Epassi Palvelun Yleiset sopimusehdot Työnantaja-asiakkaille
Epassi on digitaalinen palvelu, joka kokoaa henkilöstöedut palveluksi ja tarjoaa fiksun ja luotettavan tavan parantaa työntekijöiden hyvinvointia. Epassi palvelulla työnantajayritys tarjoaa työntekijöilleen työsuhde-etuja. Olemme koonneet alle oleellisia asioita, jotta yhteistyömme toimisi mahdollisimman sujuvasti. Rekisteröidyttyäsi Epassin asiakkaaksi me molemmat sitoudumme toimimaan näiden sopimusehtojen mukaan. Näitä yleisiä sopimusehtoja sovelletaan Asiakkaan ja Epassin välillä osana muuta Palvelusopimusta. Tarkempia ohjeita Epassi-palvelun käyttämiseen liittyen on saatavilla osoitteesta www.Epassi.fi. Epassi ilmoittaa kirjallisesti Asiakkaan yhteyshenkilölle mahdollisista muutoksista ohjeisiin ennen niiden toteuttamista. Palvelusopimus pätee ennen ohjeita ristiriitatilanteessa.
Sisällysluettelo
- Määritelmät
- Palvelu
- Soveltamisala
- Palvelun käyttö
- Palvelun saatavuus
- Asiakaspalvelu
- Käyttäjätili ja Palveluntarjoajien antamat tiedot
- Tietosuoja
- Laskutus
- Sopimuksen voimassaolo
- Sopimuksen päättyminen
- Sopimusmuutokset
- Referenssioikeus
- Immateriaalioikeudet
- Ylivoimainen este
- Salassapito
- Vastuunrajoitukset
- Sovellettava laki ja Erimielisyyksien ratkaiseminen
1. Määritelmät
1.1 Asiakas olet sinä, eli Palvelua käyttävä työnantaja;
1.2 Epassi Clearing Oy, (jäljempänä myös ”Epassi Clearing”) vastaa henkilöstö- ja luontoisetujen maksujen välittämisestä ja maksulaitosluvan mukaisista yleisistä maksuvälityspalveluista. Epassi Clearingilla on toimintaansa varten maksulaitoslain (297/2010) mukainen Finanssivalvonnan myöntämä maksulaitostoimilupa, (Finanssivalvonta, Snellmaninkatu 6, 00101 Helsinki (www.fiva.fi)); Helsinki (www.fiva.fi));
1.3 Epassi on Epassi Finland Oy (jäljempänä myös tai ”Epassi Finland”) vastaa henkilöstöetujen hankkimiseen ja maksamiseen liittyvän palvelukokonaisuuden tarjoamisesta Asiakkaalle sekä henkilöstö- ja luontoisetujen maksuvälityksestä;
1.4 Epassi Alusta on Työntekijöiden (Epassin loppukäyttäjä) käyttämä sovellus jota kautta nämä voivat käyttää Epassi Maksuvälinettä ja muita Palvelun osia;
1.5 Epassi Maksuväline on Epassin järjestämä, Epassin järjestelmien ja/tai Palvelun käyttöönoton myötä Työntekijöiden sekä muiden kuluttajien käyttöön tullut maksuväline joka käsittää maksamisen verotuettujen ja vapaiden henkilöstöetujen sekä Epassin Omarahapalvelun toiminnallisuuden;
1.6 Mobiilisovellus on Epassin kehittämä ja omistama matkapuhelinsovellus Työntekijöiden henkilöstöetujen seuraamiseen, maksamiseen ja käytön kehittämiseen sekä Epassi Lomapakon palveluiden käyttämiseen;
1.7 Osapuolet ovat Epassi ja sinä, yhdessä;
1.8 Palvelu on Asiakkaalle ja Työntekijöille verkon välityksellä tarjottava verottomien ja verotuettujen henkilöstöetujen sekä näihin liittyvien maksupalvelujen ylläpitoon ja hallintaan keskittyvä palvelukokonaisuus sekä sovitut lisäpalvelut, joka on määritelty liitteessä 3 (Palvelukuvaus);
1.9 Palveluntarjoaja on Epassin kanssa sopimuksen tehnyt palveluiden myyjä, joka tarjoaa Epassi Maksuvälineillä maksettavia palveluita;
1.10 Saldo on Epassin Maksuvälineelle ladattavaa rahamääräisesti mitattavaa käyttöoikeutta;
1.11 Sopimus on kuten määritelty palvelusopimuksessa ja yleisten ehtojen kohdassa 3; ja
1.12 Työntekijä on Asiakkaan työntekijä, joka käyttää Epassi Maksuvälineitä.
2. Palvelu
2.1 Osapuolet ovat sopineet Palvelun käyttöönotosta Asiakkaalle verottomien ja verotuettujen henkilöstöetujen sekä muiden henkilöstöetujen hallintaan.
2.2 Tämä Sopimus koskee Palvelun toimittamista Asiakkaalle. Silloin kun Työntekijä käyttää Palvelua Epassi Alustan kautta koskee tätä erillinen sopimussuhde joka muodostuu Epassin ja Työntekijän välille Epassi Alustalla saatavilla olevian käyttö- ja muiden ehtojen mukaan.
2.3 Epassi Alustalla on mahdollista saada tietoa ja maksaa Palveluntarjoajien palveluista joista Työntekijä Palvelun loppukäyttäjänä tekee sopimuksen Palveluntarjoajan kanssa. Palveluntarjoajat ovat Epassiin sopimussuhteessa ja ovat sitoutuneet takaamaan loppukäyttäjien oikeudet vaaditulla tavalla.
2.4 Palvelun käyttöön ottamiseksi ja sen muokkaamiseksi Asiakkaan tarpeita varten Osapuolten on mahdollista sopia asiakaskohtaisten lisätöiden tekemisestä osana palvelusopimusta tai erikseen sen voimassaolon aikana.
2.5 Osapuolet määrittelevät Palvelun käyttöönoton liitteen 4 (Työsuhde-etujen ohjeistus) mallin mukaisesti joko Sopimuksen voimaan tullessa tai ilman aiheetonta viivästystä sen jälkeen. Ohjeistuksessa määritellään palvelusopimuksessa määriteltyjen Palvelun osien osalta mahdolliset etujen rajaukset, alkamisajankohta, vuotuinen käyttöarvo ja mahdolliset Asiakkaan erityissäännöt.
3. Soveltamisala
3.1 Nämä yleiset ehdot on käännetty englannin ja ruotsin kielille käytettävyyden parantamiseksi. Mikäli sopimusehtojen eri kieliversioiden soveltamisessa ilmenee ristiriitoja, sovellettavaksi tulevat alkuperäiset suomenkieliset sopimusehdot.
3.2 Epassin ja Asiakkaan välinen Sopimus muodostuu kokonaisuudesta, johon sovelletaan seuraavaa etusijajärjestystä:
I Palvelusopimus
II. Tietojenkäsittelysopimus
III. Yleiset Sopimusehdot
IV. Epassi Palvelukuvaus
V. EpassiBIKE-palvelun erityisehdot
VI. Työsuhde-etujen ohjeistus
4. Palvelun käyttö
4.1 Asiakkaalla on oikeus käyttää Palvelua Sopimuksen tultua voimaan. Asiakkaan käyttöoikeus koskee Palvelua, sen osana annettuja aineistoja ja materiaaleja siltä osin kuin on tarpeellista Palvelun käyttöön sekä ilman oikeutta muokata tai jälleenluovuttaa tätä käyttöoikeutta koskien Palvelua. Asiakkaan käyttöoikeus Palveluun päättyy Sopimuksen päättyessä. Palvelu tarjotaan “Software as a Service” (SaaS) -palveluna, jossa Epassi antaa Asiakkaalle pääsyn Palvelun ohjelmistoympäristöön ja aineistoihin, jotka on saatettu tarjolle verkossa. Näitä Yleisiä Sopimusehtoja sovelletaan Palvelun kaikkiin osiin, mukaan luettuna siihen jälkikäteen mahdollisesti lisättäviin toiminnallisuuksiin.
4.2 Asiakas hyväksyy, että Palvelu toimitetaan sellaisena kuin se on. Palvelu ei täytä muita kuin Sopimuksessa sovittuja Asiakkaan erityisiä vaatimuksia. Palvelu ja sen toimitus eivät ole täysin virheettömiä, ja Palvelun parantaminen on jatkuvaa.
4.3 Asiakas tiedostaa, että Epassi Maksuväline on aina Työntekijän henkilökohtainen maksuväline ja edistää osaltaan sitä etteivät Työntekijöiden henkilökohtaisia tunnuksia väärinkäytetä kolmansien osapuolten toimesta.
4.4 Asiakas osaltaan sitoutuu Palvelua käyttäessään noudattamaan kulloinkin voimassa olevaa maksuvälineitä koskevaa lainsäädäntöä ja muita niihin soveltuvia säännöksiä ja määräyksiä sekä viranomaisten ohjeita ja erityisesti Verohallinnon kulloinkin voimassa olevia ohjeita koskien luontois- ja henkilökuntaetujen hankkimista kohdennetuilla maksuvälineillä sekä henkilökuntaetuja verotuksessa. Asiakas on tietoinen siitä, että viranomaisten päätöksistä ja ohjeista johtuvat rajoitukset ja niihin tehtävät muutokset voivat vaikuttaa Palvelun käyttämiseen sekä Työntekijöille tarjottaviin verottomiin ja verotuettuihin henkilöstöetuihin.
4.5 Ottaessaan Palvelun käyttöönsä Asiakas suostuu samalla siihen, että Epassi voi siirtää sillä Asiakkaalta olevia saataviaan Epassi Clearingille joka on rekisteröitynyt maksupalvelujen tarjoaja. Tämä on välttämätöntä Palvelun toiminnan mahdollistamiseksi. Epassi Clearing vastaa Epassin alihankkijana ja yhtiökumppanina Epassi Finlandin maksutapahtumien hallinnasta sekä henkilöstöetuja koskevien maksujen tilittämisestä sen Palveluntarjoajille.
4.6 Työntekijöiden käyttöön Epassin Maksuvälineelle ladattua Saldoa ei voi vaihtaa rahaksi.
4.7 Työntekijän käyttäessä Palvelua itsenäisesti on tässä kyse Epassin ja Työntekijän välisestä sopimussuhteesta Epassin käyttöehtojen (www.Epassi.fi/terms-of-use) mukaisesti esimerkiksi koskien OmaRaha-saldoa ja sen lataamista. Tämä Sopimus koskee vain ja ainoastaan Epassin ja Asiakkaan välistä sopimussuhdetta.
4.8 Asiakas on ilmoittanut Palvelun käyttöönottaessaan kalenterivuodelle käytettävän henkilöstöetujen käyttöarvon ja luonteen liitteessä 4. Mikäli Asiakas haluaa kesken kalenterivuoden muuttaa etujen tai etuuksien määrää voi tämä tehdä niin ilmoittamalla tästä Palvelusopimuksessa määritellylle yhteyshenkilölle. Ilmoitukset ja muutospyynnöt tulee tehdä kirjallisesti Palvelusopimuksessa osoitettuihin yhteystietoihin jolloin Epassi pyrkii toteuttamaan Asiakkaan toiveet ja avustamaan tätä kohtuullisen ajan kuluessa. Mikäli Asiakas haluaa tehdä olennaisia muutoksia etujen luonteeseen (esimerkiksi etukategorian poisto, omavastuuosuuden lisäys) neuvottelevat Osapuolet kirjallisesta sopimusmuutoksesta palvelusopimukseen erikseen. Asiakas voi ilmoittaa muutoksesta seuraavan kalenterivuoden henkilöstöetujen arvoon ilmoittamalla tästä kuluvan kalenterivuoden joulukuun 1. päivään mennessä.
5. Palvelun toimitus ja saatavuus
5.1 Epassi pitää Palvelun saatavilla sellaisena kuin se on ja siinä muodossa jotta sitä voidaan käyttää palvelukuvauksen (liite 3) mukaisesti.
5.2 Epassi kehittää ja huoltaa Palvelua jatkuvasti niin että Palvelun turvallisuus, toiminnallisuudet ja loppukäyttäjien käyttökokemus paranee. Epassi ei takaa täysin keskeytyksetöntä tai virheetöntä Palvelua sen jatkuvan kehityksen johdosta. Epassi tekee Palvelun kehitykselle ja turvallisuudelle olennaiset päivitykset ja huollot Palvelun pääasiallisten käyttöaikojen ulkopuolella. Epassi saattaa joutua tekemään äkillisiä palvelumuutoksia ja lyhytaikaisia katkoksia myös muina aikoina jos näiden ajoittaminen ei ole mahdollista tai tarkoituksenmukaista.
6. Asiakaspalvelu
6.1 Epassin asiakaspalvelu auttaa Asiakasta ja tämän Työntekijöitä Palvelun käyttämisessä ja vastaa kysymyksiin, jotka liittyvät etujen käyttöönottoon, käyttöön ja raportointiin. Epassin Palvelun verkko-osoite (https://services.epassi.fi) sisältää ohjeita ja materiaaleja Asiakkaan käyttöön Työntekijöiden ohjeistamiseksi.
7. Käyttäjätili ja Palveluntarjoajien antamat tiedot
7.1 Asiakas tekee itselleen rekisteröinnin yhteydessä Palvelun ylläpitoon tarkoitetun käyttäjäprofiilin ja siihen liittyvät henkilökohtaiset tunnukset kirjautuakseen Palvelun yrityskohtaisille ylläpito- ja raportointisivustoille. Palvelun käyttö Asiakkaan toimesta tapahtuu ensisijaisesti tämän ylläpito- ja raportointisivuston kautta jossa Asiakas yksilöi Työntekijöidensä tunniste- ja etutiedot, jotta he voivat aloittaa Epassi Maksuvälineiden käytön näiden soveltuvien ehtojen mukaan.
7.2 Asiakas vastaa kirjautumistietojen ja muiden tilitietojen salassapidosta ja sitoutuu huolellisuuteen tunnusten säilyttämisessä. Asiakkaan tunnukset tulee viipymättä vaihtaa, jos syntyy epäilys niiden joutumisesta vääriin käsiin. Asiakkaan on välittömästi ilmoitettava Epassille havaitsemastaan kirjautumistietojen luvattomasta käytöstä. Asiakas ja Epassi sopivat erikseen tavasta jolla Epassi voi tiedottaa Työntekijöitä Epassi-tunnuksista ja näiden käyttöönotosta. Mikäli Asiakas valitsee tehdä Työntekijöiden tiedottamisen itse on se vastuussa siitä että tiedotus tehdään tavalla joka säilyttää ja ylläpitää kirjautumistunnusten henkilökohtaisen ja salassapidettävän luonteen.
7.3 Epassi julkaisee Palvelutarjoajien itsestään, palveluistaan ja tuotteistaan antamat tiedot soveltuvin osin Epassi Alustalla Palvelun toteuttamiseksi. Palveluntarjoajat vastaavat itse tietojensa oikeellisuudesta sekä tietojensa päivittämisestä Palveluun. Epassilla ei ole vastuuta niiden oikeellisuudesta.
8. Tietosuoja
8.1 Epassi käsittelee henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen ja kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla. Osapuolet sitoutuvat noudattamaan kulloinkin voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
8.2 Asiakas on tietosuojalainsäädännön mukainen rekisterinpitäjä kaikelle sellaiselle henkilötiedolle, jonka Asiakas on ladannut Palveluun ja Epassi toimii kyseisten henkilötietojen käsittelijänä Palvelun tuottamiseksi Sopimuksen liitteenä olevan tietojenkäsittelysopimuksessa sovitulla tavalla. Asiakkaan tulee rekisterinpitäjänä laatia omat tietosuojaa koskevat selosteensa ja hankkia tarvittavat suostumukset henkilötietojen käsittelyyn.
8.3 Epassi toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä kaiken sen tiedon osalta jonka se kerää Työntekijältä itseltään tämän käyttäessä Palvelua esimerkiksi Epassi Alustan kautta. Asiakas ei ole osallinen tähän tai vastuussa tästä henkilötietojen käsittelystä. Epassin rekisterinpitäjyyttä koskeva tietosuojaseloste on Asiakkaiden Työntekijöiden nähtävillä Palveluun rekisteröitymisen yhteydessä, Epassi Alustalla sekä Epassin verkkosivuilla (www.Epassi.fi). Epassi rekisterinpitäjänä luovuttaa Asiakkaalle ne etujen käyttöä koskevat tiedot jotka Asiakas rekisterinpitäjänä tarvitsee työsuhde-etujen hallinnointia varten.
8.4 Asiakas luovuttaa niiden Työntekijöien tunnistetiedot erikseen sovitulla tavalla Epassille tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti Epassin maksuvälinerekisteriin henkilöstöetujen käyttöä varten.
8.5 Epassi ei joka tapauksessa vastaa tietojen käsittelystä Palveluntarjoajan palvelussa silloin kun Työntekijä käyttää näitä Palvelun kautta Epassin loppukäyttäjänä, vaan näihin sovelletaan ko. Palveluntarjoajan omia ehtoja.
9. Laskutus ja palvelumaksu
9.1 Epassi laskuttaa Asiakkaalta Palvelun käytöstä palvelusopimuksessa sovitun palvelumaksun ja muut mahdolliset maksut. Laskun maksuehtona on 14 päivää netto ja viivästyneestä laskusta peritään korkolain mukaista korkoa.
9.2 Kaikki Asiakaskohtaiset lisätyöt Palvelun käyttöön liittyen laskutetaan Epassin erillisen, kulloinkin voimassa olevan hinnaston mukaisesti.
9.3 Käyttämättä jäänyttä Saldoa ei palauteta Asiakkaalle Sopimuksen päättyessä. Kukin Saldo myönnetään kalenterivuodeksi kerrallaan eikä se automaattisesti siirry seuraavalle kalenterivuodelle.
9.4 Palvelumaksun osuuteen lisätään arvonlisävero kulloinkin voimassa olevan viranomaisohjeistuksen mukaan.
9.5 Asiakkaan valitessa Epassi GO -palvelukokonaisuuden Laskutus tapahtuu etujen jakamisen yhteydessä etukäteen. Epassi laskuttaa tuolloin Henkilöstöetujen Maksuvälineille ladattavasta Saldon sekä voimassa olevan hinnaston mukaisen palvelumaksun etukäteen. Saldo on Työntekijöiden käytettävissä, kun laskun suoritus on vastaanotettu sen vuoden loppuun saakka, johon edut on ladattaessa kohdistettu. Sopimuksen jatkuessa vuoden vaihtuessa käyttämätön Saldo hyvitetään seuraavan kalenterivuoden laskutuksessa asiakkaan ladatessa lisää Saldoa Työntekijöidensä käyttöön.
9.6 Asiakkaan valitessa Epassi Plus -palvelukokonaisuuden Työntekijät eivät voi käyttää Henkilöstöetujen Maksuvälineitä etujen maksamiseen ilman voimassa olevaa Saldoa. Ensimmäinen Asiakkaalle toimitettava lasku on arviolasku, joka perustuu Asiakkaan ja Epassin välillä Sopimuksessa sovittuun Saldojen vuotuiseen käyttöarvioon ja ennakkolatausprosenttiin. Seuraavat laskut perustuvat Saldon toteutuneeseen käyttöön ennakkolatausprosenttiin suhteutettuna, ja mikäli muuta ei ole Asiakkaan kanssa kirjallisesti sovittu, ne laskutetaan yhden (1) kuukauden sovitulla laskutusvälillä. Mikäli maksettu ennakko laskee käytön perusteella alle Epassin määrittämän vähimmäisennakon, on Epassilla oikeus lähettää Asiakkaalle täydennyslasku vähintään ennakkolatausprosentin määrästä. Asiakkaan maksama, mutta käyttämätön Saldo siirretään Sopimuksen jatkuessa vuoden vaihteessa seuraavalle kalenterivuodelle edelleen käytettäväksi.
10. Sopimuksen voimassaolo
10.1 Sopimus tulee voimaan kun se on allekirjoitettu ja on toistaiseksi voimassa. Kumpikin Osapuoli voi irtisanoa sopimuksen kolmen kuukauden irtisanomisajalla.
11. Sopimuksen päättyminen
11.1 Sopimus katsotaan irtisanotuksi ja päättyneeksi Asiakkaan puolelta, jos Palvelua ei käytetä kahden (2) perättäisen kalenterivuoden aikana.
11.2 Osapuolilla on oikeus päättää sopimus välittömästi, mikäli toinen Osapuoli toimii olennaisesti sopimusehtojen tai toimintaohjeiden vastaisesti tai jos tämä on maksukyvyttömyysmenettelyssä.
11.3 Epassilla on oikeus estää Asiakkaan pääsy Palveluun, poistaa raportit sekä muut tiedot, estää Asiakkaan Työntekijöiden Epassin Maksuvälineiden käyttö, kun Sopimuksen irtisanomisaika on päättynyt.
11.4 Epassilla on oikeus estää Asiakkaan pääsy Palveluun ja tarvittaessa purkaa Sopimus päättymään välittömästi, jos ilmenee syytä epäillä, että palvelua käytetään lainvastaisesti tai tavalla, joka saattaa aiheuttaa vahinkoa Epassille.
12. Sopimusmuutokset
12.1 Epassilla on oikeus muuttaa Yleisiä Sopimusehtoja ja voimassa olevaa hinnastoa. Epassi ilmoittaa muutoksista Asiakkaalle vähintään kaksi (2) kuukautta ennen muutosten voimaantuloa. Mikäli Asiakas ei hyväksy muutoksia, Asiakkaalla on oikeus lopettaa Palvelun käyttö ja päättää Sopimus Epassin kanssa yhden (1) kuukauden irtisanomisajalla.
12.2 Epassilla on oikeus tehdä muutoksia, jotka eivät olennaisesti vaikuta Palvelun sisältöön ja päivittää ja julkaista Palvelun palvelukuvauksia ja ohjeita ilmoittamalla asiasta Palvelussa. Muutokset tulevat voimaan välittömästi.
12.3 Epassilla on oikeus siirtää Sopimus konserniyhtiöilleen ilman Asiakkaan erillistä suostumusta. Lisäksi Epassilla on oikeus siirtää tämä sopimus edelleen kolmannelle osapuolelle kaikkine oikeuksineen ja velvollisuuksineen yritysjärjestelyn tai liiketoimintakaupan yhteydessä ilman Asiakkaan erillistä suostumusta.
13. Referenssioikeus
13.1 Epassilla on oikeus käyttää Asiakkaan yrityksen nimeä referenssinään, ellei Asiakas sitä erikseen kirjallisesti kiellä.
14. Immateriaalioikeudet
14.1 Asiakkaan Palveluun tallentaman tiedon ja muun materiaalin omistusoikeus kuuluu aina Asiakkaalle. Palvelun immateriaali- ja muut oikeudet kuuluvat Epassille. Tällä Sopimuksella ei siis siirretä omistusoikeuksia Osapuolten välillä.
15. Ylivoimainen este
15.1 Osapuoli vapautuu Sopimuksen mukaisista velvoitteistaan, jos niiden täyttäminen on estynyt ylivoimaisen esteen vuoksi ja Sopimusvelvoitteiden täyttämisen määräaika pitenee sillä ajalla, jona estynyt Osapuoli ei voinut täyttää Sopimusvelvoitteitaan ylivoimaisesta esteestä johtuen. Osapuoli, joka tahtoo vedota ylivoimaiseen esteeseen, on velvollinen viipymättä kirjallisesti ilmoittamaan siitä toiselle Osapuolelle, samoin ylivoimaisen esteen lakkaamisesta. Ylivoimaiseksi esteeksi katsotaan jokainen sellainen Sopimuksen solmimisen jälkeen sattunut Osapuolesta riippumaton, ennalta arvaamaton seikka, kuten esimerkiksi työselkkaus, joka estää Sopimukseen perustuvien velvoitteiden täyttämisen. Myös Osapuolen alihankkijan sopimusvelvoitteen täyttymisen estyminen edellä mainituista syistä katsotaan Osapuolen ylivoimaiseksi esteeksi, mikäli Osapuoli ei pysty korvaavaan estynyttä alihankkijaa toisella alihankkijalla tai itse suorittamaan velvoitteen. Ylivoimaisen esteen kestäessä yli 30 päivää on toinen Osapuoli oikeutettu sanomaan Sopimuksen irti valitsemallaan irtisanomisajalla.
16. Salassapito
16.1 Osapuolet sitoutuvat pitämään salassa Sopimuksen sisällön ja kaiken tiedon joka on merkitty salassa pidettäväksi tai ellei tästä Sopimuksesta tai voimassa olevasta laista muuta johdu. Salassapitovelvollisuus ei kuitenkaan koske aineistoa tai tietoa, (a) joka on yleisesti saatavilla taikka muuten julkista, (b) jonka vastaanottava Osapuoli on saanut kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta, (c) joka oli vastaanottavan Osapuolen hallussa ilman niitä koskevaa salassapitovelvollisuutta ennen niiden saamista toiselta Osapuolelta, (d) jonka vastaanottava Osapuoli on itsenäisesti kehittänyt hyödyntämättä toiselta Osapuolelta saamaansa aineistoa tai tietoa taikka (e) jonka vastaanottava sopijapuoli on velvollinen luovuttamaan lain tai viranomaismääräyksen perusteella. Osapuolella ei ole oikeutta ilmaista salassa pidettävää tietoa kolmannelle tai käyttää sellaista tietoa muuhun kuin tämän Sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen ilman toisen Osapuolen kirjallista suostumusta. Epassilla on kuitenkin oikeus ilmaista salassa pidettäviä tietoja konserniyhtiöilleen ja mahdollisille alihankkijoilleen Palvelun toteuttamiseksi sekä viranomaisille oikeudellisen velvoitteen takia.
16.2 Salassapitovelvollisuus on voimassa tämän Sopimuksen voimassaoloajan ja kaksi (2) vuotta sen päättymisen jälkeen, ellei laki edellytä pidempää salassapitoaikaa.
17. Vastuunrajoitukset
17.1 Osapuolen vahingonkorvausvastuu Palveluun ja sen virheeseen liittyvistä suorista vahingoista on 60 % viimeisen kahdentoista (12) kuukauden aikana perittyjen palvelumaksujen arvonlisäverottomasta kokonaishinnasta. Palvelumaksuihin ei lueta ostetuista palveluista ja tuotteista palveluntarjoajille maksettuja hintoja tai Palveluun lisätyn Saldon määrää, vaan yksinomaan Epassin laskuttamat palvelumaksut.
17.2 Kumpikaan Osapuoli ei vastaa välillisestä vahingosta. Yllä kohdassa 17.1 vastuunrajoitusta ei sovelleta vahinkoihin jotka johtuvat kohdan 14 (Immateriaalioikeudet), 16 (Salassapito) tai tietosuojaan liittyvissä rekisteröityjen vaatimuksissa tai hallinnollisissa seuraamusmaksuissa käsittelysopimuksessa (liite 1) sovitulla tavalla. Kohdan 17 vastuunrajoitus ei sovellu myöskään vahinkoon joka on aiheutettu törkeän huolimattomasti tai tahallisesti.
17.3 Epassi ei vastaa välillisistä taikka välittömistä vahingoista, jotka aiheutuvat siitä, että Epassin Verkkopalvelun käyttö ei ole tietyllä hetkellä mahdollista. Osapuoli ei myöskään vastaa toiselle Osapuolelle aiheutuneesta vahingosta, joka johtuu ylivoimaisesta esteestä (force majeure).
17.4 Epassi ei vastaa mistään vaikutuspiirinsä ulkopuolella olevasta seikasta, kuten Epassi Maksuvälineen päätymisestä väärälle
henkilölle Asiakkaan tai Työntekijän virheestä, huolimattomuudesta tai ohjeiden laiminlyönnistä. Epassi ei vastaa
Palveluntarjoajiensa toiminnasta, näiden tarjoamista tuotteista tai palveluista, niiden saatavuudesta, käytettävyydestä ja
laadusta eikä muistakaan Palveluntarjoajien toiminnasta aiheutuvista vahingoista.
18. Sovellettava laki ja Erimielisyyksien ratkaiseminen
18.1 Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset erimielisyydet pyritään aina ratkaisemaan neuvotteluteitse. Jos
neuvotteluissa ei päästä ratkaisuun, ratkaistaan erimielisyydet lopullisesti Helsingin käräjäoikeudessa. Epassilla on lisäksi aina
oikeus nostaa kanne Asiakkaan kotipaikan käräjäoikeudessa.
General Terms and Conditions for Employer Customers
Epassi is a digital service that brings employee benefits together into one solution and offers a smart and reliable way to improve employee wellbeing. With the Epassi service, an employer provides employee benefits to its employees. Below, we have gathered key information to help ensure that our cooperation runs as smoothly as possible. Once you have registered as an Epassi customer, both parties commit to following these terms and conditions.
These general terms and conditions apply between the Customer and Epassi as part of the broader Service Agreement. More detailed instructions on how to use the Epassi service are available at www.epassi.fi. Epassi will inform the Customer’s contact person in writing of any changes to the instructions before they take effect. In the event of any conflict, the Service Agreement shall prevail over the instructions.
Table of contents
- Definitions
- Service
- Scope of Application
- Use of the Service
- Delivery and Availability of the Service
- Customer Support
- User Account and Information Provided by Service Providers
- Data Protection
- Invoicing and Service Fees
- Duration of the Agreement
- Termination of the Agreement
- Amendments to the Agreement
- Right of Reference
- Intellectual Property Rights
- Force Majeure
- Confidentiality
- Limitation of Liability
- Applicable law and Dispute Resolution
1. Definitions
1.1 Customer means you, the employer using the Service;
1.2 Epassi Clearing Oy, (“Epassi Clearing”) is responsible for processing payments related to employee benefits and fringe benefits, as well as providing general payment services in accordance with its payment institution license. Epassi Clearing holds a payment institution license granted by the Finnish Financial Supervisory Authority (Finanssivalvonta) under the Payment Institutions Act (297/2010) (Finanssivalvonta, Snellmaninkatu 6, 00101 Helsinki, www.fiva.fi);
1.3 Epassi refers to Epassi Finland Oy (“Epassi Finland”), which is responsible for providing the service package for acquiring and paying employee benefits to the Customer, as well as for payment processing related to employee benefits and fringe benefits;
1.4 Epassi Platform means the application used by Employees (end users of Epassi) through which they can use the Epassi Payment Instrument and other parts of the Service;
1.5 Epassi Payment Instrument means the payment instrument provided by Epassi, enabled by Epassi’s systems and/or Service onboarding, for use by Employees and other consumers. It includes the functionality for paying tax-free and tax-supported employee benefits, as well as the Epassi Own Money service;
1.6 Mobile Application means the mobile app developed and owned by Epassi for Employees to track, pay, and manage their employee benefits, as well as to use the services of Epassi Lomapako;
1.7 Parties means Epassi and you, together;
1.8 Service means the service package provided to the Customer and Employees over the internet, focused on the management and administration of tax-free and tax-supported employee benefits and related payment services, as well as agreed additional services, as defined in Appendix 3 (Service Description);
1.9 Service Provider means a vendor that has an agreement with Epassi and offers services payable with Epassi Payment Instruments;
1.10 Balance means the monetary value loaded onto the Epassi Payment Instrument;
1.11 Agreement has the meaning defined in the Service Agreement and in Section 3 of the General Terms; and
1.12 Employee means an employee of the Customer who uses the Epassi Payment Instruments.
2. Service
2.1 The Parties have agreed to implement the Service for the Customer for the management of tax‑free, tax‑supported, and other employee benefits.
2.2 This Agreement covers the provision of the Service to the Customer. When an Employee uses the Service through the Epassi Platform, a separate contractual relationship is formed between Epassi and the Employee based on the terms of use and other conditions available on the Epassi Platform.
2.3 Through the Epassi Platform, Employees can access information about and pay for services offered by Service Providers. As the end user of the Service, the Employee enters into an agreement with the Service Provider. Service Providers have a contractual relationship with Epassi and are committed to ensuring end‑user rights as required.
2.4 To enable the adoption of the Service and tailor it to the Customer’s needs, the Parties may agree on customer‑specific additional work as part of the service agreement or separately during its validity.
2.5 The Parties will define the implementation of the Service in accordance with the template in Appendix 4 (Employee Benefits Guidelines) either upon the entry into force of the Agreement or without undue delay thereafter. The guidelines specify, for the parts of the Service defined in the service agreement, any applicable benefit limitations, start date, annual usage value, and any Customer‑specific rules.
3. Scope of Application
3.1 These general terms have been translated into English and Swedish to improve usability. In the event of any discrepancies between the different language versions of the contractual terms, the original Finnish version shall prevail.
3.2 The Agreement between Epassi and the Customer consists of a set of documents, which shall apply in the following order of precedence:
I Service Agreement
II. Data processing agreement
III. General Terms And Conditions for Employer Customers
IV. Epassi Service Description
V. Special Terms fore the EpassiBIKE Service
VI. Guidelines for Employee Benefits
4. Use of the Service
4.1 The Customer is entitled to use the Service once the Agreement has entered into force. The Customer’s right of use covers the Service and any materials and content provided as part of it, but only to the extent necessary for using the Service and without the right to modify or sublicense this right of use. The Customer’s right to use the Service ends upon termination of the Agreement. The Service is provided as a “Software as a Service” (SaaS) offering, in which Epassi grants the Customer access to the Service’s software environment and materials made available online. These General Terms and Conditions apply to all parts of the Service, including any functionalities added later.
4.2 The Customer acknowledges that the Service is delivered “as is.” The Service does not meet any special requirements of the Customer other than those agreed in the Agreement. The Service and its delivery are not completely error-free, and enhancements to the Service are continuous.
4.3 The Customer acknowledges that the Epassi Payment Instrument is always a personal payment instrument of the Employee and helps ensure that Employees’ personal credentials are not misused by third parties.
4.4 When using the Service, the Customer undertakes to comply with the laws, regulations, and official guidelines applicable to payment instruments in force at any given time, and in particular with the guidelines issued by the Finnish Tax Administration regarding the acquisition of fringe and employee benefits using targeted payment instruments, as well as the taxation of employee benefits. The Customer is aware that restrictions and changes resulting from authorities’ decisions and guidelines may affect the use of the Service and the tax-exempt or tax-supported employee benefits offered to Employees.
4.5 By taking the Service into use, the Customer consents to Epassi being allowed to transfer its receivables from the Customer to Epassi Clearing, which is a registered payment service provider. This is necessary to enable the functioning of the Service. Epassi Clearing, acting as Epassi’s subcontractor and corporate partner, is responsible for managing Epassi Finland’s payment transactions and for remitting employee benefit payments to the respective Service Providers.
4.6 The balance loaded onto the Epassi Payment Instrument for Employees cannot be exchanged for cash.
4.7 When an Employee uses the Service independently, this constitutes a contractual relationship between Epassi and the Employee in accordance with Epassi’s Terms of Use (www.epassi.fi/terms-of-use), for example regarding the OmaRaha balance and its loading. This Agreement applies solely to the contractual relationship between Epassi and the Customer.
4.8 When taking the Service into use, the Customer has indicated in Appendix 4 the value and type of employee benefits to be used during the calendar year. If the Customer wishes to change the amount of benefits during the calendar year, such changes may be made by notifying the contact person defined in the Service Agreement. Notifications and change requests must be made in writing to the contact details provided in the Service Agreement, after which Epassi will strive to implement the Customer’s requests and assist within a reasonable time. If the Customer wishes to make substantial changes to the nature of the benefits (for example removal of a benefit category or addition of a deductible), the Parties shall negotiate a written amendment to the Service Agreement separately. The Customer may notify Epassi of changes to the value of employee benefits for the following calendar year by doing so no later than December 1 of the current calendar year.
5. Delivery and Availability of the Service
5.1 Epassi keeps the Service available as it is and in a form that allows it to be used in accordance with the service description (Appendix 3).
5.2 Epassi continuously develops and maintains the Service to improve its security, functionalities, and end-user experience. Due to ongoing development, Epassi does not guarantee an uninterrupted or error-free Service. Essential updates and maintenance work related to the development and security of the Service are carried out outside the main hours of Service use. Epassi may need to perform sudden service changes and short interruptions at other times if scheduling such work is not possible or reasonable.
6. Customer Support
6.1 Epassi’s customer support assists the Customer and its Employees in using the Service and answers questions related to the activation, use, and reporting of benefits. The Service website (https://services.epassi.fi) contains instructions and materials for the Customer to use in guiding Employees.
7. User Account and Information Provided by Service Providers
7.1 Upon registration, the Customer creates a user profile intended for administering the Service, along with personal login credentials for accessing the Customer‑specific administration and reporting sites. The Customer primarily uses the Service through these administration and reporting sites, where it provides identification and benefit details for its Employees so that they can start using Epassi Payment Instruments in accordance with the applicable terms.
7.2 The Customer is responsible for keeping login credentials and other account information confidential and undertakes to handle the credentials with due care. The Customer must immediately change the credentials if there is any suspicion that they have been compromised. The Customer must promptly notify Epassi of any unauthorized use of login credentials. The Customer and Epassi agree separately on how Epassi may inform Employees about Epassi IDs and their activation. If the Customer chooses to handle Employee communication itself, it is responsible for ensuring that such communication preserves and maintains the personal and confidential nature of the login credentials.
7.3 Epassi publishes on the Epassi Platform, where applicable, the information provided by Service Providers about themselves, their services, and their products, in order to deliver the Service. Service Providers are responsible for the accuracy of their own information and for keeping it updated in the Service. Epassi assumes no responsibility for the correctness of such information.
8. Data Protection
8.1 Epassi processes personal data in accordance with the EU General Data Protection Regulation and applicable data protection legislation in force at any given time. The Parties undertake to comply with all such applicable data protection laws.
8.2 The Customer is the data controller under data protection legislation for all personal data that the Customer has uploaded to the Service, and Epassi acts as the processor of such personal data for the purpose of providing the Service in accordance with the Data Processing Agreement attached to the Agreement. As the data controller, the Customer must prepare its own privacy documentation and obtain any necessary consents for the processing of personal data.
8.3 Epassi acts as an independent data controller for all information it collects directly from the Employee when the Employee uses the Service, for example via the Epassi Platform. The Customer is not involved in, nor responsible for, this processing of personal data. Epassi’s privacy notice regarding its role as data controller is available to the Customer’s Employees when registering for the Service, on the Epassi Platform, and on Epassi’s website (www.epassi.fi). As a data controller, Epassi provides the Customer with the information related to the use of benefits that the Customer needs as a data controller for the administration of employment benefits.
8.4 The Customer provides the identification details of its Employees to Epassi in a separately agreed manner, in accordance with the Data Processing Agreement, for inclusion in Epassi’s payment instrument register for the purpose of using employee benefits.
8.5 Epassi is in no event responsible for the processing of data within a Service Provider’s service when the Employee uses such services through the Service as an end user of Epassi. In such cases, the Service Provider’s own terms apply.
9. Invoicing and Service Fees
9.1 Epassi invoices the Customer for use of the Service in accordance with the service fee and any additional charges agreed in the Service Agreement. The invoice payment term is 14 days net, and interest on overdue payments is charged in accordance with the Finnish Interest Act.
9.2 All Customer‑specific additional work related to the use of the Service is invoiced according to Epassi’s separate price list valid at the time.
9.3 Any unused Balance will not be refunded to the Customer upon termination of the Agreement. Each Balance is granted for one calendar year at a time and does not automatically carry over to the next calendar year.
9.4 Value‑added tax is added to the service fee in accordance with the applicable official guidance.
9.5 If the Customer chooses the Epassi GO service package, invoicing takes place in advance at the time the benefits are allocated. In this case, Epassi invoices in advance the Balance loaded onto the Employee Benefit Payment Instruments and the service fee according to the applicable price list. The Balance becomes available to Employees once the payment has been received and remains valid until the end of the year for which the benefits were allocated. If the Agreement continues into the next calendar year, any unused Balance is credited in the following year’s invoicing when the Customer loads additional Balance for its Employees.
9.6 If the Customer chooses the Epassi Plus service package, Employees cannot use the Employee Benefit Payment Instruments to pay for benefits without a valid Balance. The first invoice issued to the Customer is an estimated invoice based on the annual usage estimate of Balances and the preloading percentage agreed between the Customer and Epassi in the Agreement. Subsequent invoices are based on actual Balance usage, adjusted by the preloading percentage, and unless otherwise agreed in writing with the Customer, invoiced at the agreed billing interval of one (1) month. If the prepaid amount falls below the minimum prepayment level defined by Epassi based on actual usage, Epassi has the right to issue a supplementary invoice for at least the amount of the preloading percentage. Any Balance paid by the Customer but not used will be carried over to the next calendar year for continued use if the Agreement remains in effect.
10. Duration of the Agreement
10.1 The Agreement enters into force once it has been signed and remains valid until further notice. Either Party may terminate the Agreement with a notice period of three months.
11. Termination of the Agreement
11.1 The Agreement is deemed terminated by the Customer if the Service is not used during two (2) consecutive calendar years.
11.2 Either Party has the right to terminate the Agreement with immediate effect if the other Party materially breaches the contractual terms or operating instructions, or is subject to insolvency proceedings.
11.3 Epassi has the right to block the Customer’s access to the Service, remove reports and other data, and prevent the Customer’s Employees from using Epassi Payment Instruments once the notice period for termination has ended.
11.4 Epassi has the right to block the Customer’s access to the Service and, if necessary, terminate the Agreement with immediate effect if there is reason to suspect that the Service is being used unlawfully or in a manner that may cause harm to Epassi.
12. Amendments of the Agreement
12.1 Epassi has the right to amend the General Terms and Conditions and the applicable price list. Epassi shall notify the Customer of such changes at least two (2) months before they enter into force. If the Customer does not accept the changes, the Customer has the right to discontinue use of the Service and terminate the Agreement with Epassi with a notice period of one (1) month.
12.2 Epassi has the right to make changes that do not materially affect the content of the Service, and to update and publish Service descriptions and instructions by notifying the Customer within the Service. Such changes take effect immediately.
12.3 Epassi has the right to transfer the Agreement to its group companies without separate consent from the Customer. In addition, Epassi has the right to transfer this Agreement to a third party, including all rights and obligations, in connection with a corporate restructuring or business transfer, without the Customer’s separate consent.
13. Right of Reference
13.1 Epassi has the right to use the Customer’s company name as a reference unless the Customer expressly prohibits this in writing.
14. Intellectual Property Rights
14.1 Ownership of all data and other material stored in the Service by the Customer always remains with the Customer. The intellectual property rights and other rights related to the Service belong to Epassi. This Agreement does not transfer any ownership rights between the Parties.
15. Force Majeure
15.1 A Party is released from its obligations under the Agreement if performance of such obligations is prevented due to a force majeure event, and the deadline for fulfilling the obligations is extended by the period during which the affected Party was unable to perform due to the force majeure. A Party wishing to invoke force majeure must promptly notify the other Party in writing, including when the force majeure has ended. Force majeure refers to any unforeseeable event beyond the control of a Party occurring after the conclusion of the Agreement, such as a labour dispute, that prevents fulfillment of contractual obligations. Impediments affecting a Party’s subcontractor are also considered force majeure if the Party is unable to replace the subcontractor or perform the obligations itself. If a force majeure event continues for more than 30 days, the other Party is entitled to terminate the Agreement with a notice period of its choosing.
16. Confidentiality
16.1 The Parties agree to keep confidential the contents of the Agreement and all information marked as confidential, unless otherwise required by this Agreement or applicable law. The confidentiality obligation does not apply to material or information (a) that is publicly available or otherwise public, (b) that the receiving Party has obtained from a third party without a confidentiality obligation, (c) that was already in the possession of the receiving Party without a confidentiality obligation before receiving it from the other Party, (d) that the receiving Party has independently developed without using material or information received from the other Party, or (e) that the receiving Party is required to disclose by law or official order. A Party may not disclose confidential information to third parties or use it for any purpose other than fulfilling this Agreement without the other Party’s written consent. However, Epassi has the right to disclose confidential information to its group companies and subcontractors for the purpose of providing the Service, as well as to authorities when required by law.
16.2 The confidentiality obligation remains in force for the duration of this Agreement and for two (2) years after its termination, unless a longer retention period is required by law.
17. Limitation of Liability
17.1 A Party’s liability for direct damages related to the Service or defects in the Service is limited to 60% of the total net amount (excluding VAT) of service fees charged during the preceding twelve (12) months. Service fees do not include prices paid to Service Providers for purchased services or products, nor the amount of Balance loaded into the Service, but solely the service fees invoiced by Epassi.
17.2 Neither Party shall be liable for indirect damages. The limitation of liability in section 17.1 does not apply to damages arising from violations of section 14 (Intellectual Property Rights), section 16 (Confidentiality), or claims by data subjects or administrative sanctions related to data protection as set out in the Data Processing Agreement (Appendix 1). The limitation of liability in section 17 also does not apply to damages caused by gross negligence or wilful misconduct.
17.3 Epassi shall not be liable for any indirect or direct damages arising from the Epassi Online Service being unavailable at a given time. A Party shall not be liable for damages caused to the other Party due to a force majeure event.
17.4 Epassi is not liable for any circumstances outside its control, such as the Epassi Payment Instrument being delivered to the wrong person due to an error, negligence, or failure to follow instructions by the Customer or an Employee. Epassi is not liable for the actions of its Service Providers, the products or services they offer, their availability, usability, quality, or any other damage arising from the activities of Service Providers.
18. Applicable law and Dispute Resolution
18.1 This Agreement is governed by Finnish law. Any disputes shall primarily be resolved through negotiations. If no resolution is reached, disputes shall be finally settled in the Helsinki District Court. Epassi also has the right to bring an action before the district court of the Customer’s domicile.
ALLMÄNNA AVTALSVILLKOR FÖR ARBETSGIVARKUNDER
Epassi är en digital tjänst som samlar personalförmåner i en och samma lösning och erbjuder ett smart och tillförlitligt sätt att förbättra medarbetarnas välbefinnande. Med Epassi‑tjänsten tillhandahåller arbetsgivaren personalförmåner till sina anställda. Nedan har vi sammanställt viktig information för att säkerställa att vårt samarbete fungerar så smidigt som möjligt. När du har registrerat dig som Epassi‑kund förbinder sig båda parter att följa dessa allmänna avtalsvillkor.
Dessa allmänna avtalsvillkor gäller mellan Kunden och Epassi som en del av det övergripande Serviceavtalet. Mer detaljerade anvisningar om hur Epassi‑tjänsten används finns på www.epassi.fi. Epassi ska skriftligen informera Kundens kontaktperson om eventuella ändringar i anvisningarna innan de träder i kraft. Vid eventuella motstridigheter ska Serviceavtalet ha företräde framför anvisningarna.
Innehållsförteckning
- Definitioner
- Tjänsten
- Tillämpningsområde
- Användning av Tjänsten
- Leverans och tillgänglighet av Tjänsten
- Kundsupport
- Användarkonto och information som lämnas av Tjänstleverantörer
- Dataskydd
- Fakturering och serviceavgifter
- Avtalets giltighetstid
- Avtalets upphörande
- Avtalsändringar
- Referensrätt
- Immateriella rättigheter
- Force Majeure
- Sekretess
- Ansvarsbegränsning
- Tillämplig lag och tvistlösning
1. Definitioner
1.1 Kund avser dig, arbetsgivaren som använder Tjänsten;
1.2 Epassi Clearing Oy (“Epassi Clearing”) ansvarar för behandlingen av betalningar som hänför sig till personalförmåner och naturaförmåner samt för tillhandahållandet av allmänna betaltjänster i enlighet med sitt tillstånd som betalningsinstitut. Epassi Clearing innehar ett tillstånd som betalningsinstitut beviljat av Finansinspektionen enligt lagen om betalningsinstitut (297/2010) (Finansinspektionen, Snellmaninkatu 6, 00101 Helsingfors, www.fiva.fi;
1.3 Epassi avser Epassi Finland Oy (“Epassi Finland”), som ansvarar för tillhandahållandet av tjänstepaketet för anskaffning och betalning av personalförmåner till Kunden samt för betalningshantering i samband med personalförmåner och naturaförmåner;
1.4 Epassi‑plattformen avser den applikation som används av Anställda (slutanvändare av Epassi) genom vilken de kan använda Epassis Betalningsinstrument och andra delar av Tjänsten;
1.5 Epassis Betalningsinstrument avser det betalningsinstrument som tillhandahålls av Epassi och som möjliggörs genom Epassis system och/eller onboarding av Tjänsten, för användning av Anställda och andra konsumenter. Betalningsinstrumentet inkluderar funktionalitet för betalning av skattefria och skatteunderstödda personalförmåner samt tjänsten Epassi MinaPengar;
1.6 Mobilapplikation avser den mobilapplikation som utvecklats och ägs av Epassi och som Anställda använder för att följa upp, betala och administrera sina personalförmåner samt för att använda tjänsterna inom Epassi och Epassi Wallet;
1.7 Parter avser Epassi och dig tillsammans;
1.8 Tjänst avser det tjänstepaket som tillhandahålls Kunden och Anställda via internet och som fokuserar på hantering och administration av skattefria och skatteunderstödda personalförmåner samt tillhörande betaltjänster, inklusive överenskomna tilläggstjänster, i enlighet med bilaga 3 (Tjänstebeskrivning);
1.9 Tjänsteleverantör avser en leverantör som har ett avtal med Epassi och som erbjuder tjänster som kan betalas med Epassis Betalningsinstrument;
1.10 Saldo avser det penningvärde som laddats på Epassis Betalningsinstrument;
1.11 Avtalet har den innebörd som anges i Serviceavtalet och i avsnitt 3 i de Allmänna avtalsvillkoren; och
1.12 Anställd avser en anställd hos Kunden som använder Epassis Betalningsinstrument.
2. Tjänsten
2.1 Parterna har kommit överens om att införa Tjänsten för Kunden för hantering av skattefria, skatteunderstödda och andra personalförmåner.
2.2 Detta Avtal omfattar tillhandahållandet av Tjänsten till Kunden. När en Anställd använder Tjänsten via Epassi‑plattformen uppstår ett separat avtalsförhållande mellan Epassi och den Anställde baserat på de användarvillkor och andra villkor som finns tillgängliga på Epassi‑plattformen.
2.3 Via Epassi‑plattformen kan Anställda ta del av information om och betala för tjänster som erbjuds av Tjänsteleverantörer. Som slutanvändare av Tjänsten ingår den Anställde ett avtal med Tjänsteleverantören. Tjänsteleverantörerna har ett avtalsförhållande med Epassi och är förpliktade att säkerställa slutanvändarnas rättigheter i enlighet med gällande krav.
2.4 För att möjliggöra införandet av Tjänsten och anpassa den till Kundens behov kan Parterna komma överens om kundspecifikt tilläggsarbete som en del av serviceavtalet eller separat under dess giltighetstid.
2.5 Parterna ska fastställa genomförandet av Tjänsten i enlighet med mallen i bilaga 4 (Riktlinjer för personalförmåner) antingen vid Avtalets ikraftträdande eller utan oskäligt dröjsmål därefter. Riktlinjerna anger, för de delar av Tjänsten som fastställs i serviceavtalet, eventuella begränsningar av förmåner, startdatum, årligt användningsvärde samt eventuella kundspecifika regler.
3. Tillämpningsområde
3.1 Dessa allmänna avtalsvillkor har översatts till engelska och svenska för att förbättra användbarheten. Vid eventuella avvikelser mellan de olika språkversionerna av avtalsvillkoren ska den ursprungliga finskspråkiga versionen ha företräde.
3.2 Avtalet mellan Epassi och Kunden består av en uppsättning handlingar som ska tillämpas i följande företrädesordning:
I Serviceavtal
II. Personuppgiftsbiträdesavtal
III. Allmänna avtalsvillkor för arbetsgivarkunder
IV. Epassis tjänstebeskrivning
V. Särskilda villkor för EpassiBIKE‑tjänsten
VI. Riktlinjer för personalförmåner
4. Användning av Tjänsten
4.1 Kunden har rätt att använda Tjänsten när Avtalet har trätt i kraft. Kundens nyttjanderätt omfattar Tjänsten samt det material och innehåll som tillhandahålls som en del av Tjänsten, men endast i den utsträckning som är nödvändig för användningen av Tjänsten och utan rätt att ändra eller vidarelicensiera nyttjanderätten. Kundens rätt att använda Tjänsten upphör när Avtalet upphör. Tjänsten tillhandahålls som en ”Software as a Service” (SaaS)‑tjänst, där Epassi ger Kunden tillgång till Tjänstens programvarumiljö och material som görs tillgängliga online. Dessa Allmänna avtalsvillkor gäller för alla delar av Tjänsten, inklusive funktioner som kan komma att läggas till senare.
4.2 Kunden bekräftar att Tjänsten tillhandahålls i befintligt skick (”as is”). Tjänsten uppfyller inga andra särskilda krav från Kunden än de som uttryckligen avtalats i Avtalet. Tjänsten och dess leverans är inte helt felfria, och utvecklingen av Tjänsten sker fortlöpande.
4.3 Kunden bekräftar att Epassis Betalningsinstrument alltid är ett personligt betalningsinstrument för den Anställde och bidrar till att säkerställa att Anställdas personliga inloggningsuppgifter inte missbrukas av tredje part.
4.4 Vid användning av Tjänsten åtar sig Kunden att följa vid var tid gällande lagar, förordningar och myndighetsföreskrifter som är tillämpliga på betalningsinstrument, och i synnerhet de anvisningar som utfärdats av Skatteförvaltningen avseende anskaffning av naturaförmåner och personalförmåner med riktade betalningsinstrument samt beskattning av personalförmåner. Kunden är medveten om att begränsningar och ändringar som följer av myndighetsbeslut och anvisningar kan påverka användningen av Tjänsten samt de skattefria och skatteunderstödda personalförmåner som erbjuds Anställda.
4.5 Genom att ta Tjänsten i bruk samtycker Kunden till att Epassi får överlåta sina fordringar på Kunden till Epassi Clearing, som är en registrerad betaltjänstleverantör. Detta är nödvändigt för att möjliggöra Tjänstens funktion. Epassi Clearing ansvarar, i egenskap av Epassis underleverantör och koncernpartner, för hanteringen av Epassi Finlands betalningstransaktioner samt för redovisningen av betalningar för personalförmåner till respektive Tjänsteleverantörer.
4.6 Saldo som laddats på Epassis Betalningsinstrument för Anställda kan inte lösas in mot kontanter.
4.7 När en Anställd använder Tjänsten självständigt uppstår ett avtalsförhållande mellan Epassi och den Anställde i enlighet med Epassis användarvillkor (www.epassi.fi/terms-of-use), till exempel avseende MinaPengar‑saldo (OmaRaha) och laddning av detta. Detta Avtal gäller uteslutande avtalsförhållandet mellan Epassi och Kunden.
4.8 Vid införandet av Tjänsten har Kunden i bilaga 4 angett värdet och typen av de personalförmåner som ska användas under kalenderåret. Om Kunden önskar ändra förmånens belopp under kalenderåret kan detta göras genom att meddela den kontaktperson som anges i Serviceavtalet. Meddelanden och ändringsbegäranden ska göras skriftligen till de kontaktuppgifter som anges i Serviceavtalet, varefter Epassi ska sträva efter att genomföra Kundens önskemål och bistå inom skälig tid. Om Kunden önskar göra väsentliga ändringar i förmånernas karaktär (till exempel borttagande av en förmånskategori eller införande av självrisk) ska Parterna separat förhandla om en skriftlig ändring av Serviceavtalet. Kunden kan meddela Epassi om ändringar i värdet av personalförmåner för nästkommande kalenderår senast den 1 december under innevarande kalenderår.
5. Leverans och tillgänglighet av Tjänsten
5.1 Epassi håller Tjänsten tillgänglig i befintligt skick och i en form som möjliggör användning i enlighet med tjänstebeskrivningen (bilaga 3).
5.2 Epassi utvecklar och underhåller kontinuerligt Tjänsten för att förbättra dess säkerhet, funktionalitet och slutanvändarupplevelse. På grund av den fortlöpande utvecklingen garanterar Epassi inte en helt oavbruten eller felfri Tjänst. Väsentliga uppdateringar och underhållsarbeten som rör Tjänstens utveckling och säkerhet utförs utanför Tjänstens huvudsakliga användningstider. Epassi kan även behöva genomföra plötsliga tjänsteförändringar och kortvariga avbrott vid andra tidpunkter om schemaläggning inte är möjlig eller skälig.
6. Kundsupport
6.1 Epassis kundsupport bistår Kunden och dess Anställda vid användning av Tjänsten och besvarar frågor som rör aktivering, användning och rapportering av förmåner. Tjänstens webbplats (https://services.epassi.fi) innehåller anvisningar och material som Kunden kan använda vid vägledning av Anställda.
7. Användarkonto och information som tillhandahålls av Tjänsteleverantörer
7.1 Vid registrering skapar Kunden en användarprofil avsedd för administration av Tjänsten samt personliga inloggningsuppgifter för åtkomst till kundspecifika administrations‑ och rapporteringssidor. Kunden använder i första hand Tjänsten via dessa administrations‑ och rapporteringssidor, där Kunden anger identifierings‑ och förmånsuppgifter för sina Anställda så att de kan börja använda Epassis Betalningsinstrument i enlighet med tillämpliga villkor.
7.2 Kunden ansvarar för att hålla inloggningsuppgifter och övrig kontoinformation konfidentiell och åtar sig att hantera uppgifterna med vederbörlig omsorg. Kunden ska omedelbart byta inloggningsuppgifter om det finns misstanke om att de har hamnat i orätta händer. Kunden ska utan dröjsmål underrätta Epassi om all obehörig användning av inloggningsuppgifter. Kunden och Epassi kommer separat överens om hur Epassi får informera Anställda om Epassi‑ID och aktivering av dessa. Om Kunden väljer att själv hantera kommunikationen med Anställda ansvarar Kunden för att säkerställa att kommunikationen sker på ett sätt som bevarar inloggningsuppgifternas personliga och konfidentiella karaktär.
7.3 Epassi publicerar, i tillämpliga delar, på Epassi‑plattformen den information som Tjänsteleverantörer tillhandahåller om sig själva, sina tjänster och sina produkter för att möjliggöra leverans av Tjänsten. Tjänsteleverantörerna ansvarar själva för riktigheten i sina uppgifter samt för att hålla dem uppdaterade i Tjänsten. Epassi ansvarar inte för riktigheten i sådan information.
8. Dataskydd
8.1 Epassi behandlar personuppgifter i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) och vid var tid gällande dataskyddslagstiftning. Parterna åtar sig att följa all sådan tillämplig dataskyddslagstiftning.
8.2 Kunden är personuppgiftsansvarig enligt dataskyddslagstiftningen för alla personuppgifter som Kunden har laddat upp i Tjänsten, och Epassi agerar som personuppgiftsbiträde för behandlingen av dessa personuppgifter i syfte att tillhandahålla Tjänsten i enlighet med det personuppgiftsbiträdesavtal som bifogats Avtalet. I egenskap av personuppgiftsansvarig ska Kunden upprätta sin egen integritetsdokumentation och inhämta nödvändiga samtycken för behandling av personuppgifter.
8.3 Epassi agerar som självständig personuppgiftsansvarig för all information som Epassi samlar in direkt från den Anställde när denne använder Tjänsten, till exempel via Epassi‑plattformen. Kunden deltar inte i och ansvarar inte för denna behandling av personuppgifter. Epassis integritetspolicy avseende dess roll som personuppgiftsansvarig finns tillgänglig för Kundens Anställda vid registrering i Tjänsten, på Epassi‑plattformen samt på Epassis webbplats (www.epassi.fi). I egenskap av personuppgiftsansvarig tillhandahåller Epassi Kunden den information om användningen av förmåner som Kunden behöver för administrationen av anställningsförmåner.
8.4 Kunden tillhandahåller identifieringsuppgifter för sina Anställda till Epassi på ett separat överenskommet sätt i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtalet, för införande i Epassis register över betalningsinstrument i syfte att möjliggöra användning av personalförmåner.
8.5 Epassi ansvarar under inga omständigheter för behandlingen av uppgifter inom en Tjänsteleverantörs egen tjänst när den Anställde använder sådana tjänster via Tjänsten som slutanvändare av Epassi. I sådana fall tillämpas Tjänsteleverantörens egna villkor.
9. Fakturering och serviceavgifter
9.1 Epassi fakturerar Kunden för användningen av Tjänsten i enlighet med den serviceavgift och eventuella tilläggsavgifter som avtalats i Serviceavtalet. Betalningstiden för fakturor är 14 dagar netto, och dröjsmålsränta debiteras i enlighet med räntelagen.
9.2 Allt kundspecifikt tilläggsarbete som hänför sig till användningen av Tjänsten faktureras enligt Epassis separata, vid var tid gällande prislista.
9.3 Outnyttjat Saldo återbetalas inte till Kunden när Avtalet upphör. Varje Saldo beviljas för ett kalenderår i taget och överförs inte automatiskt till nästkommande kalenderår
9.4 Mervärdesskatt tillkommer på serviceavgiften i enlighet med tillämpliga myndighetsanvisningar.
9.5 Om Kunden väljer tjänstepaketet Epassi GO sker faktureringen i förskott i samband med att förmånerna tilldelas. I detta fall fakturerar Epassi i förskott det Saldo som laddas på betalningsinstrumenten för personalförmåner samt serviceavgiften enligt gällande prislista. Saldo blir tillgängligt för Anställda när betalningen har mottagits och gäller till slutet av det år för vilket förmånerna har tilldelats. Om Avtalet fortsätter in i nästa kalenderår krediteras outnyttjat Saldo i nästkommande års fakturering när Kunden laddar ytterligare Saldo för sina Anställda.
9.6 Om Kunden väljer tjänstepaketet Epassi Plus kan Anställda inte använda betalningsinstrumenten för personalförmåner utan ett giltigt Saldo. Den första fakturan som utfärdas till Kunden är en uppskattad faktura baserad på den årliga användningsprognosen för Saldo samt den förskottsladdningsprocent som avtalats mellan Kunden och Epassi i Avtalet. Efterföljande fakturor baseras på faktisk användning av Saldo, justerad enligt förskottsladdningsprocenten, och om inget annat skriftligen har avtalats med Kunden faktureras de med ett överenskommet faktureringsintervall om en (1) månad. Om det förskottsbetalda beloppet, baserat på faktisk användning, understiger den miniminivå för förskottsbetalning som fastställts av Epassi, har Epassi rätt att utfärda en tilläggsfaktura om minst förskottsladdningsprocentens belopp. Saldo som Kunden har betalat men inte använt överförs till nästkommande kalenderår för fortsatt användning, förutsatt att Avtalet fortsätter att gälla.
10. Avtalets giltighetstid
10.1 Avtalet träder i kraft när det har undertecknats och gäller tills vidare. Vardera Part har rätt att säga upp Avtalet med en uppsägningstid om tre (3) månader.
11. Avtalets upphörande
11.1 Avtalet anses vara uppsagt av Kunden om Tjänsten inte används under två (2) på varandra följande kalenderår.
11.2 Vardera Part har rätt att säga upp Avtalet med omedelbar verkan om den andra Parten väsentligen bryter mot avtalsvillkoren eller tillämpliga verksamhetsinstruktioner.
11.3 Epassi har rätt att spärra Kundens tillgång till Tjänsten, radera rapporter och andra uppgifter samt förhindra Kundens Anställda från att använda Epassis Betalningsinstrument när uppsägningstiden har löpt ut.
11.4 Epassi har rätt att spärra Kundens tillgång till Tjänsten och vid behov säga upp Avtalet med omedelbar verkan om det finns skäl att misstänka att Tjänsten används på ett olagligt sätt eller på ett sätt som kan orsaka skada för Epassi.
12. Ändringar av Avtalet
12.1 Epassi har rätt att ändra de Allmänna avtalsvillkoren och den vid var tid gällande prislistan. Epassi ska underrätta Kunden om sådana ändringar minst två (2) månader innan de träder i kraft. Om Kunden inte godkänner ändringarna har Kunden rätt att upphöra med användningen av Tjänsten och säga upp Avtalet med Epassi med en uppsägningstid om en (1) månad.
12.2 Epassi har rätt att göra ändringar som inte väsentligen påverkar Tjänstens innehåll samt att uppdatera och publicera tjänstebeskrivningar och anvisningar genom att informera Kunden inom Tjänsten. Sådana ändringar träder i kraft omedelbart.
12.3 Epassi har rätt att överlåta Avtalet till sina koncernbolag utan Kundens separata samtycke. Därutöver har Epassi rätt att överlåta detta Avtal till tredje part, inklusive samtliga rättigheter och skyldigheter, i samband med en företagsomstrukturering eller överlåtelse av verksamhet, utan Kundens separata samtycke.
13. Referensrätt
13.1 Epassi har rätt att använda Kundens företagsnamn som referens, om inte Kunden uttryckligen förbjuder detta skriftligen
14. Immaterialla Rättigheter
14.1 Äganderätten till alla uppgifter och annat material som Kunden lagrar i Tjänsten tillhör alltid Kunden. De immateriella rättigheterna och övriga rättigheter som hänför sig till Tjänsten tillhör Epassi. Detta Avtal innebär inte någon överföring av äganderätt mellan Parterna
15. Force Majeure
15.1 En Part är befriad från sina förpliktelser enligt Avtalet om fullgörandet av dessa förhindras på grund av force majeure, och tidsfristen för fullgörandet förlängs med den tid under vilken den berörda Parten varit förhindrad att fullgöra sina förpliktelser till följd av force majeure. Den Part som åberopar force majeure ska utan dröjsmål skriftligen underrätta den andra Parten om detta samt om när force majeure‑situationen upphör. Med force majeure avses varje oförutsebar händelse utanför Partens kontroll som inträffar efter Avtalets ingående, såsom exempelvis en arbetskonflikt, och som förhindrar fullgörandet av avtalsförpliktelserna. Hinder som drabbar en Parts underleverantör ska också anses utgöra force majeure, om Parten inte kan ersätta underleverantören eller själv fullgöra förpliktelsen. Om en force majeure‑händelse pågår i mer än 30 dagar har den andra Parten rätt att säga upp Avtalet med valfri uppsägningstid.
16. Sekretess
16.1 Parterna förbinder sig att hålla innehållet i Avtalet samt all information som märkts som konfidentiell hemlig, om inte annat följer av detta Avtal eller tillämplig lag. Sekretessförpliktelsen gäller dock inte material eller information som (a) är allmänt tillgänglig eller annars offentlig, (b) den mottagande Parten har erhållit från tredje part utan sekretessförpliktelse, (c) den mottagande Parten redan hade i sin besittning utan sekretessförpliktelse innan den erhölls från den andra Parten, (d) den mottagande Parten har utvecklat självständigt utan att använda material eller information som erhållits från den andra Parten, eller (e) den mottagande Parten är skyldig att lämna ut enligt lag eller myndighetsbeslut. En Part får inte utan den andra Partens skriftliga samtycke lämna ut konfidentiell information till tredje part eller använda sådan information för något annat ändamål än fullgörandet av detta Avtal. Epassi har dock rätt att lämna ut konfidentiell information till sina koncernbolag och underleverantörer i syfte att tillhandahålla Tjänsten samt till myndigheter när detta krävs enligt lag.
16.2 Sekretessförpliktelsen gäller under Avtalets giltighetstid och under två (2) år efter att Avtalet har upphört, om inte en längre sekretessperiod krävs enligt lag.
17. Ansvarsbegränsning
17.1 En Parts ansvar för direkta skador som hänför sig till Tjänsten eller fel i Tjänsten är begränsat till 60 % av det sammanlagda nettobeloppet (exklusive mervärdesskatt) av de serviceavgifter som debiterats under de föregående tolv (12) månaderna. Serviceavgifterna omfattar inte priser som betalats till Tjänsteleverantörer för köpta tjänster eller produkter, inte heller beloppet av Saldo som laddats i Tjänsten, utan enbart de serviceavgifter som fakturerats av Epassi.
17.2 Ingen av Parterna ansvarar för indirekta skador. Ansvarsbegränsningen i punkt 17.1 gäller inte skador som uppstår till följd av överträdelser av punkt 14 (Immateriella rättigheter), punkt 16 (Sekretess) eller krav från registrerade eller administrativa sanktionsavgifter relaterade till dataskydd i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtalet (bilaga 1). Ansvarsbegränsningen i punkt 17 gäller inte heller skador som orsakats genom grov vårdslöshet eller uppsåt.
17.3 Epassi ansvarar inte för indirekta eller direkta skador som uppstår till följd av att Epassis onlinetjänst inte är tillgänglig vid en viss tidpunkt. En Part ansvarar inte heller för skador som drabbar den andra Parten till följd av force majeure.
17.4 Epassi ansvarar inte för omständigheter som ligger utanför dess kontroll, såsom att Epassis Betalningsinstrument överlämnas till fel person till följd av fel, vårdslöshet eller underlåtenhet att följa instruktioner från Kundens eller en Anställds sida. Epassi ansvarar inte för sina Tjänsteleverantörers verksamhet, de produkter eller tjänster som de tillhandahåller, deras tillgänglighet, användbarhet eller kvalitet, eller för andra skador som uppstår till följd av Tjänsteleverantörernas verksamhet.
18. Tillämplig lag och tvistlösning
18.1 Detta Avtal ska tillämpas enligt finsk lag. Eventuella tvister ska i första hand lösas genom förhandlingar. Om en lösning inte nås genom förhandlingar ska tvister slutligt avgöras i Helsingfors tingsrätt. Epassi har dessutom alltid rätt att väcka talan vid tingsrätten på Kundens hemort.