Työsuhde-etujen suunnittelu ja budjetointi – huomioi nämä 4 asiaa.

Kirjoittanut Niko Kangasmaa

Kun työsuhde-edut suunnitellaan ja budjetoidaan oikein, yrityksen varat saadaan kohdennettua erinomaisesti työn tuottavuuden, työhyvinvoinnin ja henkilöstön sitoutumisen parantamiseen. Parhaassa tapauksessa henkilöstöetuja voidaan arvioida pelkkien kustannusten sijaan uusista näkökulmista ja uusilla mittareilla, kuten vaikuttavuuden, tuottavuuden ja poissaolojen kannalta.

BLOG 4 things to consider when planning and budgeting benefits

Yhden asiantuntijan lähteminen maksaa yritykselle 10 kuukauden palkan eli keskimäärin noin 44 000 euroa. Jos työnantajat eivät täytä työntekijöiden toiveita, he voivat menettää osaavan henkilöstön – ja se käy äkkiä todella kalliiksi. Jopa 78,3 prosenttia työntekijöistä on valmiita vaihtamaan identtiseen työpaikkaan, jos heille tarjotaan uudessa työpaikassa parempia työsuhde-etuja.

Jokainen työyhteisö on omanlaisensa. Siksi työsuhde-edut pitää kohdistaa niihin palveluihin, jotka edistävät jokaisen työntekijän jokapäiväistä hyvinvointia parhaalla mahdollisella tavalla – ja kehittävät samalla koko organisaation toimintakykyä.

Kun alat suunnitella päivityksiä yrityksenne työsuhde-etuihin, huomioi nämä 4 asiaa:

Tarkastele työnantajan tarpeita.
Selvitä työntekijöiden toiveet.
Valitse sopiva kohdennettu maksuväline.
Tarkista turhien kustannusten aiheuttajat.

1. Tarkastele työnantajan tarpeita.

Aloita työsuhde-etujen budjetointi kartoittamalla organisaationne tarpeet. On olennaista tarkastella mm.

millaista liiketoimintaa yrityksenne harjoittaa, eli mitkä ovat strategiset tavoitteenne
millaista fyysistä ja psyykkistä rasitusta työ aiheuttaa
miten työpäivän aikainen ruokailu on järjestetty
muodostaako työntekijöiden rekrytointi tai suuri vaihtuvuus teille haasteita ja
mistä sairauspoissaolot pääasiassa johtuvat.

Näitä seikkoja tarkastelemalla alat ymmärtää, mitkä ovat yrityksenne vahvuudet ja heikkoudet työhyvinvoinnin edistämisen ja henkilöstön sitouttamisen kannalta. Etenkin heikkouksiin kannattaa kiinnittää huomiota, koska niissä voit parantaa käytäntöjänne usein yllättävänkin helposti.

2. Selvitä työntekijöiden toiveet.

Suuri Henkilöstöetututkimus 2023 paljasti merkittävän ristiriidan suomalaisten työnantajien investointisuunnitelmien ja palkansaajien toiveiden suhteen. Enemmistö työntekijöistä arvostaa eniten investointeja fyysiseen terveyteen ja lounasetuihin, kun taas työnantajat painottavat ensisijaisesti koulutuksia sekä mielenterveysohjelmia.

Pro tip: jos haluat pitää kiinni parhaista osaajista, kysy heiltä mitä he tarvitsevat.

Suunnittelussa voidaan lähteä yksinkertaisesti liikkeelle kysymällä henkilöstön mielipide ja toiveet henkilöstökyselyn avulla. Jo pelkästään sillä, että henkilöstö pääsee itse vaikuttamaan lopputulokseen, on työntekijöitä sitouttava vaikutus. Tällä on myös rekrytointitilanteessa suuri merkitys: kandidaateille voidaan kertoa, että henkilöstöllä on tärkeä rooli hyvinvoinnin suunnittelussa.

Henkilöstökysely kannattaa tehdä anonyymisti, jolloin sillä voidaan selvittää esimerkiksi

Mikä auttaisi työntekijöitä palautumaan työn rasituksesta
Mitä ennaltaehkäisevää ja terveyttä edistävää toimintaa halutaan ottaa käyttöön tai
Mitä palveluita halutaan hoitamaan olemassaolevia terveyshaasteita.

Myös rekrytoinnin ja työntekijöiden poistumisen yhteydessä saatu palaute (mm. miksi työntekijät valitsevat juuri teidän yrityksen tai lähtevät toisaalle) kannattaa käydä läpi. Sieltä saattaa löytyä asioita, joita työtyytyväisyyskyselyllä ei välttämättä saataisi selville.

Screenshot 2023-08-02 at 8.57.21
Suuri henkilöstöetututkimus 2023: Työnantajien arvioimat muutokset etubudjeteissa & etujen kiinnostavuus työntekijöille.

Pro tip: Priorisoi & kalenteroi.

Kun olet listannut työnantajan tarpeita ja selvittänyt työntekijöiden toiveita, sinulla on lähes varmasti käsiteltävänä pitkä lista erilaisia asioita, eikä selvää kuvaa siitä mitä tällä tiedolla pitäisi tehdä seuraavaksi. Joudut ehkä priorisoimaan asioita tärkeysjärjestykseen esimerkiksi käytössäsi olevan budjetin mukaan.

Priorisointi kannattaa aloittaa katsomalla, liittyvätkö työnantajien tarpeet joihinkin työntekijöiden toiveisiin. Eri osapuolten yhteensopivat näkökulmat voivat muodostaa osa-alueen, jota kehittämällä pääset helposti ison askeleen eteenpäin työsuhde-etujenne kanssa.

Kun olet yhdistellyt näkökulmia osa-alueiksi, alat nähdä kuinka suurista kokonaisuuksista on kyse. Sen jälkeen voit perustellusti päättää jokaisen osa-alueen tärkeyden ja merkitä sen toteuttamisajankohdan kalenteriin sekä ottaa keskeiset kollegasi mukaan projektiin.

3. Valitse sopiva kohdennettu maksuväline.

Työsuhde-edut on helpointa ja kustannustehokkainta järjestää todelliseen käyttöön perustuvalla kohdennetulla maksuvälineellä. Kohdennettuja maksuvälineitä tarjoavat palvelut mahdollistavat laajan etuvalikoiman tarjoamisen mahdollisimman vähällä hallinnointityöllä. Ne myös säästävät merkittävästi yrityksenne rahaa ja sinulta etujen hallinnointiin kuluvaa aikaa, minkä ansiosta työsuhde-eduista ei synny turhia kustannuksia.

Kun henkilöstöetujen kustannukset perustuvat todelliseen käyttöön, yrityksenne saavuttaa kustannustehokkuudessa ja budjetoinnissa monia muitakin hyötyjä:

Etuuden voimassaoloaika, edun käyttö ja kustannukset on mahdollista kohdentaa tietylle verovuodelle. Tämä mahdollistaa tarkan budjetoinnin ja toteutuneiden kulujen seurannan.
Vuoden vaihtuessa käyttämätön etusaldo hyvitetään työnantajalle. Edut siis voivat erääntyä, mutta työnantajan rahat eivät.
Jos edun käytöstä veloitetaan työntekijäosuus, se ei eräänny etusaldojen erääntyessä tai työsuhteen päättyessä. Näin myöskään työntekijälle ei synny hävikkiä.
Etujen ylläpito on automatisoitu. Etujen käyttöä voi seurata työntekijä- ja etukohtaisesti, reaaliajassa. Tällöin etujen vaikutusta työhyvinvointiin on helppo arvioida.
Osa- ja määräaikaisten työntekijöiden etujen hallinnointi vaatii työntekijäkohtaista seurantaa sekä edun arvojen laskemista. Todelliseen käyttöön perustuvassa maksuvälineessä edut jaetaan automaattisesti suhteutettuna työssäoloajan mukaan. Etujen käyttöoikeus päättyy, kun palvelussuhde päättyy.

Nykyään henkilöstöetujen maksuvälineitä tarjoavien palveluiden kustannukset ovat muutamia prosentteja ladatun edun arvosta, riippumatta siitä mitä Suomessa toimivaa maksuvälinettä tai etutuotetta tarkastellaan. Maksupalvelun hinnan lisäksi kannattaa kokonaiskustannuksia laskiessa kiinnittää huomiota muun muassa siihen, miten henkilöstöeduista maksetaan.

Työntekijälle koituvia kustannuksia voidaan myös optimoida. Kannattaa selvittää esimerkiksi, miten valittu maksuväline käsittelee eduista maksettua rahaa vuoden vaihtuessa tai työntekijän palvelussuhteen päättyessä. Näissä tilanteissa työntekijän rahojen pitäisi palautua hänen käyttöönsä, kuten Epassi toimii, mutta kaikilla ratkaisuilla näin ei tapahdu.

Mitä kohdennetulla maksuvälineellä voi maksaa?

Työnantaja voi järjestää kohdennetulla maksuvälineellä seuraavia henkilöstö- ja luontoisetuja:

Liikunta- ja kulttuurietu: max 400 € / vuosi
Vapaaehtoinen työterveyshuolto: tavanomainen ja kohtuullinen, Epassi suosittelee 500 € / vuosi (kaikki hyvinvointi- ja terveyspalvelut yhteensä)
Hieronta: tavanomainen ja kohtuullinen, Epassi suosittelee 500 € / vuosi (kaikki hyvinvointi- ja terveyspalvelut yhteensä)
Lounasetu: 12,70 € / työpäivä vuonna 2023
Polkupyöräetu: 1 200 € / vuosi
Työsuhdematkaetu: 3 400 € / vuosi. Pyöräetu lasketaan tähän mukaan.

Kustannusesimerkki: todelliseen käyttöön perustuva maksuväline.

Työnantaja työllistää 100 työntekijää, joille annetaan 1. tammikuuta liikunta- ja kulttuurietua 400 € käyttölimiitillä. Suurin mahdollinen vuosikustannus työnantajalle on 40 000 €.

Työnantajalta laskutetaan neljännesvuosittain edun todellisen käytön mukaan. Vuoden lopussa etua on käytetty 28 000 €, jolloin työnantaja säästää vuosilaskutuksessa 12 000 € eli 30 % edun arvosta.

4. Tarkista turhien kustannusten aiheuttajat.

Henkilöstöedut ovat rahallisesti merkittävä investointi työntekijöiden hyvinvointiin. Siksi kannattaa selvittää huolellisesti eri vaihtoehtojen kokonaiskustannukset. Samanlaisilta vaikuttavissa korttien, setelien ja mobiilisovellusten tarjoajissa on kuitenkin isoja eroja, jotka vaikuttavat siihen, mistä loppujen lopuksi maksat.

Kun pohdit henkilöstöetujen maksuvälineen valintaa, kannattaa huomioida seuraavat kustannuksiin vaikuttavat seikat.

1. Päätyykö etu vain työntekijäsi käyttöön?

Työnantajan kannalta on tärkeää, että etua käytää juuri se henkilö, jolle etu on tarkoitettu. Epassilla maksaessa palveluntarjoaja voi helposti varmistaa, etä etua käyttää vain ja ainoastaan siihen oikeutettu henkilö.

Pro tip: Valitse henkilöstöetujen maksuväline, jota

ei voi jakaa eteenpäin,
jonka käytön voi rajata täsmälleen työsuhteen ajaksi ja
jonka käytöstä saat tietoa.

Sähköisissä henkilöstöetujen palveluissa tiedät tarkalleen, mihin etuihin sijoittamasi raha menee. Saat selkeän käsityksen siitä, kuinka moni yrityksessäsi käytää etua ja kuinka paljon. Samalla saat mahdollisuuden arvioida, miten henkilöstöetuihin investoiminen vaikuttaa työhyvinvointiin esimerkiksi sairauspoissaolojen määrää seuraamalla.

Henkilöstöeduista voi syntyä turhia kustannuksia vielä työntekijän palvelussuhteen päättymisen jälkeenkin. Paperiseteleitä ei voi vetää takaisin, ja maksukortti pitää erikseen sulkea. Tämä voi aiheuttaa merkittäviä kuluja erityisesti yrityksissä, joissa on paljon vaihtuvia työsuhteita.

Sähköinen maksuväline on sen sijaan mahdollista aktivoida vain työsuhteen ajalle. Näin aloittavat työntekijät saavat edut käyttöönsä heti. Vastaavasti etujen voimassaolo päättyy täsmälleen työsuhteen päättyessä, eikä yrityksesi maksa toisten yritysten työntekijöiden hyvinvoinnin tukemisesta.

2. Yksi palvelu, kaikki edut.

Paperisetelien, korttien ja niiden tapaan toimivien sovellusten hallinnointi vie paljon aikaa. Työnantajan pitää koota listat työntekijöistä ja määritellä jokaiselle työntekijälle etujen arvot, tilata maksuvälineet, toivoa että maksuvälineet toimitetaan ajallaan, jaella maksuvälineet työntekijöille, tilata uusia hukkuneiden tilalle... ja niin edelleen. Nämä paljon työaikaa vaativat vaiheet muodostavat turhan kustannuserän, joka voi olla merkittävä suhteessa henkilöstöetubudjettiin.

Pro tip: Tarkista, mitä maksuvälineen hallinnointi vaatii yritykseltäsi.

Täytyykö teidän esimerkiksi tilata fyysisiä maksuvälineitä, kuten maksukortteja, ja toimittaa ne työntekijöille? Miten etusaldot jaetaan työntekijöille? Vaatiiko se työnantajalta joka kerta jonkin toimenpiteen?

Monilla prepaid-maksuvälineillä osa- ja määräaikaisten työntekijöiden saldoja täytyy ylläpitää jokaiselle työntekijälle erikseen. Uudet edut pitää jakaa yleensä maksuvälineen verkkopalvelussa sen jälkeen, kun tehtyjen työtuntien määrä on tarkistettu palkkajärjestelmästä. Tähän voi kulua paljon aikaa, jos yrityksessä on paljon osa- ja määräaikaisia työsuhteita.

Sähköisillä maksuvälineillä etujen tilaamiseen ja jakamiseen ei kulu aikaa käytännössä ollenkaan. Edut jakautuvat työntekijälle automaattisesti työnantajan valitsemalla tavalla. Myös osa- ja määräaikaisten työntekijöiden saldot voidaan jakaa automaattisesti tehtyjen työtuntien mukaan. Etujen jakologistiikassa on siis mahdollista säästää aikaa, vaivaa ja rahaa.

Pro tip: Tarkista, voiko maksuvälineellä jakaa automaattisesti työtuntien mukaisen määrän etua osa- ja määräaikaisille työntekijöille.

Jos ei voi, laske etujen jakamiseen kuluvien työtuntien hinta. Se on olennainen osa henkilöstöetujen kokonaiskustannuksia.

3. Älä maksa edusta, joka jää käyttämättä.

Prepaid-maksuvälineillä edut veloitetaan työnantajalta yleensä tilaushetkellä kokonaisuudessaan. Edunsaajalla voi tällöin olla usean vuoden edut käyttämättöminä. Tilaushetkellä ei voida tietää, mikä osuus edusta pitää jaksottaa edelliselle, kuluvalle ja seuraavalle vuodelle. Työnantajalle voi myös syntyä hävikkiä, koska etukäteen ei tiedetä käyttääkö työntekijä kaiken edun.

Esimerkiksi käyttämättä jääneistä paperiseteleistä maksettua työnantajan osuutta ei yleensä palauteta. Siksi henkilöstöeduille kannattaa valita maksuväline, josta maksetaan todellisen käytön mukaan, ja jonka kulut jakautuvat tasaisesti kalenterivuodelle. Näin et tuhlaa hävikkiin. Investointi kohdentuu henkilöstösi hyvinvointiin eikä maksuvälinetoimittajan katteeseen.

Pro tip: Tarkista, mitä käyttämättömille etusaldoille tapahtuu – syntyykö niistä hävikkiä vai palautetaanko ne työnantajalle esim. hyvityksenä laskutuksessa.

Työntekijän itse maksama omavastuuosuus voi erääntyä, jolloin työntekijälle syntyy hävikkiä. Ravintoedussa työntekijän osuus on lähes poikkeuksetta 75 %, muissa eduissa työnantajan päätöksen mukaan vapaaehtoinen.

Pro tip: Tarkista, miten työntekijäosuuksia käsitellään työsuhteen tai edun voimassaoloajan päättyessä.

4. Miten helposti edut voi täsmäyttää vuoden lopussa?

Jos kysymyksessä on ravintoedun maksuväline, jokaisen työntekijän lounassaldot on Verohallinnon ohjeistuksen mukaan täsmäytettävä vuosittain. Esimerkiksi jos maksuvälineelle on jäänyt edelliseltä vuodelta 450 € käyttämätöntä lounassaldoa, se tulee vähentää seuraavan vuoden latauksista. Jos täsmäytystä ei tehdä, ylijäänyt osa (450 €) pitää ilmoittaa joulukuun palkaksi Tulorekisteriin.

Pro tip: Tarkista lounasedussa, erääntyykö käyttämätön saldo vuosittain vai ei. Jos ei, tarkista miten edellisvuodelta ylijääneen saldon saa vähennettyä seuraavan vuoden latauksista.

Lue viisi syventävää faktaa lounasedun verotuksesta.

Muissa kuin ravintoedussa etulatausten voimassaoloaika on usein pidempi kuin kalenterivuosi, esimerkiksi 15-24 kuukautta. Tämän takia etujen lopullisia kustannuksia on haastavaa budjetoida etukäteen. Käytettyjen etujen seuranta ja täsmäyttäminen voi myös olla haasteellista vuodenvaihteessa, koska työntekijöillä voi olla etusaldoa kahdelta edelliseltä vuodelta.

Pro tip: Jos etusaldot ovat voimassa kalenterivuoden vaihtumisen yli, tarkista miten paljon aikaa saldojen täsmäyttämiseen arviolta kuluu vuosittain.

Investoi hyvinvointiin – niin maailman parhaat työpaikat tekevät.

Maailman parhaita työpaikkoja yhdistää työntekijöiden hyvinvointiin investoiminen. Yksi yleinen ja helppo tapa tukea työntekijöiden hyvinvointia on tarjota heille monipuolisia työsuhde-etuja esimerkiksi Epassilla.

Jos teidän yrityksenne työsuhde-etujen olisi aika kehittyä, tutustu meidän tarjoamiimme mahdollisuuksiin alta.

Työsuhde-etujen suunnittelu ja budjetointi – huomioi nämä 4 asiaa.

1. Tarkastele työnantajan tarpeita.

2. Selvitä työntekijöiden toiveet.

Pro tip: Priorisoi & kalenteroi.

3. Valitse sopiva kohdennettu maksuväline.

Mitä kohdennetulla maksuvälineellä voi maksaa?

Kustannusesimerkki: todelliseen käyttöön perustuva maksuväline.

4. Tarkista turhien kustannusten aiheuttajat.

1. Päätyykö etu vain työntekijäsi käyttöön?

2. Yksi palvelu, kaikki edut.

3. Älä maksa edusta, joka jää käyttämättä.

4. Miten helposti edut voi täsmäyttää vuoden lopussa?

Investoi hyvinvointiin – niin maailman parhaat työpaikat tekevät.

Valitse henkilöstöetu, jonka työntekijät oikeasti haluavat.

Asiakaspalvelu

Lataa Epassi-sovellus

Epassi jo käytössä?