Ravintoedun verovapaus edellyttää sen järjestämistä Verohallinnon ohjeiden määräämällä tavalla. Kaikki työnantajat ymmärtävät, että ravintoedun on oltava henkilökohtainen ja tietyn arvoinen sekä että sillä saa ostaa vain lounasaterioita. Näiden perusteiden lisäksi on olemassa muitakin olennaisia ravintoetuun liittyviä ohjeita.

Tarkista, miten seuraavat viisi syventävää ravintoedun verotusohjetta toteutuvat käyttämällänne maksuvälineellä. Tutustu myös toiseen blogikirjoitukseemme lounasedun verotuksesta ja kustannuksista.

1. Työntekijän ja yrityksen osuudet käsiteltävä ateriakohtaisesti. 

”Maksukortille tai sovellukseen ladattu euromääräinen saldo arvostetaan 75 prosenttiin nimellisarvostaan, kuitenkin vähintään luontoisetupäätöksen mukaiseen vähimmäismäärään työssäolopäivää kohti.”
- Ote Verohallinnon ohjeistuksesta.

Tämä tarkoittaa sitä, että työntekijän osuus ei voi aina olla 75 % lounaan hinnasta. Työntekijän osuus on prosentuaalisesti joskus suurempi, koska työntekijän osuudeksi pitää jäädä vuonna 2024 vähintään 8,50 €.

Joillain maksuvälineillä työnantaja voi kuitenkin vahingossa päätyä maksamaan työntekijälle kuuluvia osuuksia, kun aterian hinta on lähellä 8,50 euroa. Maksuväline ei saa toimia niin suoraviivaisesti, että se kirjaisi aina 75 % työntekijän osuudeksi. Näin voi kuitenkin tapahtua.

Kun ateria maksaa esimerkiksi 9,50 €, työnantajan osuudeksi pitää kirjata 1 €. Loppuosa lounaan hinnasta, eli 8,50 €, jää työntekijän osuudeksi.

Jos maksuväline kirjaa aina työntekijän osuudeksi 75 %, työnantaja päätyisi maksamaan 9,50 € ateriasta 2,38 €. Tästä summasta 1,38 € on todellisuudessa työntekijän osuutta, joka jää epähuomiossa työnantajan kuluksi ja muodostaa veroriskin.

2. Lounasmaksun arvo ei saa ylittää ravintoedun päiväkohtaista arvoa.

Maksuvälineellä on työnantajaa koskeva maksutapahtumakohtainen enimmäismaksuraja, joka on enintään työnantajan tarjoaman luontoisedun määrä ja enintään luontoisetupäätöksen ateriakohtaisen enimmäismäärän suuruinen.
- Ote Verohallinnon ohjeistuksesta.

Yhden lounasmaksun suurin arvo saa siis olla enintään työnantajan päättämä päiväkohtainen arvo tai Verohallinnon päättämä vuotuisen ravintoedun enimmäisarvo (13,50 € vuonna 2024). Jos työnantaja on valinnut ravintoedun päiväkohtaiseksi arvoksi esimerkiksi 10 €, ravintoedulla ei saa voida maksaa tätä arvokkaampaa ateriaa. Ravintoedun enimmäisarvon ylittävä osa aterian hinnasta tulee maksaa toisella maksuvälineellä.  

Toinen maksuväline voi kuitenkin olla teknisesti yhdistetty ravintoedun maksuvälineeseen. Jos ravintoedun maksuvälineelle voi ladata työntekijän omaa rahaa, yhdellä maksutapahtumalla voidaan maksaa koko aterian hinta. Ainoa edellytys tälle on, että maksutilanteessa työntekijän ja työnantajan osuudet eritellään selkeästi.

Tällä menetelmällä voidaan maksaa esimerkiksi 12 € ateria (lounasetu 10 € + työntekijän lisälataus 2 € = 12 €). Maksun vastaanottajan on voitava todentaa esimerkiksi maksukuitista, mikä osa maksusta on ravintoetua ja mikä muulla maksutavalla maksettua osuutta.

3. Yli jäänyttä saldoa ei saa käyttää, kun kuukauden maksukerrat ovat täyttyneet.

Palkansaaja voi käyttää ravintoetua vain kerran työssäolopäivää kohden. Palkansaaja ei voi käyttää ylimääräistä saldoa syömällä useampia aterioita kuin hänellä on työssäolopäiviä.
- Ote Verohallinnon ohjeistuksesta.

Jos työntekijä syö ravintoedun päiväkohtaista enimmäisarvoa edullisempia aterioita, hänelle voi jäädä ylimääräistä lounassaldoa jäljelle. Jäljelle jäävää arvoa ei saa käyttää lisämaksuihin, kun kuukauden työpäiviä vastaava määrä lounasmaksuja on tehty.

Jos lounasetua on annettu esimerkiksi 10 € kuukauden 20 työpäivälle ja työntekijä syö 20 kpl 8 € aterioita, hänellä on kuukauden lopussa 40 € saldoa jäljellä. Maksuvälineen pitää toimia niin, että työntekijä ei voi käyttää tätä ylimääräistä saldoa. 

4. Ladattava saldo ei saa ylittää työpäivien määrää.

Maksuvälineellä lataushetkellä mahdollisesti olevan saldon määrällä ei ole merkitystä ladattavan saldon arvostuksen kannalta, kunhan ladattu määrä on palkansaajan tosiasiallisten kotimaan työssäolopäivien lukumäärän mukainen.
- Ote Verohallinnon ohjeistuksesta.

Saldoa ei saa kertyä maksuvälineelle enempää kuin työntekijällä on ollut työpäiviä. Jäljellä oleva saldo pitää voida vähentää seuraavista latauksista niin, että vuoden lopussa työntekijällä ei ole lainkaan kertynyttä lounassaldoa jäljellä. Vaihtoehtoisesti saldo pitää tasata työpäivien mukaiseksi vuosittain.

Esimerkiksi jos vakituinen ja kokoaikainen työntekijä saa tammikuussa lounasetua 20 työpäivälle ja käyttää niistä 10 kpl, pitää helmikuun lounasedun latauksesta vähentää 10 työpäivää vastaavan edun arvo.

Tämä ei ole välttämätöntä verotussääntöjen valossa. Työnantajan pitää kuitenkin huolehtia, että kertyneet etusaldot tasataan toteutuneiden työpäivien määrää vastaavaksi vähintään vuosittain. Työntekijänkään kannalta ei ole järkevää kerryttää saldoja turhaan, minkä takia valtaosa työnantajista suosii ravintoetusaldojen täsmäytystä kuukausittain.

Tämä voi olla hyvinkin työlästä etenkin osa-aikaisten työntekijöiden kohdalla, kun kuukausittaisten työtuntien määrä vaihtelee jatkuvasti. Ravintoedun maksuvälineestä kannattaa siis tarkistaa, miten lounassaldot tasataan työpäivien mukaiseksi.

5. Ravintoetusaldo täsmäytettävä vuositasolla.

Työnantajan on viimeistään jokaisen kalenterivuoden lopussa selvitettävä kunkin palkansaajan toteutuneiden tosiasiallisten kotimaan työssäolopäivien lukumäärä ja verrattava sitä kyseistä kalenterivuotta varten kortille (tai mobiilimaksuvälineelle) ladattuun saldoon. Jos tässä yhteydessä ilmenee, että palkansaajalle on kalenterivuoden osalta annettu enemmän kuin päiväkohtaisen enimmäismäärän verran saldoa toteutunutta kotimaan työssäolopäivää kohden, mainitun määrän ylittävä osuus saldosta on arvostettava käypään arvoon. Täsmäyksen yhteydessä laskettu veronalaisen edun kalenterivuosikohtainen euromäärä on ilmoitettava joulukuun palkkatietoilmoituksella tulorekisteriin.
- Ote Verohallinnon ohjeistuksesta.

Työnantajan täytyy täsmäyttää jokaisen työntekijä ravintoetusaldot vähintään vuodenvaihteessa vastaamaan tehtyjen työpäivien määrää.

Jos maksuvälineelle on jäänyt edelliseltä vuodelta 450 € käyttämätöntä saldoa, se tulee vähentää seuraavan vuoden latauksista. Jos täsmäytystä ei tehdä, edelliseltä vuodelta ylijäänyt osa (450 €) pitää ilmoittaa joulukuun palkaksi tulorekisteriin. Tarkista siis mahdollistaako lounasedun maksuväline vuositäsmäytykset, jotta työntekijäsi välttyvät ikäviltä veroseuraamuksilta vuodenvaihteessa.

Epassin lounasetu noudattaa kaikkia  verotussääntöjä.

Kun pohdit lounasedun järjestämistä, on tärkeää varmistaa että edun käyttöön hankittava maksuväline noudattaa Verohallinnon ohjeistusta ja on siten turvallinen kaikille osapuolille. Tarkista siis edellä kuvatut viisi seikkaa huolella.

Ravintoedun voi järjestää Epassilla kolmella tavalla: avoimena lounaana, sopimusruokailuna tai nämä kaksi yhdistävänä hybridinä. Jokainen näistä noudattaa Verohallinnon kaikkia ohjeistuksia. Työntekijän ja työnantajan osuudet käsitellään ateriakohtaisesti, lounasmaksujen arvo voi olla enintään edun päiväkohtaisen arvon mukainen, maksuja voi tehdä kuukausittaisten työpäivien määrän verran ja ladattu saldo täsmäytetään toteutuneiden työpäivien mukaiseksi työnantajan valinnan mukaan kuukausittain tai vuosittain.

1. Avoin lounas
   Lounasedulla maksetaan Epassi-sovelluksella näppärästi missä tahansa maanlaajuisen verkoston ravintolassa. Etu toimii kätevästi myös mm. Wolt-tilauksiin ja noutoihin suoraan Wolt-sovelluksessa.
2. Sopimusruokailu
   Lounasedun voi hyödyntää vain työnantajan valitsemissa sopimusruokaloissa. Työnantaja voi neuvotella henkilöstölleen edulliset sopimushinnat ravintoloiden kanssa. Mukaan lisättävien ravintoloiden määrää ei ole rajattu.
3. Hybridi
   Työnantajan valitsemat sopimusravintolat sopimushinnoin sekä avoimen verkoston kaikki ravintolat. Sopii erityisesti suurille työnantajille, joilla on useita toimipisteistä, paljon työkseen matkustavia sekä etätyöntekijöitä.