Valmistelut joulukuussa.

21.11. – 16.12. Työnantaja päivittää yrityksen tiedot ja etujen asetukset Eazybreak-palveluun.
2. – 9.12. Työnantaja jakaa vaiheen 1 viestintämateriaalin työntekijöille.
14. – 30.12. Työnantaja jakaa vaiheen 2 viestintämateriaalin työntekijöille.

Jotta siirtyminen Epassiin onnistuu haluamallanne tavalla, tarkistakaa yrityksenne ja työntekijöidenne tiedot Eazybreak-palvelussa ja tehkää niihin haluamanne muutokset pe 16.12.2022 mennessä. Tee ensi vuodelle haluttavat muutokset asetuksiin ja valitse sivun lopusta ”Ajasta asetukset”. Valitse tammikuu 2023 ja ”Tallenna”.

Muistattehan tehdä tarvittavat ajastukset myös ryhmäkohtaisiin etujen asetuksiin (mm. etujen arvon muutokset). Ajastakaa ryhmälle se edun jakomäärä, jonka haluatte jaettavaksi jokaisena valittuna jakokuukautena – älkää siis tallentako koko vuoden edun arvoa, koska silloin Epassin asetuksiin siirrettäisiin moninkertaiset jakomäärät.

Siirrämme tietonne Epassiin sen mukaisina kuin ne ovat Eazybreakissa 16.12.2022. 

Eturyhmistä.
Huomaathan, että Epassissa ei ole eturyhmiä. Etujen arvot asetetaan Epassissa yrityskohtaisiin asetuksiin ja poikkeavia jakomääriä muokataan työntekijän tiedoissa.

Teillä on voinut olla Eazybreakissa useita eturyhmiä, joihin kuuluville työntekijöille on jaettu eri määriä etuja. Epassiin siirretään kaikille työntekijöille jaettavan edun määräksi suurin Eazybreakin ryhmäkohtaisiin etujen asetuksiin tallennettu arvo. 
 
Lue Eazybreak yritystilin pääkäyttäjän ohjeet

Eazybreakin asiakastuki auttaa tarvittaessa.
info@eazybreak.com
020 740 2730
Arkisin klo 8-17.

Yrityksen ja työntekijöiden siirto.

20.-21.12. Epassi siirtää yrityksen, pääkäyttäjien ja työntekijöiden tiedot sekä etujen asetukset Eazybreakista Epassiin. 
21.-30.12. Työnantaja tarkistaa, että tiedot ovat siirtyneet Epassiin halutulla tavalla. 

Vuodenvaihde – Eazybreak-edut erääntyvät ja Epassi-edut latautuvat käyttöön.

31.12. Vuoden 2022 Eazybreak-edut erääntyvät. Käyttämättömät edut nollataan päivän päätteeksi, ellei Eazybreakin etujen asetuksissa ole valittuna nollaussäännöksi "Älä nollaa". Etuja ei voi käyttää Eazybreakissa enää tammikuussa.
Jos Eazybreak-etuja ei nollata, ne siirretään työntekijöille Epassiin 2.1. alkavan viikon aikana.
1.1. Työntekijät aktivoivat Epassi-tilinsä 1.1. päivän loppuun mennessä saapuvan sähköpostiviestin linkistä, joka toimii yhden kerran. 
2.1. Vuoden 2023 Epassi-edut latautuvat työntekijöiden käyttöön päivän loppuun mennessä.

Saldojen siirrot ja 2022 raportit.

1.-3.1. Epassi siirtää vuodelta 2022 Eazybreakiin ylijääneet ennakkosaldot Epassiin. Summa hyvitetään Epassin ensimmäisellä etulatauslaskulla.
2.-10.1. Epassi siirtää käyttämättömät Eazybreak Lompakkosaldot työntekijöiden Epassin OmaRahaan. Samalla siirretään myös käyttämättömät edut, jos yrityksenne on valinnut että niitä ei nollata Eazybreakissa. Huomaathan, että Epassi laskuttaa vuodenvaihteen yli siirtyvistä saldoista latausprovision seuraavalla etulatauslaskulla.
2.1.-31.3. Eazybreak-palvelun toiminnot suljetaan. Voitte edelleen kirjautua pääkäyttäjätilillenne ja tarkastella vuoden 2022 raportteja tarpeen mukaan.

Epassissa erilaisia etujen jakomääriä hallinnoidaan työntekijän tiedoissa.

Epassissa työntekijän etujen määriä voidaan suhteuttaa työaikaan osa-aikaprosentilla, työntekijän aktivointi- ja keskeytyspäivällä sekä manuaalisilla saldoriveillä.

Lue näistä lisää kohdassa Työntekijät

Epassissa on etukäteen määritellyt etujen jakokuukaudet.

Epassissa jakokuukaudet on asetettu tietyllä tavalla riippuen siitä, kuinka monessa osassa vuotuinen etu jaetaan. Jos tietyn edun käyttö aloitetaan jonkin jakokuukauden jälkeen, ensimmäinen edunjako tehdään aloituskuukautena.

• 1 jakokerta: tammikuu
• 2 jakokertaa: tammi- ja heinäkuu
• 4 jakokertaa: tammi-, huhti-, heinä- ja lokakuu
• 6 jakokertaa: kaikki parittomat kuukaudet (tammi-, maalis-, toukokuu jne.)
• 12 jakokertaa: joka kuukausi.

Epassi Flexissä etukohtaiset käyttörajat on asetettu valmiiksi.

• Liikunta- tai Liikunta- ja Kulttuurietu: max 400 € / vuosi
• Hyvinvointietu: max 500 € / vuosi
• Työmatkaetu: max 750 € / vuosi.

Epassi-edut ovat vuosittaisia.

Käyttämättömät Epassi-etusaldot erääntyvät aina sen vuoden lopussa, jolloin ne on ladattu työntekijän käyttäjätilille. Näin työnantaja voi olla varma siitä, että työntekijät ovat motivoituneita käyttämään etunsa ja pitämään huolta omasta hyvinvoinnistaan.

Käyttämättömät Epassi-edut on mahdollista asettaa kumuloitumaan eli siirtymään seuraavalle vuodelle, jos työnantaja pyytää sitä erikseen. Eazybreakin etujen asetuksista kumulointitieto siirtyy automaattisesti Epassiin.

Epassi ei suosittele käyttämättömien etujen kumulointia, koska

• kumulointi kasvattaa ennakkolaskutuksen tarvetta, eli yrityksenne saa isompia laskuja, ja
• kumulointi ei takaa, että passiiviset työntekijät aktivoituisivat ja käyttäisivät etunsa ensi vuonna.

Epassissa maksimikertymä ei ole rajoitettavissa.

Eazybreakissa oli mahdollista rajoittaa maksimikertymällä sitä, kuinka paljon käyttämättömiä etuja voidaan enintään kerryttää työntekijän tilille.

Epassissa ei ole tällaista mahdollisuutta. Jos suosituksestamme huolimatta haluatte kumuloida käyttämättömät Epassi-edut, ne kertyvät vuosi toisen jälkeen rajattomasti niin pitkään kuin kumulointiasetus on päällä.

Mitkä palveluntarjoajat ovat hyvinvointietumme piirissä Epassissa?

Eazybreakissa hyvinvointietu oli jaettu kahteen eri tuotteeseen: hierontaan ja hammashoitoon. Epassin Hyvinvointietu sisältää nämä molemmat sekä muita suosittuja hyvinvointi- ja terveyspalveluja, kuten fysioterapian, osteopatian, erikoislääkäripalvelut ja terveysmittaukset.

Teidän ei tarvitse muodostaa erillisiä sopimuksia. 

Pitääkö meidän päivittää työterveyssuunnitelmaamme, kun Hyvinvointietumme siirtyy Epassiin?

Jos haluatte sallia kaikki Verottajan hyväksymät hyvinvointi- ja terveyspalvelut, kuten hammaslääkärin ja fysioterapian, teidän tulee täydentää työterveyssuunnitelmaanne. 

Työterveyssuunnitelmassa on kohta, jossa listataan työterveyteen kuuluvat palvelut. Tarkistakaa, että tässä kohdassa mainitaan yrityksenne tarjoavan hyvinvointiedun, joka sisältää kaikki verottajan hyväksymät hyvinvointi- ja terveyspalvelut, kuten hammaslääkärin ja fysioterapian.

Jos emme halua kaikkia Epassin hyvinointi- ja terveyspalveluita Hyvinvointietumme piiriin, miten voimme rajata edun käyttöä?

Halutessasi voit työnantajana rajata käyttökohteet esimerkiksi pelkästään hierontapaikkoihin. Rajaus tehdään päivittämällä Epassin hallintapaneelin etujen asetuksista Hyvinvointiedun kohdalta löytyvä läheteteksti. Voitte tehdä tämän kirjautumalla Epassin hallintapaneeliin pääkäyttäjätunnuksillanne, jotka toimitetaan teille sähköpostitse 21.-30.12. välillä.

Työnantajana valtuutatte Epassin muodostamaan sopimukset palveluntarjoajien kanssa puolestanne. Sen jälkeen käytössänne on Epassin koko hyvinvointipalveluiden verkosto. 

Sopimustenhallintaan tulossa työkalu 2023.
Epassi on julkaisemassa 2023 alkuvuonna Hallintapaneeliin uuden sopimustenhallinnan työkalun, jolla voitte rajoittaa Hyvinvointiedun käytön täsmälleen haluamiinne käyttöpaikkoihin. 

Sopimustenhallinnan työkalussa muodostatte sähköisiä sopimuksia haluamienne Epassi-verkoston hyvinvointipalveluntarjoajien kanssa. Palveluntarjoajan hyväksyttyä sopimusehdotuksenne käyttöpaikka vapautuu työntekijöidenne käyttöön. 

Sopimustenhallinnan työkalun saatte käyttöön, jos pyydätte sitä erikseen aftersales@epassi.fi. Työkalun käyttöön ottamisen jälkeen Hyvinvointietua voi käyttää vain niissä käyttöpaikoissa, joiden kanssa olette muodostaneet sopimuksen Epassin hallintapaneelissa.

Miten lisään uuden työntekijän Epassiin?

Voit lisätä Epassin Hallintapaneeliin uuden työntekijän täyttämällä tarvittavat tiedot. Voit myös lisätä useita työntekijöitä helposti lataamalla CSV-listan Epassiin.

A) Lisää yksi työntekijä näin:

1. Kirjaudu Hallintapaneeliin.
2. Valitse Työntekijä > Lisää työntekijä.
3. Täytä edunsaajan tiedot:
   • Nimi ja puhelinnumero tai sähköposti ovat pakollisia tietoja
   • Sähköpostiosoitteeseen edunsaaja saa Epassin käyttöohjeen
   • ID on työnantajan antama tunnistenumero työntekijälle
   • Osasto on ryhmä, johon työntekijä halutaan kuuluvan, sille voidaan antaa mikä tahansa merkitys. Se voi olla kustannuspaikka tai organisaation osa johon työntekijä kuuluu. Tämä on tilastollisesti erotteleva tekijä, joka on käyttöraportin hakuehto.
   • Paikkakunta tai toimipiste, jossa työntekijä työskentelee (tai mikä tahansa muu merkitys).
     Tilastollisesti erotteleva tekijä, joka on käyttöraportin hakuehto.
   • Muu tieto –kentässä voidaan antaa mikä tahansa tieto, joka halutaan tilastollisesti erotella käyttöraportissa.
4. Jos työntekijän etujen arvot pitää suhteuttaa vuotuiseen työaikaan, voit käyttää Työntekijän aktivointipäivää tai Osa-aikatyöprosenttia.
   Aktivointipäivä
   Kaikki edut latautuvat työntekijän käyttöön valittuna aktivointipäivänä (esim. 6.2.2023).
   Lounasetu: Lounasetua jaetaan aktivointipäivästä lähtien loppukuukauden osuus. 
   Muut edut: Järjestelmä suhteuttaa koko vuoden edun jakamalla sen 12 kuukaudella ja kertomalla kuluvasta kuukaudesta alkaen loppuvuoden kuukausien määrällä.
   Osa-aikatyöprosentti: Edun määrä suhteutetaan vastaamaan työssäoloaikaa. Jos esimerkiksi osa-aikatyöprosentti on 50 %, hän saa kalenterivuoden edusta 50 % käyttöönsä. Tämä ei koske lounasetua, jossa oikea edun määrä saadaan muuttamalla työntekijän työpäivien määrää.
5. Valitse työntekijän edut.
   Palvelu jakaa uudelle työntekijälle oletuksena kaikki yrityksenne käytössä olevat edut täysimääräisinä. Jos haluat muokata lisättävän henkilön etuja, se onnistuu kohdasta Valitse työntekijälle aktivoitavat edut.
   Klikkaa sitä etua, jonka haluat poistaa henkilöltä. Klikkaa täppä pois xxxetu käytössä-kohdasta.

6. Lopuksi muista painaa Tallenna.
   Nyt henkilön lisääminen on valmis, ja hänelle menee automaattisesti aktivointiviesti joko sähköpostilla tai tekstiviestillä.

B) Lisää monta työntekijää listalta näin:

Lisää useita työntekijöitä yhdellä kerralla Epassi-palveluun lataamalla omalle koneellesi lista työntekijöistä HR- tai palkkajärjestelmästänne Excel-tiedostona. Lisää tiedot sivulta ladattavaan esimerkkitiedostoon kenttien mukaisessa järjestyksessä.

Vähimmäistieto on sukunimi, etunimi, ja puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite muodossa 0401234567 tai +358401234567 ilman välilyöntejä tai välimerkkejä.

Mikäli sinulla on vaikeuksia lisätä henkilöstölista itsenäisesti, ota yhteyttä Epassin asiakastukeen.

Miten poistan työntekijän Epassista?

Työntekijän poistaminen päättää työntekijän oikeuden käyttää etujaan ja poistaa työntekijän tilin järjestelmästä. Poiston voi tehdä kahdella tapaa:

• Avaa työntekijän tili ja klikkaa edunsaajan tiedoista linkkiä Poista työntekijä, jolloin edunsaajan tili poistuu välittömästi, eikä hän voi enää hyödyntää hänelle käyttämättä jääneitä etuja.

• Voit myös ajastaa edunsaajalle päättymispäivän tulevaisuuteen. Avaa edunsaajan tiedot, ja valitse muokkaa. Syötä Työsuhteen päättymispäivään edunsaajan viimeinen työpäivä ja Tallenna.

Edunsaajista poistetut työntekijät ja heidän käyttöhistoriansa näkyvät käyttöraporteissa. Järjestelmä säilyttää kaikkien työntekijöiden tiedot viisi vuotta kuluvan vuoden jälkeen verottajan ohjeiden mukaisesti.

Mistä tarkistan työntekijän saldot ja miten korjaan niitä tarvittaessa?

Voit tarkistaa työntekijän etusaldot hänen tiedoistaan kohdassa Työntekijät > Valitse työntekijä > Klikkaa sukunimeä > Avautuvalla sivulla näet ajantasaiset saldot.

Kaikkien työntekijöiden saldot saat selville lataamalla työntekijälistan Exceliin kohdassa Työntekijät > Lataa lista kaikista työntekijöistänne Exceliin.

Muokkaa työntekijän saamaa saldoa näin:

1. Siirry Hallintapaneelissa kohtaan Työntekijät > Valitse edunsaaja > Klikkaa sukunimeä > Klikkaa sivun alareunasta Saldorivit-kuvaketta.
2. Avaa Uusi saldorivi -linkki.
3. Lisää saldorivilistan loppuun uuden saldon alkamispäivä (koska etu astuu voimaan), edun euromäärä ja valitse mitä etua muutos koskee. Tällä tavalla voit lisätä sekä poistaa saldoa. Lisää saldoa saat jaettua plusmerkkisellä saldorivillä (esim. 50), kun taas saldon vähennys tehdään miinusmerkkisellä saldorivillä (esim. -50).
   

   Muodostunutta saldoriviä ei voi enää muokata tai poistaa. 

Voiko Epassissa hallinnoida palkattomalla poissaololla olevia työntekijöitä?

Työntekijän tilin keskeytys keskeyttää työntekijän oikeuden tilin käyttöön. Tällöin etuja ei voi käyttää ollenkaan, toisin kuin Eazybreakin standby-tilassa oli mahdollista (jos edussa ei ollut palkkaosuutta).

Työntekijän tili näkyy työnantajan näkymässä keskeytyksestä huolimatta. Deaktivoinnin saa aktivoitua painamalla Aktivoi työntekijän riviltä.

Näin keskeytät työntekijän tilin:

1. Hae työntekijä nimellä listauksesta. Edunsaajan rivillä on Deaktivoi-raksi, jota klikkaamalla työntekijän tili keskeytyy.
2. Voit ajastaa keskeytyspäivän etukäteen määrittämällä Työntekijän keskeytyspäivän työntekijän tietoihin. Tämä toiminto löytyy: Hallintapaneeli >Työntekijät > Valitse työntekijä > Klikkaa sukunimeä > Muokkaa tietoja.

Yrityksenne Eazybreak-pääkäyttäjät siirretään Epassiin.

Kun Epassi siirtää yrityksenne tiedot Eazybreakista Epassiin 20.-21.12.2022, mukana siirtyvät myös pääkäyttäjät. Voitte kirjautua Epassin hallintapaneeliin samalla sähköpostiosoitteella kuin mitä olette käyttäneet Eazybreakissakin.

Pääkäyttäjätilin salasana ei siirry tietoturvasyistä Epassiin. Salasanan asettamiseen toimitetaan ohjeet sähköpostitse, kun pääkäyttäjätilit on avattu Epassiin.

Epassissa kaikilla pääkäyttäjillä täydet oikeudet.

Eazybreakissa olette voineet asettaa tietyille pääkäyttäjille "Vain lukuoikeudet", jolloin tämä henkilö on voinut tarkastella raportteja, mutta ei muokata etujen asetuksia tai työntekijöiden tietoja.

Epassissa ei tällä hetkellä ole vastaavaa rajoitettua käyttöoikeutta. Ohjeistattehan kumppaneitanne (esim. tilitoimisto) niin, etteivät he muokkaa yrityksenne tietoja Epassissa.

Epassi siirtää laskutustiedot Eazybreakista Epassiin.

Siirrämme yrityksenne tietoihin Epassissa seuraavat laskutustiedot sen mukaan, millaisina ne on tallennettu Eazybreakiin 16.12.2022.

Tarkista laskutustiedot Epassin hallintapaneelista joulukuun aikana. Näin varmistat, että Epassin laskutus toimii oikein heti 2023 alusta alkaen.
Toimitamme Epassin hallintapaneeliin kirjautumisohjeet pääkäyttäjällenne sähköpostitse 20.-21.12.2022.

• Yritys
• Y-tunnus
• Laskutusosoite
• Postinumero
• Postitoimipaikka
• Maa (Suomi)
• Verkkolaskuosoite
• Verkkolaskuoperaattori
• Asiakkaan oma viite.

Epassi laskuttaa ennakkoa vuotuisten etujen arvoon perustuvalla ennakkoprosentilla.

Epassi laskuttaa etujen käyttöä teiltä ennakkona. Ennakon määrä perustuu prosenttiosuuteen koko vuodelle jaetusta etujen määrästä. Ensimmäinen lasku lähtee ensimmäisen etulatauksen jälkeen tammikuun alussa, ja seuraava lasku helmikuun alussa. Jos etua käytetään laskutetun ennakon määrää enemmän kuukauden aikana, voi lasku muodostua useammin. Etujen käyttö voi aina jatkua keskeytyksettä.

Käyttämättömät ennakkosaldot siirretään yrityksenne Eazybreak-tililtä Epassiin ja otetaan huomioon vuoden 2023 laskutuksessa.

Laskujen suuruus.
Kun yrityksenne aloittaa Epassin käytön, laskutamme teitä ennakkona seuraavasti:

• Epassi Lounas: 10 % vuotuisen edun laskennallisesta arvosta.
• Muut edut: 30 % vuotuisen edun laskennallisesta arvosta.

Ensimmäisellä laskulla laskutetaan ennakko (josta vähennetään Eazybreakiin mahdollisesti jäänyt ennakkosaldo) sekä palvelumaksu, joka on prosenttiosuus käyttöön ladatun edun määrästä.

Jatkossa kullakin laskulla laskutetaan edellisen kauden edunkäyttö toteuman mukaan. Sen lisäksi laskulle muodostetaan uusi ennakko perustuen sovittuun ennakkoprosenttiin, josta vähennetään aiemmin muodostetun ennakon määrä. Palvelumaksu muodostuu myös aina, kun jaetaan lisää etua.

Jos ennakkoa jää vuoden lopussa yli, se hyvitetään seuraavan vuoden laskutuksessa.

Laskutussykli & lisälaskut.
Laskutus tapahtuu kuukausittain niin, että laskutamme teiltä edellisen kauden käytön toteuman mukaan. Sen lisäksi laskulle muodostetaan uusi ennakko perustuen sovittuun ennakkoprosenttiin, josta vähennetään aiemmin muodostetun ennakon määrä. Palvelumaksu muodostuu myös aina, kun jaetaan lisää etua.

Epassi asettaa myös käyttämistänne eduista riippuvan lisälaskutusrajan. Kun ennakkonne määrä laskee laskutusrajaan asti (esim. poikkeavan suuri edun käyttö), Epassi lähettää uuden laskun automaattisesti.

Lisälaskun lähetysrajat ovat seuraavat:

• Jos yrityksenne käyttää Lounasetua: 3 % vuotuisen edun arvosta.
• Jos ette käytä Lounasetua: 10 % vuotuisen edun arvosta.

Näin päästään sellaiseen tilanteeseen, että laskutus perustuu aina todelliseen käyttöön ja investointi on aina hyvin lähellä todellista tarvetta.

Epassin palvelumaksut lisätään etulatauslaskuille.

Epassi veloittaa palvelumaksunsa ladattujen etusaldojen arvosta laskettavana provisiona, joka vaihtelee etukohtaisesti. 1.1.2023 voimaan astuvat latausprovisiot on tiedotettu yrityksellenne sähköpostitse viestissä otsikolla Eazybreakin toiminta päättyy 31.12.2022 ja teidät siirretään Epassiin.

Latausprovisiot veloitetaan aina seuraavalla laskulla sen jälkeen, kun yrityksenne on ladannut lisää etusaldoja jollekin työntekijälle. Näin tapahtuu valitun edunjakosyklin mukaisina jakokuukausina tai jos jaatte työntekijälle lisää etuja tai lisäätte uuden työntekijän Epassiin.

Yrityskohtaiset kuukausimaksut laskutetaan joka kuukausi, myös niinä kuukausina, joina ei ole tarvetta laskuttaa etusaldoja.

Yleistä Epassin tilastoista.

Epassin tilastot ovat reaaliaikaisia ja niiden avulla voit seurata etujen käyttöä.

Tilastoista voidaan hakea seuraavat tiedot veroerittelyineen mm. palkkahallintoon:

• Kuinka monta prosenttia yrityksen työntekijöistä on ottanut Epassin käyttöönsä.
• Kuinka paljon yrityksen työntekijöillä on käyttämätöntä Epassi-saldoa jäljellä yhteensä. Tämä luku kertoo kuinka paljon etuun olisi pitänyt investoida, jos kysymys olisi ollut prepaid-maksuvälineestä.
• Eri etujen käyttö euroissa. Jos eduissa käytetään työntekijän omavastuita, tilastot erittelevät työantajan ja omavastuuosuuden erikseen.
• Etuja käyttämättömien työntekijöiden lukumäärä. Etuja käyttämättömät työntekijät voidaan ladata Excel-listana. Tätä voi käyttää eri työntekijäryhmien liikunnan aktivointiin erilaisissa kampanjoissa.
• Kaikkien etujen Top 10 käyttöpaikkalistaus.

Jokaisella edulla on oma tilasto, etu valitaan alasvetovalikosta. Myös eri hakuehdoilla on omat tilastot, hakuehto (Henkilöt, Osastot, Paikkakunnat ja Muu tieto) valitaan alasvetovalikosta.

Kaikki haut voidaan tehdä päivän tarkkuudella halutulla aikavälillä.

Tilastoja säilytetään verottajan vaatimat viisi vuotta kuluvan vuoden lisäksi. Tiedot voidaan hakea koskien kaikkia työntekijöitä (mukana myös entiset työntekijät) tai pelkästään parhaillaan aktiivista työntekijöistä.

Näin lataat työntekijäkohtaisen palkkaraportin Epassin hallintapaneelista.

1. Kirjaudu Hallintapaneeliin ja siirry kohtaan Hallintapaneeli > Tilastot > Epassien käyttö ajalla.
2. Täytä hakuehdot:
   
   • Henkilöt
   • Mitkä edut?
   • Alkupäivämäärä
   • Loppupäivämäärä.
3. Klikkaa hae ja saat sivulle halutun raportin. Voit ladata palkkaraportin Excel-tiedostona kohdasta Lataa lista (excel).
   Lataa tästä esimerkkiraportti

Huom: Palkkajärjestelmään kirjattava summa lukee Excel-tiedostossa sarakkeessa Verotusarvo. Muut Excel-raportin tiedot riippuvat siitä, mitä tietoja työnantaja on tallentanut kunkin työntekijän tietoihin.

Näin palkkaraportointiin liittyvät tiedot siirretään Epassiin:

• Kustannuspaikka --> Epassi siirtää tiedon Osasto-kenttään.
• Palkkalaji --> Työnantajan tulee lisätä tieto itse jokaisen työntekijän tietoihin Epassissa. Palkkalaji voidaan lisätä kenttiin Paikkakunta tai Muu tieto.

Uudet graafiset tilastot (beta)

Uudet graafiset yrityskohtaiset tilastot ovat nyt saatavilla. Ne löytyvät Tilastot (beta) kohdasta. Tilastot ovat reaaliaikaisia ja niiden avulla voit seurata yrityskohtaista etujen käyttöä.

Tilastoista voidaan hakea seuraavat tiedot:

• Kuinka paljon eri etuja on myönnetty henkilöille kuluvana ja viime vuonna?
• Kuinka paljon eri etuja on käytetty euroissa?
• Kuinka moni henkilö on etuja käyttänyt?
• Kuinka paljon käyttöaste on ollut?
• Etukohtaiset graafiset raportit: Etujen käyttäjät, Aktiiviset etujen käyttäjät, Etujen käyttö sekä Käyttösuhde
• Kaikkien etujen Top 10 käyttöpaikkalistaus suuruusjärjestyksessä.

Ovatko Eazybreak-raportit saatavilla vielä vuonna 2023? Tarvitsemme tietoja kirjanpitoamme varten.

Kyllä. Eazybreak-palvelun käyttöraportit ovat saatavilla 2023 alussa entiseen tapaan.

Ladatkaa tarvitsemanne raportit Eazybreak-etujen käytöstä 2022 tammikuun alussa ja tallettakaa ne varmaan paikkaan. Raportit tullaan poistamaan saatavilta todennäköisesti maaliskuun 2023 jälkeen.

Kirjaudu Eazybreak-palveluun

Tiedota työntekijöitä Epassiin siirtymisestä kahdessa vaiheessa.

Suosittelemme, että tiedotatte työntekijöitänne Epassiin siirtymisestä kahdessa vaiheessa. Tätä varten voit ladata alta valmiit tiedotemateriaalit PDF-tiedostoina. 

Kannattaa myös jakaa linkki verkkosivullemme, jonne olemme koonneet tärkeimmät ohjeet Epassin käytön aloittamiseen työntekijälle.

Katso työntekijän ohjeet suomeksi | In English. 
Pidä nämä linkit mukana ainakin vaiheen 2 viestinnässänne. 

Lataa PDF-tiedote, vaihe 1. Suosittelemme jaettavaksi 3. – 9.12.

Lataa PDF-tiedote vaihe 2. Suosittelemme jaettavaksi 14. – 20.12.

Eazybreak lähettää Epassi-käyttöohjeet siirtyville työntekijöille.

Eazybreak tulee lähettämään lyhyen sähköpostiviestin kaikille Epassiin siirtyville työntekijöille joulun ja uudenvuoden välipäivinä. Viestissä muistutetaan seuraamaan Epassilta tammikuun alussa tulevia sähköpostiviestejä. Viestissä ohjeistetaan työntekijöitä myös tutustumaan Epassin käyttöohjeisiin Epassin verkkosivuilla / instructions in English. 

Muistuta työntekijöitänne käyttämään erääntyvät Eazybreak-edut.

Nyt on erinomainen aika muistuttaa työntekijöitänne huolehtimaan hyvinvoinnistaan käyttämällä 31.12. erääntyvät Eazybreak-etunsa pois. Olemme koonneet nipun hyviä käyttövinkkejä alta löytyvään Word-dokumenttiin, mistä voit helposti kopioida teille soveltuvat tekstit ja liittää ne omaan viestintäänne.

Lataa Word-pohja (teksti + kuvitusta) etujen käytöstä viestintäänne varten.

Epassi lähettää työntekijöillenne etujen käyttöön liittyviä sähköpostiviestejä noin kerran kuukaudessa.

Eazybreak ei ole viestinyt työntekijöillenne sähköpostitse kovin aktiivisesti. Ainoat toistuvat sähköpostiviestit ovat liittyneet uusien etujen jakamiseen.

Epassi tulee viestimään työntekijöillenne sähköpostitse noin kerran kuukaudessa. Viestien tarkoituksena on kertoa työntekijälle tämän käytettävissä olevat etusaldot ja antaa heille ideoita siitä, miten he voivat pitää huolta hyvinvoinnistaan ja työkyvystään Epassi-etujensa avulla. 

Epassin käyttäjäviestit sisältävät asiaa kolmella kielellä: suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. 

Voitte tutustua Epassin viimeksi lähettämiin viesteihin alla. 
Huom: viestiemme sisältö rajoitetaan aina sen mukaan, mitä etuja kullakin työntekijällä on käytettävissä. Jos työntekijällä ei ole esimerkiksi liikuntaetua ollenkaan käytössä tai hän on käyttänyt saldonsa loppuun, hänelle ei näytetä liikuntaedun käyttöön liittyviä sisältöjä.

Katso Epassin tuoreimmat käyttäjäviestit:

• viesti 2.12.2022
• viesti 23.11.2022
• viesti 8.11.2022.

1.1.2023 voimaan astuvat Epassin sopimusehdot.

• Yleiset sopimusehdot
• Tietojenkäsittelysopimus
• Palvelukuvaus
• Tietosuojaseloste

Katso 31.12.2022 asti voimassa olevat Eazybreak-sopimusehdot

Tärkeimmät muutokset sopimusehdoissa:

• Kohta 1, Palvelun kuvaus/käyttö: Uusissa Epassi-ehdoissa palvelunkuvaus on omassa liitteessään, jolloin ehdoissa palvelun käyttöön viitataan vain lyhyesti. Lisäksi Epassin ehdoissa esitellään tyhjentävämmin työntekijöiden käyttöehtoja.
• Kohta 2, Etuuksien ja palvelumaksujen veloitus: Historialliset laskutustapojen erot. HUOM, Epassi-ehdoissa myös erikseen kohdat 9.5 – 10, jotka sisältävät laskutuksen erityisehdot (Epassi Go, Epassi Plus ja Epassi Hyvinvointi).
• Kohta 3, Henkilötietojen käyttö / tietosuoja: Epassilla on eri roolit tietojenkäsittelyssä Asiakkaan ja Työntekijöiden osalta.
• Kohta 7, Vastuunrajoitukset: Verkkopalvelun käyttöä koskevat tilanteet ja ylivoimainen este lisätty Epassi-ehtoihin.
• Kohta 9, Sopimusmuutokset: Epassi toimii Maksupalvelulain piirissä, minkä edellyttämät muutokset ilmoitusaikoihin on huomioitu.
• Kohta 10, Sopimuksen päättyminen: Erot koskien ennakkomaksujen palautusta huomioitu Epassi-ehdoissa.
• Kohta 11, Sovellettava laki ja Riitojen Ratkaisu: Epassi-ehdoissa käräjäoikeus välimiesoikeuden sijaan.