoa suhteessa rekisteröityjen yksityisyyttä koskevaan oikeuteen ja tulleet siihen tulokseen, että etumme syrjäyttää rekisteröityjen oikeudet ja vapaudet.
Jos käsittely on sellaista, että se sovellettavan lainsäädännön mukaan edellyttää suostumusta, ilmoitamme sen ja pyydämme suostumuksen, jolloin tämä on käsittelyn oikeusperuste. Sinulla on kuitenkin oikeus peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa ilman, että se vaikuttaa ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Mikäli peruuttaminen tarkoittaa, että emme pysty tarjoamaan enää palveluitamme, voimme lopettaa palveluiden tarjoamisen.
4. TIETOLÄHTEET
Henkilötiedot kerätään pääasiassa suoraan rekisteröidyiltä, esimerkiksi palveluihimme rekisteröitymisen ja niiden käytön yhteydessä tai asiakassuhteen aikana.
Henkilötietoja voidaan myös kerätä loppukäyttäjien työnantajalta niiden palveluiden yhteydessä, jotka työnantaja ja Epassi tarjoavat loppukäyttäjälle. Tällöin tietoja kerätään, jotta loppuasiakas saadaan rekisteröityä Epassin kuluttaja-asiakkaaksi ja jotta loppuasiakkaalle saadaan luotua henkilökohtainen tili Epassi-palveluun.
Henkilötietoja voidaan myös kerätä automaattisesi rekisteröidyn käyttäessä palveluitamme esimerkiksi loppukäyttäjäpalveluidemme käytön tai verkkosivustollamme vierailun yhteydessä.
Rekisteröidyn luvalla tietoja voidaan myös kerätä muilla tavoilla markkinoinnin yhteydessä.
Henkilötietoja voidaan päivittää ja täydentää yksityisistä ja julkisista lähteistä kerättävillä tiedoilla.
Palveluidemme yhteydessä kerättäviä henkilötietoja säilytetään tässä tietosuojakäytännössä määritellyn ja lain vaatiman ajan, ellei kyseisiä tietoja korvata säännöllisillä päivityksillä tai muutoin. Käsittelytyypistä riippuen säilytysajat vaihtelevat merkittävästi.
Arvioimme henkilötietojen tarpeellisuuden ja täsmällisyyden säännöllisesti ja pyrimme varmistamaan, että virheelliset ja tarpeettomat henkilötiedot korjataan tai poistetaan.
Yksityiskohtaiset säilytysajat on saatavissa pyynnöstä.
Henkilötietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa tässä tietosuojakäytännössä mainittuja tarkoituksia varten viranomaisille, muille samaan Epassin yritysryhmään kuuluville yhtiöille ja valituille kolmansille osapuolille, kuten kolmannen osapuolen palveluntarjoajille (esimerkiksi IT-toimittajillemme ja markkinointia puolestamme hoitaville mainostoimistoille). Tällaisissa tapauksissa henkilötietoja luovutetaan ainoastaan edellä määriteltyjä tarkoituksia varten. Lisäksi kaikki tietojenluovutukset rajoittuvat aina kyseessä olevien tarkoitusten kannalta ehdottoman tarpeellisiin henkilötietoihin. Emme myy tai muutoin luovuta henkilötietoja Epassin ulkopuolisille kolmansille osapuolille kyseisten kolmansien osapuolten omia tarkoituksia varten.
Henkilötietoja luovutetaan säännöllisesti seuraaville kolmansille osapuolille sovittujen palveluiden tarjoamiseksi:
Epassi voi lisäksi jakaa henkilötietoja mahdollisen fuusion, omaisuuseriemme myynnin tai koko liiketoimintamme tai sen osan rahoituksen tai kaupan yhteydessä ja muiden vastaavien järjestelyjen yhteydessä.
Henkilötietoja luovutetaan kolmansille osapuolille myös, jos jokin sovellettava laki tai sääntely tai toimivaltaisen viranomaisen antama määräys niin edellyttää, ja mahdollisen tuotteiden tai palveluiden loukkaavan käytön tutkimiseksi sekä Epassin tuotteiden ja palveluiden turvallisuuden ja käytettävyyden takaamiseksi.
Jotta Epassi voi tarjota sovitut palvelut, myös seuraavat Epassin henkilötietojen käsittelijät käsittelevät henkilötietoja. Luettelo henkilötietojen käsittelijöistä ja muista tietojen vastaanottajista:
Osa Epassin henkilötietojen käsittelyyn käyttämistä palveluista voi toimia Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella. Tästä syystä henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli henkilötietoja siirretään EU:n/ETA:n ulkopuolelle, kyseiset tiedonsiirrot tehdään joko maahan, jonka Euroopan komissio on katsonut pystyvän tarjoamaan riittävän tasoista tietosuojaa, tai suoritetaan käyttäen Euroopan komission tai toimivaltaisen tietosuojaviranomaisen hyväksymiä asianmukaisia suojatoimia. Tällaisia asiamukaisia suojatoimia ovat esimerkiksi hyväksytyt vakiosopimuslausekkeet, mukaan lukien mahdolliset lisäsuojatoimet, kun niiden katsotaan olevan tarpeellisia, tai muut Euroopan komission tai toimivaltaisen tietosuojaviranomaisen hyväksymät tavat yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
Seuraavat vastaanottajat voivat siirtää henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle:
Henkilötietojen luottamuksellisuuden, eheyden ja saatavuuden turvaaminen on Epassille tärkeää. Epassin turvallisuudenhallintajärjestelmä perustuu lakien, määräysten, sopimusten ja tiettyjen standardien (kuten ISO 27001) vaatimuksiin. Turvallisuudenhallintajärjestelmä koostuu asianmukaisista teknisistä, hallinnollisista ja organisatorisista turvatoimenpiteistä, joilla henkilötietoja suojataan luvattomalta pääsyltä, luovuttamiselta, tuhoamiselta ja käsittelyltä.
Hallinnolliset ja organisatoriset toimenpiteet:
Tekniset toimenpiteet:
Kun otamme kuitenkin huomioon uhat nykypäivän verkkoympäristössä, emme voi täysin taata sitä, että turvatoimenpiteemme estävät laittomasti ja haitallisesti toimivia kolmansia osapuolia pääsemästä henkilötietoihin taikka henkilötietojen absoluuttista turvallisuutta, kun niitä siirretään tai tallennetaan järjestelmiimme.
Kaikkia henkilötietoja käsitteleviä osapuolia sitoo salassapitovelvollisuus henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa. Pääsy henkilötietoihin on rajoitettu työntekijöihin, joilla on tehtäviinsä liittyvä tarve saada pääsy niihin. Vaadimme myös palveluntarjoajiltamme asianmukaisia menetelmiä henkilötietojen suojaamiseksi.
9. EVÄSTEIDEN JA VASTAAVIEN TEKNIIKOIDEN KÄYTTÖ
Epassin verkkosivustolla käytetään evästeitä.
Eväste on pieni tietoa sisältävä tekstitiedosto, joka tallentuu tietokoneellesi. Evästeitä käytetään tavallisesti verkkosivuston käyttäjäkokemuksen parantamiseksi. Evästeitä on kahta tyyppiä:
Ensimmäinen tyyppi tallentaa vierailijan tietokoneelle pysyvän tiedoston. Tiedostoa käytetään esimerkiksi helpottamaan verkkosivuston käyttöä mieltymystesi ja kiinnostuksen kohteidesi mukaan.
Toista tyyppiä kutsutaan istuntokohtaiseksi evästeeksi. Se tallentuu väliaikaisesti vierailijan tietokoneen muistiin vierailijan ollessa verkkosivustolla. Istuntokohtaiset evästeet poistuvat, kun suljet selaimen. Sinusta ei tallenneta henkilökohtaisia tietoja, kuten sähköpostiosoitettasi tai nimeäsi.
Verkkosivustollamme käytetään kumpaakin evästetyyppiä. Kun vierailet sivustolla, tietokoneesi ja verkkopalvelimemme välillä lähetetään istuntoeväste, joka muun muassa helpottaa liikkumistasi sivustolla. Istuntokohtaisia evästeitä käytetään myös käyttäessäsi verkkopalvelujamme. Eväste poistuu istunnon päättyessä.
Verkkosivustomme kerää myös anonyymia tietoa Google Analyticsin avulla palvelun kehittämistä varten.
10. AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO JA PROFILOINTI
Epassi ei käytä yleisen tietosuoja-asetuksen 22 artiklan mukaista automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
Rekisteröidyillä on sovellettavan tietosuojalainsäädännön nojalla tiettyjä henkilötietojen käsittelyyn liittyviä oikeuksia.
Oikeus saada pääsy tietoihin ja oikeus tarkastaa tiedot
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa ja nähdä häntä koskevat tiedot ja saada ne pyynnöstä kirjallisessa tai sähköisessä muodossa. Tätä sovelletaan tietoihin, jotka rekisteröity on antanut Epassille siltä osin kuin käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen.
Tämän oikeuden käyttäminen on yleisesti maksutonta.
Oikeus tietojen oikaisemiseen ja oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyillä on oikeus vaatia heitä koskevien virheellisten henkilötietojen oikaisemista ja puutteellisten henkilötietojen täydentämistä.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia Epassia poistamaan rekisteröidyn henkilötiedot tai lopettamaan niiden käsittelyn esimerkiksi silloin, kun tiedot eivät enää ole tarpeen käsittelytarkoituksiin. On kuitenkin syytä huomata, että tietyt henkilötiedot ovat ehdottoman välttämättömiä tässä tietosuojakäytännössä määriteltyjen tarkoitusten täyttämiseksi. Lisäksi sovellettavat lait voivat edellyttää niiden säilyttämistä.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada Epassille toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus halutessaan siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sovelletaan suostumukseen tai sopimukseen perustuvaan henkilötietojen käsittelyyn.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. Tilanteissa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, Epassi rajoittaa tietoihin pääsyä.
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, jos käsittelyn oikeudellisena perusteena ovat Epassin oikeutetut edut. Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojensa käyttöä markkinointitarkoituksiin.
Oikeus peruuttaa suostumus
Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti.
Pyydämme kuitenkin, että asiat pyritään ratkaisemaan ensin suoraan Epassin kanssa.
Suomessa asiaankuuluva viranomainen on tietosuojavaltuutettu (http://www.tietosuoja.fi)
Ruotsissa asiaankuuluva viranomainen on Ruotsin tietosuojaviranomainen (https://www.imy.se/).
Oikeuksien käyttäminen
Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulisi tehdä kirjallisessa tai sähköisessä muodossa ja osoittaa rekisterinpitäjänä toimivalle Epassille.
Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista, mistä syystä saatamme pyytää lisätietoja. Pyyntöön vastataan kohtuullisen ajan kuluessa ja mahdollisuuksien mukaan yhden kuukauden kuluessa pyynnöstä ja henkilöllisyyden todentamisesta.
Mikäli rekisteröidyn pyyntöä ei voida täyttää, kieltäytyminen on annettava kirjallisesti tiedoksi rekisteröidylle. Epassi voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta) yhtiön lakisääteisen velvoitteen tai oikeuden, kuten palveluihimme liittyvän velvoitteen tai vaateen, perusteella. On huomattava, että Epassi voi periä kohtuullisen maksun, jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti.
Rekisteröity voi käyttää edellä mainittuja oikeuksia lähettämällä kirjallisen pyynnön sähköpostitse tai kirjeitse käyttäen tässä tietosuojakäytännössä annettuja yhteystietoja. Pyyntöön on sisällytettävä mukaan seuraavat tiedot: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, käyttäjätunnus ja tiedot käytetyistä tuotteista tai palveluista.
Ota meihin yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää tietosuojakäytännöistämme tai haluat käyttää oikeuksiasi.
Epassi voi tehdä muutoksia tähän tietosuojakäytäntöön milloin tahansa ilmoittamalla siitä verkkosivustollaan ja/tai muilla soveltuvilla tavoilla. Rekisteröityjen on erittäin suositeltavaa tarkastaa verkkosivustollamme oleva tietosuojakäytäntö säännöllisin väliajoin.
Jos rekisteröity vastustaa mitä tahansa tämän tietosuojakäytännön muutosta, rekisteröidyn on lopetettava palvelujen käyttö tarvittaessa, ja hän voi pyytää meitä poistamaan henkilötiedot, ellei sovellettava laki vaadi meitä säilyttämään tällaisia henkilötietoja. Ellei toisin mainita, nykyinen tietosuojakäytäntö koskee kaikkia käsittelemiämme henkilötietoja.
Tämä tietosuojakäytäntö on julkaistu 21.10.2021 (versio 1.0).
Versiohistoria
|
Versionumero |
Muutoksen kuvaus |
Päiväys |
|
1.0 |
Asiakirja luotu |
|
|
2.0 |
Asiakirja päivitetty |
25.2.2022 |
|
2.1 |
Asiakirja päivitetty |
17.3.2022 |
|
2.2 |
Asiakirja päivitetty (EpassiBIKE) |
21.6.2022 |
|
2.3 |
Asiakirja päivitetty |
3.5.2023 |
|
2.4 |
Asiakirja päivitetty |
21.11.2023 |
|
2.5 |
Asiakirja päivitetty |
19.12.2023 |
|
2.6 |
Asiakirja päivitetty |
15.3.2024 |
|
2.7 |
Asiakirja päivitetty |
12.9.2024 |
|
2.8 |
Asiakirja päivitetty |
25.6.2025 |
Voimassa 20.7.2025 alkaen
Käyttämällä Epassi-palvelua hyväksyt nämä käyttöehdot (”Käyttöehdot”) ja sitoudut noudattamaan niitä.
Epassi
Epassi Finland Oy, (Y-tunnus 3220764-7), jäljempänä myös ”Epassi”
Porkkalankatu 22 A, 00180 Helsinki
info@epassi.fi
www.epassi.fi
Epassi Clearing Oy, (Y-tunnus 2872241-9), jäljempänä myös ”Clearing”
Porkkalankatu 22 A, 00180 Helsinki
info@epassi.fi
www.epassi.fi
Määritelmät
Palveluntarjoajalla tarkoitetaan yritystä tai yhteisöä, joka tarjoaa palvelujaan Epassi-palvelussa Epassin kanssa tekemänsä sopimuksen perusteella.
Epassi-maksulla tarkoitetaan Epassi-palvelulla tai Lompakolla suoritettua maksua.
Epassi-palvelulla tarkoitetaan Epassi Finland Oy:n tarjoamaa henkilöstöetujen hankkimiseen ja maksamiseen liittyvä mobiili- ja alustapalvelua kuluttajille (kohdennettu maksuväline) sekä Epassi Lompakon kunkin käyttäjän valinnaisesti aktivoimia toiminnallisuuksia.
Epassi Lompakolla tarkoitetaan Epassi Clearing Oy:n ja/tai sen Kumppanin, tai näiden yhteistyössä tarjoamia mobiilimaksamisen ja/tai maksunvälityksen toimintoja Epassi-palvelussa kuluttajille (yleinen maksuväline). Epassi Lompakon lisäehdot on esitetty jaksossa II.
Palvelulla tarkoitetaan Epassi Finland Oy:n kanssa sopimuksen tehneen Palveluntarjoajan Epassi-palvelussa kulloinkin tarjoamaa palvelua, hyödykettä, etuutta tai alennusta.
Kumppanilla tarkoitetaan Epassi Clearing Oy:n kanssa sopimuksen perusteella yhteistyötä tekevää kolmatta osapuolta, jonka tarjoamia palveluita tai tämän tarjoamien palveluiden ominaisuuksia on saatavilla Epassi Lompakossa, tai joka muutoin osallistuu Palvelun toteuttamiseen (kuten Paytrail).
***
I. Epassi-palvelu
Epassi-palvelu on digitaalinen palvelu, jossa voit käyttää työnantajasi tarjoamia henkilöstöetuja Palveluntarjoajien tuotteiden ja palveluiden maksamiseen, tai Epassi Lompakon toiminnallisuuksia. Epassi-palvelu, sen sisältö ja Palvelut voivat sisältää Epassin, Palveluntarjoajan tai kolmannen osapuolen mainoksia. Kolmannen osapuolen palveluihin sovelletaan kolmannen osapuolen ehtoja.
Palveluntarjoajat antavat tiedot Epassi-palvelussa tarjoamistaan tuotteista ja palveluista, mukaan lukien tuotekuvaukset ja hinnat. Mikäli käyttäjällä on Palveluntarjoajan tuotteiden tai palveluiden käyttöön liittyviä rajoitteita, tulee käyttäjän sopia niistä Palveluntarjoajan kanssa.
Epassi-palvelun kautta käyttäjä voi sitoutua sopimussuhteeseen kolmansien osapuolten, eli Palveluntarjoajien sekä Kumppanien kanssa. Tällöin käyttäjän ja Palveluntarjoajan tai Kumppanin välille muodostuu itsenäinen sopimussuhde. Epassi kannustaa kaikkia käyttäjiään tutustumaan sopimusehtoihin ennen niihin sitoutumista.
I.1. Käyttöönotto
Kun lataat Epassi-sovelluksen sovelluskaupasta ja hyväksyt sovelluksessa käyttöehdot tai kirjaudut Epassin verkkopalveluun ja hyväksyt käyttöehdot, syntyy sopimus Epassi-palvelun käyttöönotosta sinun ja Epassin välille. Käyttöönottoa varten, Epassi lähettää sinulle kertakäyttöisen salasanan. Epassin palveluiden käyttö edellyttää vahvaa tunnistautumista sekä henkilökohtaisen PIN-koodin asettamista.
Epassi-palvelun käyttö ammatillisessa tai kaupallisessa toiminnassa on kielletty.
Epassi Lompakon käyttöönotto edellyttää käyttäjältä lisätoimenpiteitä (ks. Jakso ”II Epassi Lompakko”).
I.2. Epassi-palvelun saatavuus ja tekniset edellytykset
Epassi-palvelu on käytettävissä mobiiliapplikaation välityksellä tai verkkopalveluna osoitteessa https://services.epassi.fi. Epassi-palvelun eri käyttötavoilla saattaa olla toisistaan poikkeavia ominaisuuksia tai sen käyttömahdollisuudet saattavat olla rajoitettuja suhteessa toiseen käyttötapaan.
Epassi-palvelun käyttäminen edellyttää Epassi-tiliä, älylaitetta ja yhteensopivaa käyttöjärjestelmää tai tietokonetta ja toimivaa internet-yhteyttä. Epassi-tili on lähtökohtaisesti henkilökohtainen, ellei muuta ole sovittu. Vastaat laitteesi toiminnasta, tietoturvasta ja yhteensopivuudesta sekä internet-yhteyden järjestämisestä. Sinun tulee huolehtia, että käytät viimeisintä mahdollista versiota Epassi-applikaatiosta. Versiopäivitykset julkaistaan applikaatiokaupassa. Päivitysten tekemättä jättäminen voi estää Epassi-palvelun tai Palveluiden käytön.
Epassi ei takaa, että Epassi-palvelu tai Palvelut ovat jatkuvasti saatavilla. Epassi tai Palveluntarjoaja voi keskeyttää Palvelun tarjoamisen tai käytön ilmoittamatta tästä etukäteen käyttäjälle tai kunkin Palvelun erillisehtojen mukaisesti. Epassi pyrkii ilmoittamaan tiedetyistä Palvelun käytön keskeytyksistä kohtuullisessa ajassa etukäteen ja järjestämään säännönmukaiset keskeytykset sekä päivitykset Palvelun hiljaisen käytön tunteina. Epassi pidättää täyden oikeuden keskeyttää Palvelun tarjoaminen huolto ym. katkojen ajaksi.
I.3 Asiakkaan vastuu ja huolellinen käyttö
Vastaat siitä, että antamasi käyttäjätiedot ovat oikeat ja aina ajan tasalla. Pääsykoodisi, jolla kirjaudut Epassi-palveluun, on henkilökohtainen. Pääsykoodia ei saa luovuttaa muille henkilöille. Käyttäjä on vastuussa kaikesta Epassi-palveluun liittyvästä Epassi-tilinsä käytöstä.
Mikäli epäilet, että laitteesi tai Epassi-tilisi tiedot ovat joutuneet sivullisen haltuun, sinun tulee välittömästi ilmoittaa siitä Epassin asiakaspalveluun. Pelkkä operaattorin tarjoaman puhelinliittymän sulkeminen ei riitä estämään Epassi–palvelun käyttöä ja maksutapahtumien tekemistä.
Väärinkäytös- ja/tai katoamistilanteissa vastaat Palveluiden käytöstä ja Palveluissa tehdyistä maksuista, kunnes olet tehnyt katoamisilmoituksen Epassille ja Epassi-tilisi on suljettu.
Epassi ei koskaan vastaa virheellisellä menettelylläsi kolmannelle osapuolelle aiheutuneista mahdollisista vahingoista.
I.4. Palvelumaksut ja palkkiot
Epassi-palvelun käyttö on maksutonta, mutta edellyttää tiedonsiirtoa verkossa.
Operaattorisi saattaa veloittaa tiedonsiirrosta mobiilidataan liittyviä maksuja. Vastaat Epassi-palvelun ja Palveluiden käytöstä aiheutuvista tiedonsiirron kustannuksista tai muista telepalveluista veloitettavista maksuista. Epassi-palvelussa tarjottavien Palveluiden käyttämiseen liittyvistä mahdollisista maksuista tai palkkioista sovit erikseen Palveluntarjoajan tai Epassin kanssa maksutapahtuman yhteydessä.
Epassi Lompakon käyttöön liittyen lisää ehtoja jaksossa ”II Epassi Lompakko”.
I.5 Epassin oikeus sulkea Epassi-palvelu
Epassilla on oikeus sulkea Epassi-palvelu ja estää sen käyttö kokonaan tai osittain, jos:
Epassi ilmoittaa sinulle Epassi-palvelun sulkemisesta ja/tai rajoittamisesta sähköpostilla ilmoittamaasi osoitteeseen tai applikaatiossa julkaistavalla ilmoituksella.
Kansainvälisillä pakotteilla tarkoitetaan Suomen valtion, Yhdistyneiden Kansakuntien, Euroopan Unionin, Amerikan Yhdysvaltojen ja Yhdistyneiden Kuningaskuntien taikka näiden toimivaltaisten viranomaisten tai toimielinten asettamaa, hallinnoimaa, hyväksymää tai toimeenpanemaa pakotetta, taloudellista sanktiota, vienti- tai tuontikieltoa, kauppasaartoa tai muuta rajoittavaa toimenpidettä.
I.6 Palvelun virhe ja Vahingonkorvausvastuu
Mikäli katsot, että Epassi-palvelussa on virhe, ovat sinulla käytettävissäsi soveltuvan lainsäädännön mukaiset oikeuskeinot. Epassi pyrkii ensisijaisesti oikaisemaan virheen. Mikäli huomaat virheen, ole yhteydessä Asiakaspalveluumme.
Epassi ei takaa, että Palvelu on virheetön tai käytettävissä keskeytyksettä. Jos aiheutamme vahinkoa toimimalla sopimuksen vastaisesti, korvaamme vain välittömän vahingon, ellemme ole aiheuttaneet vahinkoa tahallisesti, törkeällä tuottamuksella tai jollei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu.
Epassi tai Clearing ei vastaa Epassi-palveluun mukaan liittyneiden Palveluntarjoajien tai Epassi Lompakon Kumppaneiden tarjoamien palveluiden, kanta-asiakasohjelmien tai muiden kolmansien luotto- ja/tai maksulaitosten palveluiden sisällöstä, ehdoista, toimivuudesta, tietoturvasta tai niihin liittyvistä käyttäjän maksuista.
Epassi tai Clearing ei vastaa Palvelun käytön keskeytymisestä tai vahingosta, joka aiheutuu ylivoimaisesta esteestä tai muusta vastaavasta siihen verrattavaan syyhyn perustuvasta Epassin toiminnan kohtuuttomasta vaikeutumisesta. Epassia tai sen käyttämää alihankkijaa, Palveluntarjoajaa tai Kumppania kohtaava ylivoimainen este oikeuttaa Epassia keskeyttämään Epassi-palvelun tarjoamisen esteen vaikutusalueella esteen ajaksi.
I.7 Sopimuksen, sopimusehtojen ja palvelun ominaisuuksien muutokset
Epassi kehittää Palvelua jatkuvasti, ja Epassilla on oikeus muuttaa näitä ehtoja, Epassi-palvelun sisältöä ja Epassi-palvelun käyttöön tarkoitetuille laitteille asetettuja vaatimuksia. Epassi ilmoittaa olennaisista muutoksista joko viestillä mobiililaitteeseesi, sähköpostiisi tai applikaatiossa julkaistavalla ilmoituksella. Muutokset, jotka eivät lisää velvollisuuksiasi tai heikennä oikeuksiasi tulevat voimaan välittömästi. Jos muutos lisää velvollisuuksiasi tai heikentää oikeuksiasi, muutos tulee voimaan aikaisintaan kuukauden kuluttua muutosilmoituksesta tai hyväksynnälläsi.
Sopimus jatkuu muutetun sisältöisenä, ellet irtisano Epassi-palveluasi ennen muutoksen voimaan tuloa. Sinulla on oikeus muutosten ilmoitettuun voimaantulopäivään saakka irtisanoa sopimus päättymään välittömästi kohdassa I.13 kuvatulla tavalla. Huomaathan, että sinun tulee ilmoittaa Epassi-palvelusi irtisanomisesta viipymättä myös työnantajallesi.
I.8 Henkilötietojen käsittely
Epassi käsittelee henkilötietojasi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti sekä tietosuojaselosteessa tarkemmin kerrotuin tavoin.
Tutustuthan tietosuojaselosteeseemme: https://www.epassi.fi/privacy-policy
I.9 Immateriaalioikeudet
Kaikki Epassi-palveluun, Epassi Lompakkoon ja sen sisältöön liittyvät oikeudet, mukaan lukien omistusoikeus, tekijänoikeudet, patentit, tavaramerkit ja kaikki muut immateriaalioikeudet kuuluvat Epassille ja/tai Palveluntarjoajalle ja/tai Kumppanille ja/tai muulle ilmoitetulle kolmannelle osapuolelle, ellei joltain osin ole erityisesti toisin ilmoitettu.
Sinulla on rajoitettu, ei-yksinomainen, ei-siirtokelpoinen, ja ei-alilisensoitava oikeus käyttää Palvelua siinä muodossa, jossa se sinulle kulloinkin tarjotaan. Käyttöoikeus on rajattu ainoastaan näiden Käyttöehtojen, Epassin kotisivuilla kulloinkin julkaistuiden ohjeiden (https://www.epassi.fi/fi/tyontekijalle) ja palvelukuvausten mukaisiin tarkoituksiin.
I.10 Sopimuksen siirtäminen
Epassilla on oikeus siirtää tämä sopimus siihen perustuvine oikeuksineen ja velvollisuuksineen kokonaan tai osittain määräämälleen osapuolelle. Sinulla ei ole oikeutta siirtää tätä sopimusta kolmannelle osapuolelle.
I.11 Epassi-palvelun sopimuksen peruuttaminen
Sinulla on oikeus peruuttaa Epassi-palvelun käyttöönotto ja sopimuksen tekeminen 14 päivän kuluessa sopimuksen tekemisestä ilmoittamalla siitä Epassilla Asiakaspalveluun. Huomaathan, että sinun tulee ilmoittaa Epassi-palvelusi peruuttamisesta viipymättä myös työnantajallesi.
I.13 Sopimuksen voimassaolo ja irtisanominen
Sopimus on voimassa toistaiseksi. Voit irtisanoa sopimuksen päättymään heti lähettämällä irtisanomisilmoituksen Epassille sähköpostilla osoitteeseen info@Epassi.fi. Huomaathan, että sinun tulee ilmoittaa Epassi-palvelusi irtisanomisesta viipymättä myös työnantajallesi. Huomioithan, että pelkkä Epassi-sovelluksen poistaminen mobiililaitteesta ei päätä sopimusta, eikä Epassi-palvelun käyttöä. Epassi-palvelun käyttäjäkohtainen tunnus tulee erityisesti muistaa poistaa silloin, kun matkapuhelinnumerosi siirretään toisen henkilön nimiin tai lakkautat puhelinliittymän ja puhelinnumerosi vapautuu kolmannen käyttöön
Epassilla on oikeus irtisanoa tämä sopimus päättymään kahden (2) kuukauden kuluttua irtisanomisesta. Epassilla on oikeus purkaa sopimus päättymään heti, mikäli olet olennaisesti rikkonut näitä sopimusehtoja tai käytät Epassi-palvelua lain tai hyvän tavan vastaiseen toimintaan. Epassi lähettää irtisanomista tai purkamista koskevan ilmoituksen viestinä mobiililaitteeseesi, sähköpostiisi tai julkaisemalla sen applikaatiossa.
I.14 Sovellettava lainsäädäntö, tuomioistuimen ulkopuoliset oikaisukeinot ja oikeuspaikka
Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lakia, lukuun ottamatta sen lainvalintasäännöksiä, riippumatta siitä mistä maasta Epassi-palvelua käytetään.
Voit saattaa kohdennetun maksuvälineen käyttöön liittyvän Epassi-palveluun liittyvän riita-asian kuluttajariitalautakunnan ratkaistavaksi, tutustu osoitteessa www.kuluttajariita.fi. Voit myös nostaa kanteen Suomessa olevan kotipaikkasi käräjäoikeudessa tai Helsingin käräjäoikeudessa. Jos Sinulla ei ole kotipaikkaa Suomessa, oikeuspaikkana toimii Helsingin käräjäoikeus.
II. Epassi Lompakko
Epassi Lompakon toiminnallisuuksien osalta noudatetaan yllä esitettyjen Epassi-palvelun Käyttöehtojen lisäksi alla esitettyjä erityisehtoja.
Voit ladata rahaa Epassi Lompakkoon OmaRaha-saldoksi. OmaRaha-saldolla voit maksaa hyödykkeitä, tuotteita ja palveluita Epassin Palveluntarjoajien verkostossa, mikäli maksutapa ja Palveluntarjoajan järjestelmä mahdollistaa OmaRahan käytön. Mikäli maksutapa ja Palveluntarjoajan järjestelmä mahdollistaa OmaRahan käytön, voit hyödyntää OmaRaha-saldoa myös henkilöstö- ja luontoisetujen maksuissa, joissa työnantajan tarjoama etusaldo on pienempi kuin ostettavan Palvelun hinta (eli työnantajan tarjoama etusaldo ei ole yksinään riittävä ostokseen).
Muilla saldoilla maksaminen Epassi-palvelussa
Epassin käyttäjänä voit yhdistää Epassi Lompakkoon Epassin Kumppanin (esim. Finnair) kanta-asiakasjäsenyyden pisteet ja/tai saldot. Pisteillä ja/tai saldoilla voit maksaa tuotteita ja palveluita Epassin Palveluntarjoajien verkostossa. Pisteillä maksettaessa Epassi Lompakko muuntaa pisteet maksutoimeksiannon toteuttamista varten automaattisesti euromääräiseksi summaksi Kumppanin ja Epassin määrittelemässä suhteessa.
Epassi Lompakon toiminnallisuudet ovat saatavilla vain osana Epassi-palvelua ja edellyttävät aina Epassi-palvelun ehtojen yhtäaikaista hyväksymistä.
Epassi Clearing Oy:llä on Finanssivalvonnan myöntämä maksulaitostoimilupa. Finanssivalvonta valvoo Epassi Clearing Oy:n toimintaa: Finanssivalvonta, Snellmaninkatu 6, PL 103, 00101 Helsinki (www.fiva.fi).
Lisämääritelmät ainoastaan Epassi Lompakkoa koskien
Asiakas olet sinä, joka olet hyväksynyt Epassin käyttöehdot, ja ottanut Epassi Lompakon toiminnallisuudet käyttöön. Epassi Lompakkoa saavat käyttää yli 15-vuotiaat, joilla on omassa määräysvallassaan olevia varoja suomalaisen pankin tarjoamalla pankkitilillä.
Lompakko-maksulla tarkoitetaan Epassi Lompakon toiminnallisuuksien avulla Palveluntarjoajalle suoritettua maksua (kuten OmaRaha-saldo tai Kumppanin palvelun saldo).
OmaRahalla/OmaRaha-saldolla tarkoitetaan Epassi-palveluun pankkitililtä siirtämääsi rahamääräistä summaa.
II.1 Käyttöönotto
Sopimus Epassi Lompakko-palvelusta syntyy, kun olet hyväksynyt nämä Epassin käyttöehdot ja otat ensi kertaa Epassi Lompakon toiminnallisuudet..
Otat kunkin Epassi Lompakon toiminnallisuuden käyttöön Epassi-palvelussa aktivoimalla sen toiminnallisuuden mukaisin ohjein. Epassi ja Epassi Clearing Oy pidättävät oikeuden kunkin toiminnallisuuden osalta yksipuolisen oikeuden muuttaa niiden sisältöä tai keskeyttää niiden tarjoamisen valitsemanaan ajankohtana.
OmaRahan käyttö edellyttää maksupalveluihin liittyvien tunnistamisvelvollisuuksien täyttämistä osaltasi (ns. KYC-velvoitteet).
Epassi Lompakko ja sen sisältämät varat ovat käytössä vain siihen saakka, kuin käyttäjällä on voimassaoleva työsuhde kulloisenkin työnantajan kanssa.
Lompakko-maksujen käyttöä varten tarvitset
II.2 Lompakko-maksujen käynnistäminen ja suorittaminen
Lompakko-maksuja voit tehdä Epassi mobiilisovelluksella, puhelinnumerolla, NFC-tunnisteella tai verkko- ja muissa kaupoissa Epassin verkkopalvelun tai maksunappulan välityksellä, jotka ovat ilmoittaneet vastaanottavansa Lompakko-maksuja.
Epassi Lompakolla voit tehdä maksuja Epassi Clearing Oy:n kanssa yhteistyössä toimivien Palveluntarjoajien toimipisteissä. Sitä ennen sinun on ladattava Epassi Lompakkoon varoja OmaRaha-saldoksi. Varojen minimisiirtomäärä on 20 euroa, vuorokaudessa voit siirtää kuitenkin enintään 1.000 euroa ja vuodessa enintään 20.000 euroa. Clearing varaa oikeuden rajata sovellukseen siirrettäviä varoja ja tehdä muutoksia vähimmäis- ja enimmäissiirtomääriin.
Voit tehdä Epassi Lompakolla maksuja enintään sovelluksessa näkyvällä varojen tai saldojen määrällä.
Voit myös tehdä maksuja kertyneillä Kanta-asiakasohjelman tai muiden ePassi Clearing Oy:n Kumppanien hyväksytyillä maksutavoilla. Ladattu saldo tai käytössäsi oleva muu Kumppanin pistemäärä näkyy Epassi Lompakossasi.
Epassi Lompakossa ei ole mahdollista muuttaa Kumppanin kanta-asiakasohjelmassa tai vastaavassa järjestelmässä kertyneitä saldoja tai pisteitä etukäteen rahaksi ja tämän jälkeen siirtää pois Lompakosta, vaan saldojesi tai kanta-asiakaspisteidesi käyttö tapahtuu aina ostohetkellä ostohetken arvoa vastaavasta summasta. Kun käytät Kumppanin saldoja tai kanta-asiakaspisteitä maksuun, Kumppani veloittaa kanta-asiakaspistetiliäsi ja/tai saldoa oston määrää vastaavalla summalla. Epassi Clearing Oy hoitaa Kumppanin kanta-asiakasohjelmassa kertyneiden pisteiden tai saldojen muuntamisen euromääräiseksi summaksi Kumppanin kanssa maksun toteuttamiseksi euromääräisenä. Mikäli haluat palauttaa Kumppanin kanta-asiakaspisteillä tai saldoilla Lompakolla maksetun Palvelun, maksunpalautus tapahtuu takaisin vastaaviksi Kumppanin kanta-asiakaspisteiksi tai Kumppanin saldoiksi.
Mikäli haluat lopettaa Epassi Lompakon käytön, voit pyytää Epassi Lompakkoon siirtämäsi varat samalle Pankkitilille, jolta olet ne ladannut sovellukseen.
Epassi Lompakolla ei voi muutoin tehdä tilisiirtoja tai muita kuin edellä kuvattuja maksuja.
II.3 Tiedot maksutapahtumista ja saldotiedot
Epassi verkkopalvelussa sekä mobiilisovelluksessa näet nykyiset saldosi ja kaikki Epassi-palvelussa tunnuksillasi suoritetut maksut. Lisäksi, Epassi–palveluun Asiakasvaratilille tehdyt OmaRaha-lataukset näkyvät Epassin verkkopalvelussa.
II.4 Ilmoitus virheellisestä maksutapahtumasta ja oikeudettomat maksutapahtumat
Sinun tulee säännöllisesti tarkistaa tekemäsi maksut Epassi-palvelusta, Pankkitilin tilitapahtumista tai Kumppanin palvelusta.
Mikäli olet vahingossa tehnyt virheellisen maksun palveluntarjoajalle, tulee sinun ilmoittaa palveluntarjoajalle viivytyksettä ja viimeistään 13 kuukauden kuluessa siitä, kun tapahtuma on veloitettu Pankkitililtä tai Kumppanin palvelusta.
Mikäli kolmas osapuoli on oikeudettomasti tehnyt maksutapahtumia Epassi-tililtäsi, sinun tulee ottaa yhteyttä Epassin asiakaspalveluun, Palveluntarjoajaan tai Epassin Kumppaniin.
Sinulla ei ole oikeutta saada korvausta, jos et tee ilmoitusta kohtuullisessa ajassa.
Vastaat oikeudettomista maksuista vain, jos:
(A) Olet luovuttanut mobiililaitteen ja siihen ladatun Epassi-sovelluksen tai Epassi-palvelun sekä tarvittavat pääsykoodit niiden käyttöön oikeudettomalle, jolloin maksujen tekeminen on mahdollista; tai
(B) Mobiililaitteen ja siihen ladatun Epassi-sovelluksen tai/sekä tarvittavien pääsykoodien katoaminen, joutuminen oikeudettomasti toisen haltuun tai oikeudeton käyttö johtuu siitä, että olet toiminut huolimattomasti, tai
(C) Et ole tehnyt edellä kohdassa I.3 mainittuja ilmoituksia mobiililaitteen tai Epassi-palvelun tunnusten katoamisesta tai ilmoitusta Kumppanille maksutietojen katoamisesta, joutumisesta oikeudettomasti toisen haltuun tai oikeudettomasta käytöstä ilman aiheetonta viivytystä sen havaittuasi tai välittömästi sen jälkeen, kun oikeudeton käyttö olisi tullut havaita saatuasi tiedot toteutuneista maksutapahtumista.
Vastaat edellä A ja B alakohdissa tarkoitetuissa tapauksissa oikeudettomista maksuista enintään 50 euroon saakka. Tätä rajoitusta ei kuitenkaan sovelleta, mikäli olet toiminut tahallisesti tai törkeän huolimattomasti.
Et kuitenkaan vastaa oikeudettomista maksuista siltä osin kuin toiminnallisuuksia on käytetty sen jälkeen, kun olet tehnyt mainitut katoamisilmoitukset.
Olet kuitenkin aina täysimääräisessä vastuussa, jos olet tahallasi tehnyt väärän ilmoituksen tai toiminut muuten petollisesti.
II.5 OmaRaha-saldon palautukset ja palvelumaksu
Mikäli haluat lopettaa Epassi Lompakon käytön, voit pyytää Epassi Lompakkoon siirtämäsi OmaRaha-saldon palautettavaksi samalle Pankkitilille, jolta olet sen ladannut sovellukseen. Epassi veloittaa palautuksen yhteydessä saldostasi viisi (5) euroa per palautustoimeksianto. Alle viiden (5) euron määräisiä palautuksia ei toteuteta lainkaan.
Epassi on maksuvälityspalvelu työsuhde-etujen maksuvälitykseen. Se koostuu kohdennetuista maksuvälineistä. Epassi-palvelu mahdollistaa eri henkilöstöetujen hallinnan, jakelun, seurannan ja käytön työnantajalle sekä kohdennetut maksuvälineet henkilöstöetujen loppukäyttäjille eli Työntekijöille. Epassin palvelut (mukaan lukien mobiilisovellus) ovat luonteeltaan Software as a Service -palveluita (”SaaS”), joten Epassi pystyy tarjoamaan ajantasaisen ja jatkuvasti päivitetyn palvelun sekä Työnantajille että Työntekijöille.
Epassi-palvelua voidaan käyttää lounasedun, liikunta- ja kulttuuriedun, työmatkaedun sekä erilaisten hyvinvointietujen hallinnointiin, jakeluun, käyttöön ja etujen käyttömäärän seurantaan tämän palvelukuvauksen mukaisesti. Epassilla on kaikkien käyttöpaikkojen kanssa voimassa olevan tuloverolain ja Verohallinnon luontois- ja henkilökuntaetujen hankkimista kohdennetuilla maksuvälineillä koskevan voimassa olevan ohjeiden edellyttämä maksuvälityssopimus.
Työntekijöille Epassi-palvelu toimii kohdennettuna henkilökohtaisena maksuvälineenä etujen piiriin kuuluvien palveluiden maksamiseen. Työntekijä voi myös seurata henkilökohtaisia etusaldojaan Epassin verkkopalvelussa ja mobiilisovelluksessa vuorokaudenajasta ja viikonpäivästä riippumatta.
Kunkin Epassi-verkoston palveluntarjoajan hyväksymät Epassi-maksutavat löytyvät käyttöpaikkahausta. Maksutapoja ovat sovellusmaksu, tekstiviestimaksu, maksu puhelinnumerolla, verkkomaksu Epassin verkkokaupassa tai -palvelussa ja maksu palveluntarjoajan verkkokaupassa tai sovelluksessa.
Lisäksi työntekijän on mahdollista käyttää Epassin mobiilisovelluksessa Epassi -maksunvälityksen toimintoja (Epassi OmaRaha) ja Epassin yhteistyökumppanien maksuvälineitä. Epassi OmaRaha ja yhteistyökumppanien maksuvälineet ovat yleiskäyttöisiä maksuvälineitä, jotka toimivat kuten tavallinen raha. Näiden käyttö ei ole rajattu verotuksellisesti hyväksyttyihin henkilöstöetuihin, vaan niitä voi käyttää laajemmin eri maksutarkoituksiin.
1. Epassi tuotteet
A. Henkilöstöedut
Epassi Lounas
Epassi Lounas on Henkilöstöetujen Maksuväline Työnantajan tarjoamaa ateriaetua varten ja sillä voi maksaa kaikissa Epassin käyttöpaikoiksi rekisteröityneissä toimipaikoissa.
Työnantajan on mahdollista valita yksi seuraavista malleista:
1) Avoin maksutapa: Epassi Lounas on käytettävissä koko Epassin ravintolaverkostossa.
2) Sopimuslounas: Työnantaja määrittelee etukäteen Työntekijöiden käytettävissä olevat sopimuslounasravintolat. Sopimuslounaan hinta on sovittavissa Palveluntarjoajan ja Työnantajan välillä Verohallinnon vuosittain vahvistamien vähimmäis- ja enimmäismäärän välillä.
Hybridimalli eli yhdistelmä malleista 1) ja 2): Työntekijä voi vapaasti valita sopimuslounasravintoloiden ja muiden ravintoloiden välillä, jolloin Epassi-palvelu varmistaa oikean rahaliikenteen toteutumisen, sekä edun verokohtelun ja raportoinnin vaatimusten mukaisesti. Hybridimallissa Työnantajan oma henkilöstöravintola voi esimerkiksi toimia sopimuslounasmallilla, mutta Työntekijä voisi samalla käyttää Epassin verkoston kaikkia muita ravintoloita Avoimen maksutavan mallilla.
Epassi Liikunta ja Kulttuuri
Epassi Liikunta ja Kulttuuri käy maksuvälineenä kaikissa Epassin käyttöpaikoiksi rekisteröityneissä liikunta- ja kulttuuripalveluita tarjoavissa tai niitä välittävissä toimipaikoissa. Yhdistetyllä Epassi Liikunta- ja Kulttuurilla voi ostaa vapaavalintaisesti niin liikunta- kuin kulttuuripalveluita. Vaihtoehtoisesti Työnantaja voi ottaa käyttöön maksuvälineeksi myös eriteltynä pelkän Epassi Liikunnan. Epassi Liikunta on eriteltynä kohdistettu nimenomaan liikuntapalveluihin, eli sitä ei voi käyttää kulttuuripalveluihin.
Epassi Työmatka
Epassi Työmatka käy maksuvälineenä kaikissa Epassi-palvelun Epassi Työmatkan maksuvälineenä hyväksyvissä rekisteröityneissä käyttöpaikoissa. Epassi Työmatkalla voi maksaa käyttöpaikan myymiä henkilökohtaisia matkalippuja valtuutettuihin matkustuspalveluihin.
Epassi Hyvinvointi
Epassi Hyvinvointi on Työnantajan tarjoamien hyvinvointietujen maksuväline. Epassi Hyvinvoinnin kautta Työnantaja voi tarjota Työntekijöilleen hierontaa, hammashoitoa tai työterveyshuollon ulkopuolisia terveyspalveluita Verohallinnon voimassa olevan Henkilökuntaetuja verotuksessa koskevan ohjeen ja päätösten mukaisesti. Tuote koostuu kolmesta eri osa-alueesta, joiden pohjalta Työnantajan tulee määritellä tarjoamansa edut:
- Hieronta
- Hammashoito ja
- Terveyspalvelut
Hierontaedun käyttöönotto edellyttää, että Työnantaja on muodostanut sopimuksen Palveluntarjoajan kanssa. Mikäli Työnantajalla ei ole erillistä sopimusta Palveluntarjoajan kanssa, Työnantaja voi valtuuttaa Epassin tekemään puolestaan Palveluntarjoajan ja Työnantajan välille sopimuksen palveluiden käytöstä Epassiin liittyneiden palveluntarjoajien verkostossa.
Työnantajan tulee Verohallinnon ohjeen mukaisesti etukäteen varmistua siitä, että käytettävissä olevat edut on kirjattu sen työterveyssuunnitelmaan.
Epassi Ergosafe
Työnantajat voivat osallistua henkilöstön työvälineiden ja varusteiden hankintaan, joko kustantamalla ne osittain tai kokonaan, riippuen niiden tarkoituksesta sekä työhyvinvointiin ja -turvallisuuteen liittyvistä vaatimuksista.
Ergonomiatuotteiden ja kalusteiden ja työntekemiseen liittyvien tuotteiden osalta työnantaja voi antaa Työntekijälle ErgoSafe-saldon, jolla työntekijä maksaa sovitulla kauppiaalla sovitusta tuotteesta. Saatu saldo ei koskaan ole Työntekijän omaisuutta, se kuuluu Työnantajalle. Näin myös maksettu tuote on Työnantajan omaisuutta. Jos tuote liittyy etätyöskentelyyn, Työnantaja lainaa sen Työntekijälle. Työsuhteen päättyessä Työntekijän tulee palauttaa tuote Työnantajalle tai Työnantajan salliessa Työntekijä voi lunastaa esineen Työnantajalta sen käyvästä arvosta.
Epassi Flex
Epassi Flex on edellä lueteltujen (poislukien Epassi Lounas ja Epassi ErgoSafe) etujen yhdistämispalvelu. Epassi Flex mahdollistaa sen, että Työnantaja voi antaa yhden etusaldosumman (per Työntekijä) ja valita mihin etuihin Työntekijät voivat hyödyntää tätä saamaansa etua. Työntekijä voi siis valita vapaasti, miten ja missä suhteessa euromääräisesti etusaldoaan käyttää.
Epassin Flex-järjestelmä varmistaa, että edut allokoidaan kuhunkin kategoriaan käytettävän enimmäisrahamäärän Verohallinnon ohjeessa esitettyjen enimmäismäärien mukaisesti.
EpassiBIKE
EpassiBike-palvelulla työnantaja voi tarjota työsuhdepyöräedun leasing-sopimuksella Työntekijälle. Epassi Bikella Työntekijä voi hankkia perinteisen tai sähkökäyttöisen polkupyörän ja lisävarusteet (kulloinkin voimassa olevan työsuhde-etujen lainsäädännön tai -verokohtelun ja työnantajan sääntöjen mukaan) leasingsopimuskaudeksi. Leasingsopimuskauden päätteeksi Työntekijä voi lunastaa pyörän itselleen. Epassi hallinnoi palvelua Työnantajalle ja Työntekijälle ja hoitaa mm. yhteydenpidon pyörät omistavan rahoitusyhtiön kanssa.
B. Muut tuotteet
OmaRaha-palvelu
OmaRaha-saldolla voi maksaa mitä tahansa tuotteita ja palveluita Epassin Palveluntarjoajien verkostossa. Työntekijän omavastuuosuudet voidaan myös veloittaa työntekijän OmaRaha –saldosta. Työntekijä voi pyytää OmaRaha -saldoon ladatut rahan palautettavaksi Verkkopalvelussa ehtojemme mukaisesti.
Finnair Plus -pisteillä maksaminen
Epassin käyttäjä voi yhdistää Epassin Mobiilisovellukseen Finnair Plus -jäsenyyden pisteet. Pisteillä voi maksaa mitä tahansa tuotteita ja palveluita Epassin sopimuspalveluntuottajien verkostossa. Pisteillä maksettaessa Mobiilisovellus muuttaa pisteet automaattisesti euroiksi Finnairin ja Epassin määrittelemässä suhteessa.
Epassi Lompakko ja Yleiset Maksuvälineet
Epassin kanssa sopimuksen perusteella yhteistyötä tekevien kolmansien osapuolien tarjoamia palveluita tai niiden tarjoamien palveluiden ominaisuuksia on saatavilla Epassi Lompakossa. Yleisiä Maksuvälineitä voi käyttää yksinomaan Palveluntarjoajan ilmoittaman pääasiallisen liiketoiminnan puitteissa myytäviin tuotteisiin tai palveluihin.
2. Epassi työnantajalle
| Hallintapaneeli | Omavastuuosuudet | Asiakaspalvelu | Tiedottaminen |
| Hallintapaneelin kautta Työnantajille ovat käytössä seuraavat toiminnallisuudet. • Työntekijä- ja etuhallinnointi verkkopalvelussa • Joustavat raportointimahdollisuudet • Eritelty käyttöseuranta ajanjaksoittain, eduittain ja työntekijäkohtaisesti • Raportointi palkkakäsittelyä varten • HR- ja palkkatiedonsiirtoautomaatio (yli 100 henkilön yritykset) |
Kaksi eri vaihtoehtoa: • OmaRaha-malli; • Palkkavähennysmalli |
• Epassin asiakkuustiimi: aftersales@Epassi.fi • Epassin asiakaspalvelu, puhelinnumero: 0200 69 000 • Tukipyynnöt verkossa: asiakastuki.Epassi.fi • Asiakaskohtainen nimetty asiakkuuspäällikkö |
• Työnantaja tiedottaa eduista niiden piiriin kuuluville työntekijöille yhteisesti sovitussa aikataulussa • Palvelun käytön aikana Epassi kommunikoi palvelua ja sen käyttöä koskien työnantajan puolesta suoraan työntekijöille • Työnantaja tiedottaa Epassi-palveluun liittyvän käyttöönottoon, muutoksiin ja muihin palveluun oleellisesti liittyvistä asioista Työntekijöilleen |
Palvelun käyttöönotto työntekijälle
Epassi lähettää edun piiriin liitettävälle Työntekijälle sähköpostitse tai tekstiviestillä ohjeet Epassi-käyttäjätilin aktivoimiseen ja tilille kirjautumiseen. Työntekijä tunnistautuu palveluun vahvan tunnistautumisen kautta.
Palveluun sovelletaan Epassin käyttöehtoja, jotka Työntekijä hyväksyy ottaessaan Mobiilisovelluksen käyttöönsä. Tämänhetkinen versio ehdoista on saatavilla osoitteessa www.Epassi.fi/terms-of-use.
Jätä tukipyyntö
tai soita 0200 69000
ma-ke & pe 8.00-16.00 1,75 € + pvm (mvm)
to 8.00-14.00 1,75 € + pvm (mvm)
Laskutus ma-pe 9.00-15.00
![English-Default-Badge-Black[77]](https://www.epassi.fi/hs-fs/hubfs/English-Default-Badge-Black%5B77%5D.png?width=136&height=41&name=English-Default-Badge-Black%5B77%5D.png "English-Default-Badge-Black[77]"){kind=icon}
