Vältä 4 turhaa kustannusta henkilöstöeduissa.

Kirjoittanut Antti-Pekka Seikkula

Henkilöstöedut ovat rahallisesti merkittävä investointi työntekijöiden hyvinvointiin. Siksi kannattaa selvittää huolellisesti eri vaihtoehtojen kokonaiskustannukset. Samanlaisilta vaikuttavissa korttien, setelien ja mobiilisovellusten tarjoajissa on kuitenkin isoja eroja, jotka vaikuttavat siihen, mistä loppujen lopuksi maksat. 

BLOG how to avoid 4 cost creators in employee benefits HERO IMAGE

Helpoin ja yleisin tapa panostaa työntekijöiden hyvinvointiin on tarjota verottajan tukemia henkilöstöetuja, kuten lounas-, hyvinvointi-, työmatka- sekä liikunta- ja kulttuurietua. Henkilöstöedut haukkaavat usein suuren osan yrityksen hyvinvointibudjetista, joten niiden käytössä kannattaa olla tarkkana.

Kun pohdit henkilöstöetujen maksuvälineen valintaa, huomioi seuraavat kustannuksiin vaikuttavat seikat.

 

1. Etu ei päädy työntekijäsi omaan käyttöön

Työnantajan kannalta on tärkeää, että etua käytää juuri se henkilö, jolle etu on tarkoitettu. Epassilla maksaessa palveluntarjoaja voi helposti varmistaa, etä etua käyttää vain ja ainoastaan siihen oikeutettu henkilö.

Valitse henkilöstöetujen maksuväline, jota ei voi jakaa eteenpäin ja jonka käytöstä saat tietoa. Sähköisissä henkilöstöetujen palveluissa tiedät tarkalleen, mihin etuihin sijoittamasi raha menee. Saat selkeän käsityksen siitä, kuinka moni yrityksessäsi käytää etua ja kuinka paljon. Samalla saat mahdollisuuden arvioida, miten henkilöstöetuihin investoiminen vaikuttaa työhyvinvointiin kuten sairauspoissaoloihin.

Henkilöstöeduista voi syntyä turhia kustannuksia vielä työntekijän palvelussuhteen päättymisen jälkeenkin. Paperiseteleitä ei voi vetää takaisin, ja maksukortti pitää erikseen sulkea. Tämä voi aiheuttaa merkittäviä kuluja erityisesti yrityksissä, joissa on paljon vaihtuvia työsuhteita. 

Sähköinen maksuväline on sen sijaan mahdollista aktivoida vain työsuhteen ajalle. Näin aloittavat työntekijät saavat edut käyttöönsä heti. Vastaavasti etujen voimassaolo päättyy täsmälleen työsuhteen päättyessä, eikä yrityksesi maksa toisten yritysten työntekijöiden hyvinvoinnin tukemisesta. 

 

2. Valitse yksi helppohoitoinen maksuväline kaikille eduille. 

Paperisetelien, korttien ja niiden tapaan toimivien sovellusten hallinnointi vie paljon aikaa. Työnantajan pitää koota listat työntekijöistä ja määritellä jokaiselle työntekijälle etujen arvot, tilata maksuvälineet, toivoa että maksuvälineet toimitetaan ajallaan, jaella maksuvälineet työntekijöille, tilata uusia hukkuneiden tilalle… ja niin edelleen. Nämä paljon työaikaa vaativat vaiheet muodostavat turhan kustannuserän, joka voi olla merkittävä suhteessa henkilöstöetubudjettiin.

Tarkista siis, mitä maksuvälineen hallinnointi vaatii teiltä: täytyykö teidän tilata fyysisiä maksuvälineitä, kuten maksukortteja, ja toimittaa ne työntekijöille?

Monilla prepaid-maksuvälineillä osa- ja määräaikaisten työntekijöiden saldoja täytyy ylläpitää jokaiselle työntekijälle erikseen. Uudet edut pitää jakaa yleensä maksuvälineen verkkopalvelussa sen jälkeen, kun tehtyjen työtuntien määrä on tarkistettu palkkajärjestelmästä. Tähän voi kulua paljon aikaa, jos yrityksessä on paljon osa- ja määräaikaisia työsuhteita.

Tarkista, voiko maksuvälineellä jakaa automaattisesti työtuntien mukaisen määrän etua osa- ja määräaikaisille työntekijöille. Jos ei voi, niin laske etujen jakamiseen kuluvien työtuntien hinta. Se on olennainen osa henkilöstöetujen kokonaiskustannuksia.

Sähköisillä maksuvälineillä etujen tilaamiseen ja jakamiseen ei kulu aikaa käytännössä ollenkaan. Edut jakautuvat työntekijälle automaattisesti työnantajan valitsemalla tavalla. Myös osa- ja määräaikaisten työntekijöiden saldot voidaan jakaa automaattisesti tehtyjen työtuntien mukaan. Etujen jakologistiikassa on siis mahdollista säästää aikaa, vaivaa ja rahaa.

 

40-sivuisella henkilöstöetujen käsikirjalla päivität tietämyksesi ajan tasalle.

 

3. Älkää maksako edusta, joka jää käyttämättä. 

Prepaid-maksuvälineillä edut veloitetaan työnantajalta yleensä tilaushetkellä kokonaisuudessaan. Edunsaajalla voi tällöin olla usean vuoden edut käyttämättöminä. Tilaushetkellä ei voida tietää, mikä osuus edusta pitää jaksottaa edelliselle, kuluvalle ja seuraavalle vuodelle.

Työnantajalle voi myös syntyä hävikkiä, koska etukäteen ei tiedetä käyttääkö työntekijä kaiken edun. Esimerkiksi käyttämättä jääneistä paperiseteleistä maksettua työnantajan osuutta ei yleensä palauteta. Siksi henkilöstöeduille kannattaa valita maksuväline, josta maksetaan todellisen käytön mukaan, ja jonka kulut jakautuvat tasaisesti kalenterivuodelle. Näin et tuhlaa hävikkiin. Investointi kohdentuu henkilöstösi hyvinvointiin eikä maksuvälinetoimittajan katteeseen.

Työntekijän itse maksama omavastuuosuus voi myös erääntyä, jolloin työntekijälle syntyy hävikkiä. Ravintoedussa työntekijän osuus on lähes poikkeuksetta 75 %, muissa eduissa työnantajan päättämän vapaavalintaisen omavastuuosuuden prosentin mukaan.

Erityisesti koronapandemian aikana etäpäiviltä on kertynyt monelle käyttämättömiä saldoja jopa tuhansien eurojen edestä. Tarkista siis, miten työntekijäosuuksia käsitellään työsuhteen tai edun voimassaoloajan päättyessä.

 

4. Miten helposti edut voi täsmäyttää vuoden lopussa?

Jos kysymyksessä on ravintoedun maksuväline, jokaisen työntekijän lounassaldoja on Verohallinnon ohjeistuksen mukaan seurattava ja täsmäytettävä vuosittain. Esimerkiksi jos maksuvälineelle on jäänyt edelliseltä vuodelta 450 € käyttämätöntä lounassaldoa, se tulee vähentää seuraavan vuoden latauksista. Jos täsmäytystä ei tehdä, ylijäänyt osa (450 €) pitää ilmoittaa joulukuun palkaksi Tulorekisteriin. 

Muissa kuin ravintoedussa etulatausten voimassaoloaika on useimmiten pidempi kuin kalenterivuosi, esimerkiksi 15-24 kuukautta. Tämän takia etujen lopullisia kustannuksia on haastavaa budjetoida etukäteen. Käytettyjen etujen seuranta ja täsmäyttäminen voi myös olla haasteellista vuodenvaihteessa, koska työntekijöillä voi olla etusaldoa kahdelta edelliseltä vuodelta.

Jos etusaldot ovat voimassa kalenterivuoden vaihtumisen yli, tarkista miten paljon aikaa saldojen täsmäyttämiseen arviolta kuluu vuosittain.

 

Kustannustehokkuutta todelliseen käyttöön perustuvalla maksuvälineellä. 

Kustannustietoinen ajattelu ja työntekijöiden hyvinvoinnin priorisointi eivät ole millään tavalla ristiriidassa, kiitos digitalisaation. Fiksun ratkaisun avulla työnantaja voi sekä säästää kuluissa että tarjota henkilöstöedut, jotka tekevät sen mitä niiden on tarkoitus: parantavat työntekijöiden hyvinvointia, joka palaa yrityksen menestykseksi.

 

TUTUSTU EPASSIIN TYÖNANTAJALLE

 

Jaa uutinen:

Aikaisemmat ePassi-uutiset: