Henkilöstöedun maksuväline: ePassi vai setelit ja kortit?

Vertailu auttaa sinua huomioimaan koko prosessin

Setelit ja kortit vai fiksu mobiilimaksuväline?

Miten ePassi eroaa vanhasta tavasta (setelit ja kortit)  järjestää henkilöstöedut? Tässä asiaa tarkastellaan vaihe kerrallaan: 

  1. Henkilöstöetujen käyttöönotto

  2. Työntekijöiden omavastuuosuuksien maksut

  3. Henkilöstöetujen jakaminen työntekijöille

  4. Henkilöstöetujen käyttäminen

  5. Henkilöstöetujen hallinnointi

  6. Henkilöstöetujen käytön seuranta ja raportointi

Henkilöstöetujen käyttöönotto

1. Henkilöstöetujen käyttöönotto

Vanha tapa

Työnantaja kokoaa listat työntekijöistä, joille etuja halutaan myöntää. Määrä ja edut saattavat vaihdella työntekijöittäin. Manuaalista työtä on paljon.

Etujen maksuvälineet tilataan ja maksetaan. Pääomaa sitoutuu etupainotteisesti.

ePassi

ePassi luo yrityksen puolesta järjestelmään säännöt, joiden perusteella etujen jakelu automatisoidaan. Samat edut voi halutessaan myöntää kaikille työntekijöille, koska kustannus perustuu käyttöön.

Laskutus perustuu todelliseen käyttöön. Laskutus tapahtuu vuosineljänneksittäin ja laskuissa tasataan veloitus toteutuneen käytön mukaan.

Työntekijöiden omavastuuosuuksien maksut

2. Työntekijöiden omavastuuosuuksien maksut

Vanha tapa

Työntekijöiden omavastuuosuudet pidätetään kuukausittain palkasta jaetun edun mukaan – ei todellisen käytön mukaan.

Palkkahallinto joutuu pidättämään omavastuuosuuden jokaiselta työntekijältä erikseen, rivi riviltä. Manuaalinen työ näkyy palkkahallinnon kustannuksissa.

ePassi

Työntekijät voivat maksaa omavastuuosuutensa kuukausittain ePassin OmaRahalla, jolloin palkkahallinnon ei tarvitse pidättää osuutta palkasta.

Jos työnantaja haluaa pidättää omavastuuosuudet palkoista, saa hän hallintapaneelista raportin, jossa on listaus jokaisen työntekijän käytöstä veroerittelyineen.  Raportti voidaan siirtää palkkahallintajärjestelmään.

Henkilöstöetujen jakaminen työntekijöille

3. Henkilöstöetujen jakaminen työntekijöille

Vanha tapa

Kortit ja/tai setelit toimitetaan työntekijöille itse. Jos käytössä on useita henkilöstöetuja, saattaa jokaiselle olla erillinen maksuväline ja logistiikka kertautuu. 

Eri työntekijöillä voi olla käytössä eri edut ja eri etujen arvot, jolloin esimerkiksi setelien laskeminen ja eri saldojen lataaminen korteille työllistävät HR:ää ja palkkahallintoa.

Jos kesken vuotta aloittaa uusi työntekijä, tulee hänelle laskea edun määrät manuaalisesti ja toimittaa maksuvälineet.

ePassi

ePassissa henkilöstöedut jaetaan työntekijöille automaattisesti ennalta asetettujen sääntöjen mukaan.

Kun uusi työntekijä aloittaa, ei tarvita manuaalista työtä ja edut ovat heti käytettävissä. Työsuhteen päättyessä myös henkilöstöedut päätetään samalla päivämäärällä.

Henkilöstöetujen käyttäminen

4. Henkilöstöetujen käyttäminen

Vanha tapa

Usein jokaista henkilöstöetua varten on oma maksuvälineensä.

Käyttämättä jäänyt etu vanhenee, josta koituu kallista hävikkiä sekä työnantajalle että työntekijälle (jos käytössä on omavastuuosuus).

Kömpelöistä maksuvälineistä aiheutuu maksettaessa hävikkiä: esimerkiksi 8 euron jumpan joutuu maksamaan kahdella 5 € arvoisella liikuntasetelillä eikä erotusta saa takaisin.

ePassi

Monipuoliset ja joustavat henkilöstöedut ovat kaikki yhdessä ePassi-mobiilisovelluksessa käyttäjän tilillä.

Käyttämättä jäänyt etu palautuu työnantajalle uudelleen jaettavaksi, eikä hävikkiä pääse syntymään.

ePassilla maksetaan aina sentilleen oikea summa. Henkilöstöetua voi täydentää helposti OmaRahalla, jolloin ei tarvita muita maksuvälineitä.

Henkilöstöetujen hallinnointi

5. Henkilöstöetujen hallinnointi

Vanha tapa

Jos työntekijän työsuhde päättyy, hänellä on kuukausi aikaa käyttää koko lounassaldonsa, jota voi olla kertynyt jopa 2000 euroa – summa, jota ei mitenkään ole mahdollista käyttää eikä sitä saa palautettua.

Kortille ladatun liikunta- ja/tai kulttuuriedun saa palautettua työnantajalle korvausta vastaan. Työntekijöille kerran jaettuja seteleitä ei puolestaan saa takaisin ollenkaan.

ePassi

ePassiin ei kerätä työntekijäkohtaisia ennakkoon maksettuja saldoja odottamaan mahdollista tulevaisuuden käyttöä. Edunsaajalla on käyttölimiitti, jota ei voi ylittää ja kulut perustuvat todelliseen käyttöön

ePassin järjestelmään on helppo asettaa työsuhteen alkamis- ja päättymispäivät, joiden perusteella etujen määrät ja voimassaoloajat tulevat automaattisesti oikein.

Henkilöstöetujen käytön seuranta ja raportointi

6. Henkilöstöetujen käytön seuranta ja raportointi

Vanha tapa

Työnantaja ei useimmiten tiedä, kuka henkilöstöetua käyttää, paljonko ja milloin.

Jos käytössä on laskutussopimus (lounas- tai liikuntaedussa), työnantaja saa tiedon käytöstä, mutta joutuu tekemään manuaalista nimilistojen ja laskujen käsittelyä.

ePassi

Työnantaja näkee reaaliaikaisesti hallintapaneelista, kuka on käyttänyt mitäkin etua ja paljonko (myös ladatun ja käytetyn arvon erotuksen euroissa ja prosenteissa). Työnantaja pystyy osoittamaan investoinnin vaikuttavuuden esimerkiksi sairauspoissaolojen määrään.

ePassi Resta automatisoi sopimusravintolan ja työnantajan välisen maksuliikenteen sekä kerää tiedot Tulorekisteriä varten.

antti-pekka-epassi

Älä valitse tuhlaavaa prepaid-maksuvälinettä

Monet henkilöstöedut toimivat prepaid-periaatteella: edut maksetaan tilaushetkellä ja ne ovat voimassa tietyn ajan, jonka jälkeen käyttämätön raha jää maksuvälineen myyjälle.

Käytäntöä voi verrata tilanteeseen, jossa maksaisit luottokorttilaskun etukäteen koko luottosumman osalta – tietämättä, tuletko käyttämään rahoja. Jos et käyttäisi, jäisivät rahat luottoyhtiön taskuun. Ja vaikka käyttäisitkin, onko järkevää sitoa pääomaa rutkasti etukäteen?

Lue lisää

Työnantaja, ota ePassi käyttöön Ota ePassi käyttöön